Administrative/r Koordinator/in (m/w/d)

Als universitäres Klinikum der Maximalversorgung mit einer Kapazität von rund 1.300 Betten betreuen wir mit über 8.000 Beschäftigten in 30 Kliniken, 27 Instituten und Fachzentren jährlich 225.000 Patienten. Unser Haus bietet medizinische Versorgung, modernste Diagnostik und umfassende Therapie mit höchstem internationalem Standard. Hinzu kommt ein umfangreiches Leistungsspektrum in Forschung und Lehre auf international konkurrenzfähigem Niveau.

Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie bietet das Universitätsklinikum für die Kinder der Beschäftigten eine Betriebskindertagesstätte an. Unser MitarbeiterServiceBüro unterstützt Sie bei der Suche nach weiteren Betreuungsplätzen für Kinder, berät zur Pflege von Angehörigen und ermittelt auf Wunsch interne und externe Dienstleistungen. In den Ferien bieten wir für die schulpflichtigen Kinder ein abwechslungsreiches Programm. Weiter bietet das Universitätsklinikum Essen seinen Beschäftigten gute Weiterbildungsmöglichkeiten, preiswerte Parkmöglichkeiten in den Parkhäusern, vergünstigte Mahlzeiten in der Kantine und ein jährlich stattfindendes Betriebsfest.

Einsatzbereich: Institut für Zellbiologie (Tumorforschung)

Stellenart: Nichtwissenschaftliche Stelle

Stellen-ID: 12489

Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt

Umfang: Vollzeit; 38,5 Std.

Vertragsart: Befristet

• Unterstützung bei der administrativen Koordination, Budgetkoordination und Abwicklung von Forschungsvorhaben (u. a. DFG Graduiertenkolleg)
• Verantwortlichkeit für die zentralen Budgets in Abstimmung mit der wissenschaftlichen Koordinatorin, den Projektleiterinnen und Projektleitern, der Administration des Instituts für Zellbiologie (Tumorforschung) und der Verwaltung des UK Essen
• Umsetzung der Finanz- und Personalplanung und Kontrolle der in den zugeteilten Drittmittelkonten vorhandenen Mittel, auch unter Berücksichtigung des Globalbudgets des Instituts
• Vertrauensstelle an der Schnittstelle zwischen Vorstand, Arbeitsgruppenleitungen, Administration sowie externen Instanzen und Kooperationspartnern
• Kommunikation mit Förderinstitutionen und Kooperationspartnern und Vorbereitung von Schriftsätzen in deutscher und englischer Sprache
• Eigenständige Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich der Erstellung von Protokollen
• Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen, Berichten und Förderanträgen in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen
• Unterstützung bei der Planung, Organisation, Budgetierung und Durchführung von Klausurtagungen und anderen Veranstaltungen
• Erstellung von Qualitätsstandards und Qualitätssicherung in der Administration durch Erstellen und Überprüfen der Einhaltung von SOPs und Checklisten in Zusammenarbeit mit dem Koordinationsteam
• Vorbereitung von Materialien für die Homepage, für Vorträge und für soziale Medien

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem Dokumentationsberuf, administrativen Beruf, Finanzbereich oder erfolgreich abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbares Studium.

Einschlägige Berufserfahrung in der administrativen Abwicklung von Forschungsvorhaben sowohl im Drittmittel- als auch im Haushaltsbereich mit umfassenden Kenntnissen der relevanten Vorschriften.

Erfahrungen in der administrativen Koordination von Forschungsverbünden, insbesondere Budgetkoordination, sind von Vorteil.

Erfahrungen mit Leitungsaufgaben in der Betriebsorganisation und im Umgang mit dem Globalbudget eines Forschungsinstituts sind von Vorteil.

Strukturierte Vorgehensweise, Organisationstalent sowie gute analytische und konzeptionelle Fähigkeiten und lösungsorientiertes Arbeiten.

Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS-Office und SAP.

Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Kommunikationsfähigkeit, Entscheidungsfähigkeit, Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, und Stressresistenz.

Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, persönlichem Engagement, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und eine der Vertrauensstelle angemessene Diskretion sind zwingend notwendig.

Eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kreativen und motivierten Team an einem renommierten Forschungsinstitut.

Ein abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum.

Ein attraktives Arbeitsumfeld, in dem Ihre Kreativität und Ihr Engagement gefragt und geschätzt sind, mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.

Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW.

Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung.

30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche).

Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen.

Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards.

Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen.

Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen.

Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten.

Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze.

Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.

Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.

Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert.

Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.