Office Managerin / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Seit über 30 Jahren wurde diese Position von einer Kollegin mit höchster Verlässlichkeit und Kompetenz ausgefüllt, als direkte Vertrauensperson der Geschäftsführung und zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Mit ihrer geplanten Übergabe suchen wir eine Nachfolge, die Verantwortung übernehmen und die Strukturen mit uns weiterentwickeln möchte und das in einem Umfeld, das Wert auf Beständigkeit und Weiterdenken legt.

Wer wir sind

Die GVS Gesellschaft für Verkehrsberatung und Systemplanung mbH ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen mit Sitz in Hannover. Wir arbeiten an der Schnittstelle zwischen Daten, Digitalisierung und Verkehr, mit Softwarelösungen und maßgeschneiderter Projektberatung für Verkehrsunternehmen, Verbünde und Verwaltungen in der DACH-Region. Unser Team vereint Planung, Technik und Organisation und wir wissen: Gute Prozesse im Hintergrund sind die Grundlage für gute Lösungen nach außen.

Aufgaben:

• Du steuerst den operativen Bürobetrieb und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
• Du übernimmst die vorbereitende Finanzbuchhaltung und arbeitest eng mit unserem Steuerbüro zusammen.
• Du kümmerst dich um die Koordination mit Dienstleistern und behältst den Überblick über Bestellungen und Verträge.
• Du verwaltest Personalunterlagen, erstellst Arbeitsverträge und bereitest monatliche Gehaltsläufe vor.
• Du unterstützt die Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen.
• Du planst Meetings und interne Veranstaltungen und koordinierst Termine.
• Du bringst Ideen ein, um interne Abläufe durch digitale Tools sinnvoll weiterzuentwickeln.

Qualifikationen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium z. B. im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle idealerweise mit Schnittstellen zu Geschäftsführung, Buchhaltung oder HR.
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für neue digitale Lösungen.
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Diskretion, du arbeitest strukturiert und denkst mit.
• Klare Kommunikation, Eigeninitiative und ein verbindliches Auftreten im Team und nach außen.

Wir bieten:

• Eine vertrauensvolle, verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum.
• Eine strukturierte Einarbeitung durch die bisherige Stelleninhaberin, im Rahmen einer geplanten einjährigen Übergangsphase.
• Flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsumgebung mit flachen Hierarchien.
• Ein Team, das Ideen schätzt, Initiative unterstützt und gemeinsam Lösungen findet.
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten, fachlich wie persönlich.

Die abgebildeten Mitarbeitervorteile sind unternehmensabhängig und können je nach Position und Abteilung abweichen.