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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Wissenschaftsbereich.
- Arbeitgeber: Wir sind ein innovatives Unternehmen im Wissenschaftssektor mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Urlaubstage.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem kreativen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Du hast eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer Assistenzfunktion.
- Andere Informationen: Erlebe über 30 Inhouse-Seminare und spannende Teamevents.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unser Team im Wissenschaftsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder vollzeitnah eine erfahrene und engagierte Assistenzkraft (m/w/d), die uns in administrativen, organisatorischen und wissenschaftsnahen Aufgaben unterstützt.
Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben und sind ein zentraler Bestandteil unseres achtköpfigen Assistenzteams. Sie lesen wissenschaftliche Texte, Gutachten und Publikationen in deutscher Sprache Korrektur und formatieren diese gemäß unseren internen Richtlinien. Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Tabellen und Grafiken. Sie planen, buchen und rechnen Dienstreisen ab. Sie koordinieren Termine, buchen Räume und bereiten Sitzungen und Workshops vor. Sie korrespondieren schriftlich und telefonisch. Sie organisieren Veranstaltungen - digital und in Präsenz - inklusive Gästebewirtung und Empfang. Sie prüfen Eingangsrechnungen sachlich und kontieren diese. Sie pflegen Datenbanken und erfassen Kennzahlen. Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion gesammelt. Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und setzen die richtigen Prioritäten. Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse. Sie haben ein ausgeprägtes Sprachgefühl und Freude an schriftlicher Kommunikation. Sie sind digital affin und souverän im Umgang mit MS-Office. Sie sind serviceorientiert, zuverlässig, flexibel und arbeiten gerne im Team. Sie verfügen über ein Gespür für Gestaltung und bringen Kenntnisse in der visuellen Aufbereitung von Inhalten mit. Sie sind ein echter Teamplayer mit positiver Energie, der sich auf eine lebendige, vertrauensvolle Zusammenarbeit freut.
Über 30 Inhouse-Seminare und individuelle externe Weiterbildungen | Flexible Arbeitszeiten | Mobiles Arbeiten | Kostenloses Deutschlandticket | Direkte Rhein- und Hauptbahnhofnähe | Café Lounge | Silentrooms | 30 Urlaubstage | Brown-Bag-Sessions | Design-Thinking-Raum | Teamevents & Networking-Formate | Yoga, Ganzkörpertraining & Co | Sabbaticals | Fitnessraum | Betriebliche Altersvorsorge
Assistenz (m/w/d) im Team Office Management Arbeitgeber: Institut der deutschen Wirtschaft
Kontaktperson:
Institut der deutschen Wirtschaft HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) im Team Office Management
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Stelle geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends im Wissenschaftsbereich. Zeige in Gesprächen, dass du über relevante Themen Bescheid weißt und wie diese die Arbeit im Office Management beeinflussen können. Das zeigt dein Engagement und Interesse an der Branche.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine digitale Affinität! Bereite dich darauf vor, deine Kenntnisse in MS-Office und anderen relevanten Tools zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel für eine Präsentation oder ein Projekt zeigen, das du erstellt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) im Team Office Management
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Anschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Assistenz im Team Office Management. Erkläre, warum du dich für diese Rolle interessierst und was dich an der Arbeit im Wissenschaftsbereich reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen in vergleichbaren Assistenzfunktionen. Nenne spezifische Aufgaben, die du erfolgreich gemeistert hast, wie das Korrigieren von Texten oder die Organisation von Veranstaltungen.
Zeige deine Sprachkenntnisse: Da sehr gute Deutschkenntnisse gefordert sind, solltest du in deinem Anschreiben und Lebenslauf darauf hinweisen. Erwähne auch deine Englischkenntnisse und wie du diese in der Vergangenheit angewendet hast, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu unterstreichen.
Präsentiere deine digitalen Fähigkeiten: Da digitale Affinität und der Umgang mit MS-Office wichtig sind, solltest du konkrete Beispiele anführen, wie du diese Tools in deiner bisherigen Arbeit genutzt hast. Zeige, dass du in der Lage bist, Präsentationen und Grafiken professionell zu erstellen und zu formatieren.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Institut der deutschen Wirtschaft vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen und organisatorischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel schriftliche und telefonische Korrespondenz erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte darauf, dass du auch auf Fragen freundlich und professionell reagierst.
✨Demonstriere deine Teamfähigkeit
Betone deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen und wie du als Teamplayer agierst. Teile Beispiele, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Sei digital affin
Da die Stelle einen sicheren Umgang mit MS-Office erfordert, solltest du deine Kenntnisse in diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Funktionen oder Tools zu nennen, die du häufig verwendest, um deine Effizienz zu steigern.
