Dokumentenmanager (m/w/d)

Ihre AufgabenDu übernimmst die Verantwortung für die Planung und Ausführung aller Aktivitäten mit Bezug auf Kontrolle, Upload und Freigaben von projektbezogenen, technischen Dokumenten.Du definierst die Dokumentenkontrollprotokolle und Anforderungen an das Informationshandling für das Projektteam und bist ausserdem verantwortlich für die Systemdefinition und Konfiguration des EDMS (Electronic Document Management System für das Projekt).Ausserdem sind folgende Aufgaben essentieller Bestandteil Deines Verantwortungsbereichs:Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und ImplementierungErstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams inkl. SubunternehmerDu führst regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation durch, um sicherzustellen, dass sie allen Projektanforderungen entspricht und dass relevante Metadaten vorhanden sind.Die Überwachung des Systems, Informationsflusses und die Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Eskalation dieser zur Lösung zählen ebenfalls zu Deinen Aufgaben.Die Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige MeldungDein Kommunikationstalent hilft Dir alle kritischen Themen mit dem Projektteam anzuschauen, um sicherzustellen, dass Risiken angemessen behandelt werdenDie Analyse der Daten und die klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des ProjektteamsIn Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur Planung des Informationslieferplans, definierst Du Stichtage und überwachst die Systeme, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.Die Einholung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern.Die Verfolgung einer noch offenen Dokumentation und Dokumentationsfragen.Die Planung des Übergabebedarfs und die Einbindung dieser in allen Projektphasen.Ihr ProfilDu bist eine leistungsstarke, ausdauernde und teamfähige Persönlichkeit. Du besitzt Erfahrungen im Hinblick auf die Anforderungen für die Implementierung und Verwaltung der Projektdokumentenkontrolle. Darüber hinaus erfüllst Du folgende Kriterien:3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation von technischen ProjektenErfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-BereichEinschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen / -konzepten inkl. aller notwendiger Abläufe (Workflows)Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Kenntnisse vom Dokumentenmanagement ( COMOS / Viewpoint / Fieldview / Dalux / Conclude / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools o.ä,)Starke QualitätsorientierungHohe KommunikationsfähigkeitTreibende Macherqualität, um nachhaltend Ergebnisse sicherzustellenGute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von VorteilReisebereitschaft je nach Projektbedarf Reisetätigkeit Die Laufzeit unserer Projekte liegt meist zwischen 6 und 24 Monaten. Abhängig von Projekt und Projektphase ist der Einsatzort hauptsächlich der Projektstandort beim Kunden, wobei Mobiles Arbeiten von Zuhause in Absprache mit der Projektleitung teilweise möglich ist. Bei BakerHicks hat man so die Möglichkeit immer wieder bei unterschiedlichen Kunden mit unterschiedlichen Technologien zu arbeiten. Man lernt neue Städte kennen und ist dennoch am Wochenende immer zuhause. Benefits Firmenlaptop Firmenhandy Homeoffice Finanzielle Unterstützung des Heimarbeitsplatzes 2 verschiedene Pensionskassenlösungen (jährlich wechselbar) Flache Hierarchien Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Blockzeiten Höchster Standard für Arbeitssicherheit Zuschuss für Velopendler U-Abo für Pendler Zugriff auf das gesamte LinkedIn Learning Angebot Weltweite Reiseversicherung Teilzeitarbeit möglich Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub Volle Lohnzahlung im Krankheitsfall bis zum 30. Tag UVG-Zusatzversicherung Mitarbeiter werben Mitarbeiter 25 Urlaubstage Überstunden voll kompensierbar Europäische Projekteinsätze möglich Umfassende Spesenregelung zur Aufwandserstattung