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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und unterstütze das IT-Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Kleinunternehmen in Basel und Zürich, spezialisiert auf IT-Lösungen.
- Mitarbeitervorteile: Hybrides Arbeiten, flexible Zeiten, Jobticket und kostenlose Getränke.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams mit flachen Hierarchien und abwechslungsreichen Aufgaben.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, IT-Affinität und Erfahrung im Office Management.
- Andere Informationen: Teilnahme an IT-Events und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Office Management von A-Z. Sie möchten in einem dynamischen Umfeld arbeiten, das massgeschneiderte IT-, Netzwerk- und Kommunikationslösungen entwickelt? Unsere Mandantin ist ein kleines, feines Informatikunternehmen mit Standorten in Basel und Zürich. Das Team besteht gegenwärtig aus 7 hochspezialisierten Mitarbeitenden. Auch Lernende werden zu Informatiker:innen ausgebildet. Das Kleinunternehmen bietet einer breiten Kundenschicht aus den Bereichen Dienstleistungen, Industrie, Medizin, Soziales, NPO und andere sehr kompetente IT-Beratung, IT-Support, Internet- und Netzwerklösungen an. Des Weiteren verkauft es auch Hard- und Software und bietet bei Bedarf Hotspot-Lösungen an.
Die Administrationsverantwortliche sieht Mutterfreuden entgegen. Wir suchen deshalb nach Vereinbarung eine/-n.
Das machen Sie:
- Office Management von A-Z.
- Sie unterstützen die Informatiker:innen administrativ.
- Bedienung der Telefonzentrale, Organisation von Aufgaben und Weiterleitung von Infos.
- Pflege von Daten und Bearbeitung von Supportfällen (per Telefon und E-Mail).
- Erstellung von Projekt- und allgemeinen Offerten.
- Vorbereitung von Teamsitzungen und Führen von Protokollen.
- Bestellungen von Büromaterial, Hardware und Software abwickeln.
- Kontaktpflege mit Herstellern und Lieferanten, Bearbeitung von Wareneingängen, Lagerverwaltung und Inventur.
- Bearbeitung von Kreditoren und Debitoren in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
Das bringen Sie mit:
- Kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im IT-Bereich.
- Hohe IT-Affinität und fundierte kaufmännische Kenntnisse sind ein Muss.
- Interesse an betriebswirtschaftlichen und regulatorischen Fragestellungen.
- Kenntnisse in der Buchhaltungssoftware Infoniqa (früher Sage) erwünscht.
- Sicherer Umgang mit MS Office, Schweizerdeutsch als Muttersprache, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil.
- Sie sind belastbar, kommunikativ, motiviert und teamfähig.
Das kommt dazu:
- Administrative Unterstützung eines Kunden aus der Automations- und Engineering-Branche für ca. zwei halbe Tage (im gleichen Haus).
- Teilnahme an IT-Events, Webinaren und Schulungen.
- Förderung Ihrer individuellen Weiterbildung.
- Hybrides Arbeiten: im Büro, beim Kunden oder von zu Hause aus.
- Attraktiver Arbeitsplatz in Basel (nahe SBB), flexible Arbeitszeiten.
- Abwechslungsreiche, selbstständige und eigenverantwortliche Tätigkeit.
- Ein kleines, engagiertes Team mit flachen Hierarchien.
- Jobticket (U-Abo) wird vom Betrieb bezahlt und kostenloser Kaffee!
- Gute und angenehme Arbeitsatmosphäre. Du-Kultur.
Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Fragen? Rufen Sie mich einfach an.
Office Manager:in 90 % - Sie halten Zahlen, Termine und Menschen zusammen - besser als jeder Sekundenkleber... Arbeitgeber: PKS Personal AG
Kontaktperson:
PKS Personal AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in 90 % - Sie halten Zahlen, Termine und Menschen zusammen - besser als jeder Sekundenkleber...
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der IT-Branche arbeiten. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über das Unternehmen! Schau dir die Website und Social-Media-Kanäle an, um ein Gefühl für die Unternehmenskultur und die aktuellen Projekte zu bekommen. So kannst du im Gespräch gezielt auf deren Werte eingehen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Office Management vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine IT-Affinität unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Motivation! Erkläre im Gespräch, warum du gerade in diesem dynamischen Umfeld arbeiten möchtest und wie du das Team unterstützen kannst. Deine Begeisterung kann den Unterschied machen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in 90 % - Sie halten Zahlen, Termine und Menschen zusammen - besser als jeder Sekundenkleber...
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Informatikunternehmen, bei dem du dich bewirbst. Besuche die Website und lerne mehr über ihre Dienstleistungen, das Team und die Unternehmenskultur.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Office Manager:in wichtig sind. Betone deine kaufmännische Ausbildung und IT-Affinität.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Erfahrung im Office Management ein.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf klar strukturiert und professionell sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei PKS Personal AG vorbereitest
✨Bereite dich auf die Unternehmenswerte vor
Informiere dich über das Informatikunternehmen und seine Werte. Zeige im Interview, dass du die Mission und Vision des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Präsentiere deine IT-Affinität
Da eine hohe IT-Affinität gefordert ist, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung nennen, die deine Fähigkeiten im Umgang mit IT-Systemen und Software belegen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast, sei es telefonisch oder per E-Mail.
✨Fragen zur Teamarbeit stellen
Zeige dein Interesse an der Teamdynamik, indem du Fragen stellst, wie das Team zusammenarbeitet und welche Tools oder Methoden verwendet werden, um die Zusammenarbeit zu fördern.
