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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam bei der Verwaltung von Terminen und Reisen.
- Arbeitgeber: Innovatives Biopharmaunternehmen, das Therapien für genetische Krankheiten entwickelt.
- Mitarbeitervorteile: Dynamisches internationales Umfeld mit Fokus auf Zusammenarbeit und beruflichem Wachstum.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines mission-driven Teams, das echte Veränderungen bewirken möchte.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und 3-5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant erforderlich.
- Andere Informationen: Arbeiten vor Ort in Zug zweimal pro Woche für enge Zusammenarbeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 48000 - 84000 € pro Jahr.
Unser Kunde ist ein innovatives biopharmazeutisches Unternehmen, das sich auf die Entwicklung lebensverändernder Therapien für Patienten mit genetischen Erkrankungen und Krebs konzentriert. Mit einer starken Präsenz in der EMEA-Region und einem Hauptsitz in Zürich arbeiten sie in einem schnelllebigen, missionsorientierten Umfeld, das unabhängiges Denken, Transparenz und wissenschaftliche Exzellenz fördert.
In dieser Schlüsselunterstützungsrolle berichten Sie direkt an den Leiter der EMEA-Region, Commercial, und agieren als strategischer und hochprofessioneller Partner. Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen:
- Verwaltung komplexer Kalender, Zeitpläne und internationaler/inländischer Reisen für die Unternehmensführung
- Koordination von Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen (vor Ort und extern), einschließlich Logistik und Materialvorbereitung
- Umgang mit hochsensiblen Geschäftsinformationen und Korrespondenz mit Diskretion
- Vorbereitung und Korrekturlesen von Präsentationen, Berichten und internen Kommunikationen
- Verwaltung von Spesenberichten und Bestellungen über Concur und andere interne Systeme
- Unterstützung des Vertrags- und Lieferantenmanagements (Leistungsbeschreibungen, MSAs, POs)
- Zusammenarbeit mit anderen EAs und Abteilungen an bereichsübergreifenden Initiativen
- Teilnahme an projektbezogenen administrativen Arbeiten und Förderung der Effizienz im Team
- Präsenz vor Ort in Zug zweimal pro Woche, um eine enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern sicherzustellen
Profil
- Abschluss eines akkreditierten Instituts
- Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung in einer leitenden Rolle als Executive Assistant, vorzugsweise zur Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
- Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint); Vertrautheit mit Concur und digitalen Kollaborationstools ist von Vorteil
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten; gedeiht unter Druck und bewältigt wechselnde Prioritäten mit Leichtigkeit
- Proaktiv, detailorientiert und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein hohes Maß an Professionalität
Stellenangebot
Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen, internationalen Umfeld zu arbeiten, das die Führungsebene unterstützt, mit einem starken Fokus auf Zusammenarbeit, berufliches Wachstum und wettbewerbsfähige Vergütung.
Kontaktperson:
Michael Page HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Experienced Executive Assistant 100% Asap
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Biopharma-Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Entwicklungen in der Biopharma-Industrie. Zeige in Gesprächen, dass du über aktuelle Trends und Herausforderungen Bescheid weißt, um dein Interesse und Engagement zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf deine Erfahrungen als Executive Assistant beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du komplexe Kalender verwaltet oder vertrauliche Informationen behandelt hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Tools. Wenn du Erfahrung mit Concur oder ähnlichen Systemen hast, erwähne dies in Gesprächen, um deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Experienced Executive Assistant 100% Asap
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Unternehmensmission: Informiere dich über das biopharmazeutische Unternehmen und seine Mission, um in deinem Bewerbungsschreiben zu zeigen, dass du ihre Werte teilst und verstehst, wie deine Rolle zur Erreichung dieser Mission beiträgt.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine 3-5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant hervor. Konzentriere dich auf spezifische Beispiele, die deine Fähigkeiten im Umgang mit C-Level-Führungskräften und komplexen Aufgaben zeigen.
Präzise Kommunikation: Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf klar und präzise formuliert sind. Verwende eine professionelle Sprache und achte auf Grammatik und Rechtschreibung, um deine exzellenten Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten: Gib konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten. Beschreibe Situationen, in denen du unter Druck gearbeitet hast und erfolgreich Prioritäten gesetzt hast, um die Anforderungen der Führungsebene zu erfüllen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Michael Page vorbereitest
✨Bereite dich auf die Unternehmensmission vor
Informiere dich über die biopharmazeutischen Innovationen und Therapien des Unternehmens. Zeige im Interview, dass du die Mission verstehst und wie deine Rolle als Executive Assistant dazu beitragen kann.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation komplexer Aufgaben demonstrieren. Betone, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit mehreren Prioritäten umgegangen bist.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle exzellente Kommunikationsfähigkeiten erfordert, sei bereit, deine schriftlichen und mündlichen Fähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben, und bringe Beispiele für erfolgreiche Kommunikation in früheren Positionen.
✨Vertraulichkeit und Professionalität zeigen
Sei dir bewusst, dass du mit sensiblen Informationen umgehen wirst. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du in der Vergangenheit mit vertraulichen Daten umgegangen bist und warum Diskretion für dich wichtig ist.
