Office Manager:in (m/w/d) - [\'Vollzeit\', \'Homeoffice\']

Infinity Arc (ProKanDo GmbH) - gemeinsam die digitale Zukunft gestalten. Die Tochterfirma Infinity Arc der ProKanDo GmbH ist ein innovatives Unternehmen, das sich durch außergewöhnliches Engagement, ausgeprägten Teamgeist und höchste Professionalität auszeichnet. Unsere dynamische Unternehmenskultur lebt von Vielfalt und fördert gezielt die persönliche und fachliche Weiterentwicklung jedes Einzelnen. Neue Ideen und modernste Technologien sind bei uns nicht nur willkommen, sondern bilden das Fundament unserer Unternehmensphilosophie.

So schaffen wir für unsere Kunden maßgeschneiderte Lösungen und nachhaltige Wettbewerbsvorteile. Unser interdisziplinäres Team aus kreativen Köpfen und strategischen Denkern arbeitet Hand in Hand, um die Herausforderungen unserer Kunden in Erfolge zu verwandeln. Die enge Zusammenarbeit mit internationalen Partnern sowie der Aufbau langfristiger Beziehungen sind dabei zentrale Bestandteile unseres Erfolgsrezepts. Infinity Arc setzt auf eine offene Unternehmenskultur, agile Methoden und kontinuierliches Lernen, um stets am Puls des technologischen Fortschritts zu bleiben.

Wenn Sie sich für Innovation und persönliche Weiterentwicklung begeistern und Teil eines Teams werden möchten, das die Zukunft der IT-Branche aktiv mitgestaltet, sind Sie bei uns genau richtig. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir im Großraum Stuttgart eine engagierte und qualifizierte Persönlichkeit als Office Manager:in (m/w/d).

Deine Aufgaben

• Sicherung eines reibungslosen Büroablaufs: Du verantwortest die gesamte Büroorganisation und sorgst dafür, dass der Arbeitsalltag effizient und strukturiert verläuft.
• Dokumenten- und Vertragsmanagement: Du verwaltest Dokumente, Verträge sowie interne Ablagesysteme mit höchster Sorgfalt und behältst stets den Überblick.
• Prozessoptimierung: Mit deinem Organisationstalent und kreativen Ideen gestaltest und entwickelst du unsere Office-Management-Prozesse kontinuierlich weiter.
• Erste Anlaufstelle: Während der Geschäftszeiten bist du die freundliche und kompetente Kontaktperson am Telefon für externe Anfragen und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.
• Vorbereitende Buchhaltung: In enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro übernimmst du die vorbereitende Buchhaltung und unterstützt bei administrativen Aufgaben im Finanzbereich.
• HR-Unterstützung: Du unterstützt das Team bei verschiedenen administrativen Aufgaben im Personalbereich, z. B. bei der Erstellung und Bestellung von Visitenkarten oder der Pflege von Mitarbeiterdaten.
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen: Du planst, koordinierst und betreust Meetings und Firmenevents - von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung - mit viel Liebe zum Detail.
• Termin- und Reisemanagement: Du koordinierst Termine, organisierst Geschäftsreisen und behältst dabei stets den Überblick über alle relevanten Abläufe.
• Kommunikation mit Dienstleistern: Du stehst im regelmäßigen Austausch mit externen Dienstleistern und sorgst für eine reibungslose und partnerschaftliche Zusammenarbeit.
• Allgemeine administrative Unterstützung: Du bist Ansprechpartner:in für das Team und unterstützt bei allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Was uns überzeugt

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Du bringst einschlägige Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position mit.
• IT-Affinität: Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Word, und arbeitest dich schnell in neue digitale Tools ein.
• Organisationstalent: Du verfügst über eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine hohe Problemlösungskompetenz.
• Strukturierte und proaktive Arbeitsweise: Auch in einem dynamischen Umfeld mit sich verändernden Prozessen behältst du den Überblick und entwickelst eigenständig Lösungen.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit: Du überzeugst durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten, ein freundliches Auftreten und arbeitest gerne im Team.
• Diskretion und Zuverlässigkeit: Ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein ist für dich selbstverständlich.
• Flexibilität: Du bist belastbar, flexibel und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.

Wir bieten Dir eine attraktive Vergütung in einem Beratungsunternehmen mit Start-up-Charakter. Bei ProKanDo profitierst du von flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und individuellen Entwicklungsperspektiven. Bei uns bist du nicht nur ein Rädchen im Getriebe, sondern übernimmst von Anfang an Verantwortung und gestaltest als integraler Bestandteil unser wachsendes Unternehmen aktiv mit. Darüber hinaus erwartet dich ein modernes, hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice sowie flexible Arbeitszeiten auf Basis von Vertrauensarbeitszeit. So kannst du Beruf und Privatleben optimal miteinander vereinbaren.

ProKando GmbH
Maybachstraße 27
71686 Remseck a.N.
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