Personal Assistant to the Director of Programme Preparation and Development Department

EUMETSAT ist eine zwischenstaatliche Organisation mit Sitz in Darmstadt, Deutschland. Unsere Vision ist es, die führende benutzerorientierte Betriebsagentur in Europa und ein vertrauenswürdiger globaler Partner für Wetter- und Erdsystemüberwachung aus dem Weltraum zu sein. Alle Daten, die von unseren hochmodernen Satellitensystemen bereitgestellt werden, machen einen spürbaren Unterschied im Leben der Menschen und tragen zur florierenden europäischen Wirtschaft bei.

Die Rolle von EUMETSAT besteht darin, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen Meteorologischen Diensten der Mitglieds- und Kooperationsstaaten der Organisation in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt. EUMETSAT betreibt auch mehrere Copernicus-Missionen im Auftrag der Europäischen Union und bietet Datenservices für die Copernicus-Marine- und Atmosphärendienste und deren Nutzer an.

Der Personal Assistant gibt sekretarielle und administrative Unterstützung für den Direktor der Abteilung Programmvorbereitung und -entwicklung (D/PRD), koordiniert die sekretarielle Unterstützung innerhalb der Abteilung und ist verantwortlich für die Organisation der EUMETSAT Delegiertenversammlungen und anderer internationaler Treffen.

Die Abteilung Programmvorbereitung und -entwicklung (PRD) verwaltet aktuelle und zukünftige obligatorische Programme in verschiedenen Entwicklungsphasen sowie andere Aktivitäten. Dazu gehören das EUMETSAT Polar System der zweiten Generation (EPS-SG), die Meteosat-Dritte Generation (MTG), aktuelle und zukünftige Ozean-Altimetrie- und Copernicus-Sentinel-Missionen sowie eine Konstellation kleiner Satelliten, EPS-Sterna.

Was Sie tun werden:

• Verwaltung des Büros des Direktors der Programmvorbereitung und -entwicklung (D/PRD) und Koordination der gemeinsamen und temporären sekretariellen Unterstützungsarrangements in der Abteilung;
• Persönliche Unterstützung für D/PRD und Koordination mit dem Rest des Management Boards in Verbindung mit den Büros des Generaldirektors und anderer Direktoren, einschließlich: Filterung externer und interner Anfragen; Verwaltung seines/ihres Zeitplans und seiner/ihrer Termine; Überwachung und Unterstützung der Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben; Vorbereitung von Missionen;
• Unterstützung des Projektmanagementbüros (PMO) und ausgewählter Funktionen neuer Programme und Dienstleistungen (NPS);
• Durchführung und Verwaltung zugewiesener Aktivitäten zur Unterstützung von D/PRD;
• Überwachung und Kontrolle relevanter budgetärer Verpflichtungen und Beitrag zur zukünftigen Budgetplanung sowie Initiierung und Verwaltung relevanter Beschaffungen;
• Koordination der Abteilungsbeiträge zu den Management Board Meetings, Berichterstattung über organisatorische und PRD-Ziele, Berichte des Generaldirektors an die Delegierten;
• Organisation internationaler Meetings und Konferenzen nach Bedarf, insbesondere wissenschaftlicher und technischer Gruppen (STG) und gemeinsamer wissenschaftlicher und technischer Gruppen / Verwaltungs- und Finanzgruppen (STG/AFG) Meetings, einschließlich: Bereitstellung zeitgerechter Dokumentation in beiden Amtssprachen; Beschaffung von Dolmetschdiensten; Organisation von Reisen und praktischen Arrangements für Vorsitzende und Dolmetscher sowie gesellschaftliche Veranstaltungen; Koordination von Beschlüssen und Protokollen;
• Zusammenarbeit mit Delegationen und Gruppenleitern zwischen den Sitzungen bezüglich verfahrens- und verwaltungstechnischer Angelegenheiten.

Anforderungen:

Qualifikationen: Eine vollständige Sekundarschulausbildung und/oder eine sekretarielle Ausbildung oder gleichwertige berufliche Qualifikation sind erforderlich.

Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Nachgewiesene sekretarielle und administrative Erfahrung in einem leitenden Büro in einer mehrsprachigen und komplexen Umgebung, einschließlich der Erstellung von Korrespondenz und Protokollen von Sitzungen in Englisch;
• Erfahrung in der Organisation großer oder komplexer Meetings oder anderer Veranstaltungen mit hochrangigen internationalen Teilnehmern;
• Erfahrung in der Verwaltung von Budgets und der Durchführung von Beschaffungen für das Büro;
• Autonomie und nachgewiesene Fähigkeit zur Planung und Selbstorganisation sowie zur Lieferung hochwertiger Ergebnisse innerhalb von Fristen, auch in stressigen Situationen, während die Serviceorientierung aufrechterhalten wird;
• Erfahrung im Management von Personen und/oder der Koordination von Aufgaben wäre von Vorteil;
• Starke analytische und Synthesefähigkeiten;
• Versierter Umgang mit Bürosoftware-Suiten (d.h. Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit einem Dokumenten-/Informationsmanagementsystem und einem ERP, vorzugsweise SAP, mit der Fähigkeit, sich an neue Tools anzupassen;
• Sehr gute Kommunikations- und Teamarbeitsfähigkeiten mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen der Organisation taktvoll und diplomatisch zu interagieren.

Sprachen: Die Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv in Englisch zu arbeiten. Kenntnisse der deutschen Sprache sind von Vorteil.

Was wir bieten:

• Exzellentes Gehalt von bis zu 6000 Euro NETTO (nach Einkommensteuer) basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen;
• Flexible Arbeitszeiten einschließlich zusätzlicher flexibler Urlaubstage;
• Vollständige medizinische Versorgung für Mitarbeiter und Familie;
• Attraktive Altersvorsorge;
• 30 Tage Jahresurlaub + 14,5 Tage Feiertage;
• Schulungs- und Entwicklungshilfe;
• Umzugskostenvergütung und Unterstützung (falls zutreffend).