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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Fachbereichsverwaltung und koordiniere administrative Tätigkeiten.
- Arbeitgeber: Die Berliner Hochschule für Technik bietet innovative Ingenieurstudiengänge im Herzen Berlins.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Hochschulverwaltung mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Ausbildung oder abgeschlossenes Studium sowie Erfahrung in Verwaltungsprozessen erforderlich.
- Andere Informationen: Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund und bieten ein inklusives Arbeitsumfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 58000 € pro Jahr.
Im Dekanat des Fachbereichs VIII (Maschinenbau, Veranstaltungstechnik, Verfahrenstechnik) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen: Fachbereichsverwaltungsleitung (m/w/d), Entgeltgruppe 9 b TV-L Berliner Hochschulen mit 100 % der regelmäßigen Arbeitszeit.
Das Dekanat des Fachbereichs VIII unterstützt die Studierenden, Lehrkräfte und Labore bei der Durchführung des Studienbetriebs. Wichtige Aufgaben sind die Steuerung der Hochschulgremien, die Verwaltung des Haushaltes und der Service für Mitarbeitende und Lehrkräfte. Als größter Fachbereich der Hochschule legen wir großen Wert auf eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit in der Fachbereichsverwaltung.
Aufgabengebiet
- Leitung der Fachbereichsverwaltung
- Koordinierung und Überwachung der administrativen Tätigkeiten im Fachbereich
- Überwachung und Optimierung von Arbeits- und Verfahrensanweisungen
- Unterstützung und Beratung der Dekanatsmitarbeitenden in verfahrensrechtlichen Fragestellungen
- Bewirtschaftung der Haushaltstitel
- Administrative Verwaltung und Überwachung der Budgets des Fachbereichs und der Haushaltsmittel
- Stellungnahmen und Informationen zum Berichtswesen
- Planung, Organisation und Nachbereitung des Fachbereichsrates und der nachgelagerten Kommissionen und Ausschüsse
- Formelle und inhaltliche Vorbereitung von Beschlussvorlagen für den Akademischen Senat und den Fachbereichsrat
- Beratung zu organisatorischen und verfahrensrechtlichen Fragestellungen des Fachbereichs (z.B. für Studierende, Lehrende, Ausschüsse des FB)
- Beratung der Studierenden in Prüfungsangelegenheiten
Fachliche Anforderungen
- Mind. 3-jährige Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor, Diplom (FH))
- Nachgewiesene umfangreiche praktische Erfahrungen in mehreren nachfolgenden Tätigkeitsfeldern: VwVfG, Zulassungsordnungen, Studienordnungen, Prüfungsordnungen, BerlHG, LVVO, RSPO, OpraST, KapVO und OZI
- Nachgewiesene Erfahrungen von Verwaltungsprozessen
- Nachgewiesene Kenntnisse des öffentlichen Haushaltsrechts (LHO und AV)
- Sehr gute Ausdrucksform der deutschen Sprache in Wort und Schrift
Darüber hinaus sind von Vorteil:
- Gute Fremdsprachenkenntnisse, vorrangig in Englisch oder Türkisch
- Sehr gute Kenntnisse von Office Anwendungen (z.B. MS Word, MS Excel, MS Outlook)
- Kenntnisse in einem Campusmanagementsystem (z.B. HISinOne)
- Nachgewiesene Tätigkeiten in einer Fachbereichsverwaltung oder Studienverwaltung
- Affinität zum wirtschaftswissenschaftlichen Fächerspektrum
Außerfachliche Anforderungen
- Führungs- und Genderkompetenz
- Verantwortungsbewusstsein und Durchsetzungsvermögen
- Hohes Maß an Problem- und Konfliktlösungskompetenz
- Serviceorientierung
- Erfahrungen mit häufig wechselnden Arbeitsanforderungen, auch unter Zeitdruck sehr gute Leistungen zu erzielen
- Bereitschaft und Affinität zur Weiterentwicklung von Verwaltungsvorgängen unter Nutzung von digitalen Werkzeugen zwecks Steigerung der Prozesseffizienz
- Freundliches und teamorientiertes Auftreten
Ein Arbeitsplatz im Innenstadtbereich, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist. Externe und interne Weiterbildungsmöglichkeiten. Betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. div. Sportkurse). Familienfreundliche Arbeitszeit durch Gleitzeit und mobiles Arbeiten. Für Tarifbeschäftigte: Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL). Zuschuss zum Firmenticket. Ein aufgeschlossenes Team, das sich über Ihre Verstärkung freut.
