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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Prüfungsdokumente und unterstütze Studierende bei ihren Anfragen.
- Arbeitgeber: Die TUM ist eine führende Exzellenzuniversität in Deutschland mit einem starken Fokus auf Studierendenbetreuung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und zahlreiche Vergünstigungen im öffentlichen Dienst.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Studierenden an einer renommierten Universität.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung in der Verwaltung, idealerweise im Hochschulbereich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist auch für schwerbehinderte Menschen geeignet.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 32000 - 48000 € pro Jahr.
Die Abteilung Graduation Office and Academic Records des TUM Center for Study and Teaching sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt bevorzugt am Standort Garching eine Sachbearbeitung (w/m/d) für den Bereich zentrale Prüfungsverwaltung in Teilzeit bis zu 30h zunächst für 2 Jahre.
Für Studieninteressierte und Studierende bietet das TUM Center for Study and Teaching zahlreiche Services an und deckt alle Aspekte der zentralen Studierendenbetreuung (z.B. Studienberatung, Immatrikulation, Prüfungsverwaltung) ab. Es unterstützt darüber hinaus Lehrende und Lehreinrichtungen bei der Entwicklung und Qualitätssicherung von Studienangeboten. Die Abteilung Graduation Office and Academic Records übernimmt die zentralen Aufgaben der Prüfungsverwaltung (z.B. Prüfungsbescheidwesen, Erstellung der Abschlussdokumente) sowie die Initiierung und Durchführung von Verwaltungsakten und ist an den TUM-Standorten Garching, Freising/Weihenstephan und München vertreten.
Aufgaben:
- Erstellung aller prüfungsrechtlicher Dokumente für Studierende der Bachelor- und Masterstudiengänge: Abschlussdokumente, Prüfungsbescheide sowie weitere Nachweise und Bescheinigungen
- Kontrolle und Verbuchung des Studienabschlusses mit Hilfe des Campus-Management-Systems
- Umsetzung der Prüfungsordnungen und der Beschlüsse der Prüfungsausschüsse
- Abstimmung mit allen Beteiligten: Studierende, Mitarbeitende der dezentralen Prüfungsverwaltung, interne Stellen zur Rechtseinschätzung
- Auskünfte für Studierende und Absolventeninnen und Absolventen auf Deutsch und Englisch
Anforderungen:
- Eine abgeschlossene Ausbildung mit nachweisbarer Erfahrung in der Verwaltung
- Einschlägige Berufserfahrungen im universitären Bereich, insbesondere Rechtsvorgänge, sind wünschenswert
- selbstständiger und sehr sorgfältiger Arbeitsstil, da Sie Ihre Studiengänge eigenständig betreuen
- Kommunikationsstärke, um Studierende und Mitarbeitende der TUM kompetent zu beraten und um Entscheidungen mit allen beteiligten Personen abstimmen zu können
- Teamfähigkeit, da Sie eng mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute EDV-Kenntnisse: alle MS-Office Anwendungen
- Kenntnisse im Umgang mit einem Campus-Management-System sind von Vorteil
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem sympathischen Team an einer Exzellenzuniversität mit hohem Gestaltungsfreiraum.
- Das Arbeitsverhältnis und die Vergütung gestalten sich nach der Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder TV-L, zunächst befristet für 2 Jahre.
- Vergünstigungen des öffentlichen Dienstes (u.a. jährliche Sonderzahlung, betriebliche Altersversorgung, Jobticket, JobBike)
Verantwortung:
- Eigenständige Studiengangsbetreuung & Abschlussabwicklung
- Beratungen im komplexen prüfungsrechtlichen Umfeld
Weiterentwicklung:
- Umfangreiche TUM-interne Weiterbildungsprogramme
- Möglichkeiten zur Teilnahme an externen Schulungen
Work-Life-Balance:
- TUM Familienservice (Kinderbetreuungsplätze, Ferienbetreuung, Unterstützung bei der Pflege von Angehörigen)
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten (Gleitzeit)
- regelmäßiges Homeoffice im Rahmen der betrieblichen Dienstvereinbarung
- Teilnahme an den Angeboten des Zentralen Hochschulsports
Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Unterlagen. Senden Sie diese bitte in einer PDF-Datei unter Angabe des gewünschten Arbeitsstandortes und der gewünschten Stundenanzahl bis spätestens 04.07.2025 per E-Mail an franziska.bokhorst@tum.de.
Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.
Sachbearbeitung (w/m/d) für den Bereich zentrale Prüfungsverwaltung Arbeitgeber: Technische Universität München (TUM)
Kontaktperson:
Technische Universität München (TUM) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeitung (w/m/d) für den Bereich zentrale Prüfungsverwaltung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der TUM, um mehr über die Arbeitskultur und spezifische Anforderungen in der zentralen Prüfungsverwaltung zu erfahren. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir Gedanken über deine Erfahrungen in der Verwaltung machst. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, insbesondere im Umgang mit Studierenden und rechtlichen Vorgängen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die spezifischen Prüfungsordnungen und Abläufe an der TUM. Ein tiefes Verständnis dieser Themen zeigt dein Engagement und deine Bereitschaft, dich in die Materie einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Übe, wie du komplexe Informationen klar und verständlich erklären kannst, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Dies ist besonders wichtig, da du regelmäßig mit Studierenden und anderen Mitarbeitenden kommunizieren wirst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeitung (w/m/d) für den Bereich zentrale Prüfungsverwaltung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Verwaltungserfahrung und Kenntnisse im universitären Bereich, insbesondere in Bezug auf Rechtsvorgänge.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen. Gehe auch auf deine Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit ein.
Dokumente zusammenstellen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Dokumente in einer PDF-Datei zusammenstellst. Dazu gehören dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben und gegebenenfalls weitere Nachweise oder Zertifikate. Achte darauf, dass alles gut formatiert und übersichtlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität München (TUM) vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Prüfungsordnung
Informiere dich gründlich über die relevanten Prüfungsordnungen und -verfahren, die für die Stelle wichtig sind. Zeige im Interview, dass du die Abläufe verstehst und bereit bist, diese eigenständig umzusetzen.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Bereite Beispiele vor, in denen du deine Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast. Da die Stelle viel Kontakt mit Studierenden und Mitarbeitenden erfordert, ist es wichtig, dass du zeigst, wie du komplexe Informationen klar und verständlich vermitteln kannst.
✨Teamarbeit betonen
Hebe deine Teamfähigkeit hervor, indem du konkrete Situationen beschreibst, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast. Die enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen ist ein zentraler Aspekt der Position.
✨EDV-Kenntnisse ansprechen
Stelle sicher, dass du deine sehr guten EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office-Anwendungen, im Interview erwähnst. Wenn du Erfahrung mit Campus-Management-Systemen hast, bringe dies ebenfalls zur Sprache, um deine Eignung zu unterstreichen.
