Customer Service Representative

Ziel der Position

Verantwortung für den gesamten Order-to-Cash-Prozess (von der Bestellung über Logistik bis hin zur Rechnungsstellung). Proaktive Risikoabschätzung und Problemlösung zur Vermeidung potenzieller Störungen. Enge Abstimmung mit funktionsübergreifenden Kolleg:innen im zuständigen Bereich. Teilnahme an (Online-)Stand-ups zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit. Vorbildfunktion im Kundenservice. Berichtslinie zur Leitung des Customer Service.

Aufgaben

• Auftragsabwicklung: Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen auf Basis festgelegter Prozesse (z. B. per E-Mail oder EDI); proaktive Bereitstellung von Informationen zum Auftragsstatus.
• Kundenbeziehungen: Betreuung von Kundenanfragen per Telefon, E-Mail oder Chat mit dem Ziel, langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und Erwartungen zu übertreffen.
• Service Excellence: Überwachung der Order-to-Cash-Aktivitäten im Zuständigkeitsbereich, frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarf und Zusammenarbeit mit Kolleg:innen zur Lösungsfindung.
• Reklamationsbearbeitung: Analyse von Beschwerden und Identifikation möglicher Ursachen; Erarbeitung von Lösungsvorschlägen sowie Prozessoptimierung zur Vermeidung künftiger Reklamationen.
• Datenmanagement: Sorgfältige Verarbeitung und Pflege relevanter Daten (inkl. Stammdaten) als zuverlässige Informationsbasis.
• Compliance: Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften.
• Prozessverbesserung: Identifikation und Vorschlag umsetzbarer Verbesserungen zur Effizienzsteigerung und Kundenzufriedenheit.

Anforderungen

Ausbildung:

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Handel oder vergleichbar

Berufserfahrung:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Kundenservice
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld oder Konsumgüterunternehmen von Vorteil

Kompetenzen:

• Handlungsorientierung: Hohes Maß an Eigeninitiative, Energie und Begeisterung
• Verantwortungsbewusstsein: Selbstverantwortliches und zuverlässiges Arbeiten
• Vertrauensaufbau: Authentisches Auftreten, Integrität und Ehrlichkeit
• Kundenorientierung: Verständnis für Kundenbedürfnisse und proaktives Handeln
• Beziehungsaufbau: Aktive Kontaktpflege und exzellente Betreuung
• Ergebnisorientierung: Zielstrebigkeit auch unter schwierigen Bedingungen
• Teamfähigkeit: Zusammenarbeit mit Kolleg:innen zur Erreichung gemeinsamer Ziele
• Prozessoptimierung: Nutzung effizienter Abläufe und kontinuierliche Verbesserung

Fähigkeiten:

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten
• Fundierte Kenntnisse in SAP ECC / S4HANA
• Kenntnisse im Bereich Lean / Prozessmanagement
• Sehr gute Excel-Kenntnisse
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch; weitere Sprachen wie Polnisch von Vorteil