Bewerbungshinweise
Die Bewerbung sollte ein Anschreiben enthalten, aus dem Ihre Motivation für Ihre Bewerbung hervorgeht. Neben Qualifikationsnachweisen freuen wir uns auf einen tabellarischen Lebenslauf. Die Berliner Hochschule für Technik bittet qualifizierte Interessentinnen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Die Berliner Hochschule für Technik (BHT) Zukunftsorientiert, praxisnah, forschungsstark: Im Herzen der Hauptstadt bietet die BHT das größte ingenieurwissenschaftliche Studienangebot in der Region. Unter dem Motto „Studiere Zukunft“ bilden wir in über 70 technischen, natur-, lebens- und wirtschaftswissenschaftlichen Studiengängen mehr als 12.000 Studierende stets am Puls der Zeit aus und engagieren uns in der beruflichen Weiterbildung. Mit 300 Professor*innen, rund 450 Beschäftigten in Verwaltung, Technik und Wissenschaft sowie unseren Lehrbeauftragten sind wir ein starker Wissenschaftspartner – auch in internationalen Netzwerken.
Kontaktperson:
Netzwerk Wissenschaftsmanagement HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fachbereichsverwaltungsleitung (m/w/d) | Kenn-Nr. 023/25
✨Netzwerken ist der Schlüssel
Nutze Plattformen wie LinkedIn oder XING, um Kontakte zu Fachleuten im Bereich Hochschulverwaltung zu knüpfen. Ein persönlicher Austausch kann dir wertvolle Einblicke in die Anforderungen und Erwartungen der Position geben.
✨Informiere dich über die Hochschule
Recherchiere die Berliner Hochschule für Technik und deren Fachbereich VIII gründlich. Verstehe die aktuellen Herausforderungen und Projekte, um in Gesprächen gezielt darauf eingehen zu können und dein Interesse zu zeigen.
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinen Erfahrungen mit Verwaltungsprozessen und deinem Wissen über das öffentliche Haushaltsrecht. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Eignung für die Stelle unterstreichen.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Position eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Gremien erfordert, sei bereit, deine Teamfähigkeit und dein freundliches Auftreten zu demonstrieren. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Konfliktlösung und Zusammenarbeit verdeutlichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fachbereichsverwaltungsleitung (m/w/d) | Kenn-Nr. 023/25
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Position der Fachbereichsverwaltungsleitung darlegst. Gehe darauf ein, warum du dich für diese Stelle interessierst und welche Erfahrungen dich qualifizieren.
Lebenslauf: Erstelle einen klar strukturierten tabellarischen Lebenslauf. Achte darauf, relevante berufliche Stationen, Qualifikationen und Fähigkeiten hervorzuheben, die für die ausgeschriebene Stelle wichtig sind.
Qualifikationsnachweise: Füge alle erforderlichen Qualifikationsnachweise bei, wie z.B. Ausbildungs- oder Studienabschlüsse sowie Nachweise über relevante praktische Erfahrungen. Diese Dokumente sollten gut lesbar und aktuell sein.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und alle Informationen korrekt angegeben sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Netzwerk Wissenschaftsmanagement vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinen Erfahrungen in der Fachbereichsverwaltung und den relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Kenntnisse in VwVfG, Zulassungsordnungen und anderen genannten Bereichen demonstrieren.
✨Zeige deine Führungs- und Teamkompetenz
Da die Position Führungsverantwortung beinhaltet, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Leitung von Teams oder Projekten zu sprechen. Betone, wie du Konflikte gelöst und ein positives Arbeitsumfeld gefördert hast.
✨Präsentiere deine Serviceorientierung
Die Stelle erfordert eine hohe Serviceorientierung. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich Studierende oder Lehrkräfte beraten hast, und zeige, wie du auf deren Bedürfnisse eingegangen bist.
✨Informiere dich über die Hochschule und den Fachbereich
Recherchiere die Berliner Hochschule für Technik und den Fachbereich VIII. Zeige im Gespräch, dass du die Mission und die Herausforderungen der Hochschule verstehst und wie du zur Verbesserung der Fachbereichsverwaltung beitragen kannst.
