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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei administrativen Abläufen und organisiere Meetings.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen, das Innovation und Teamarbeit schätzt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent sind erforderlich.
- Andere Informationen: Du hast die Chance, an spannenden Projekten mitzuarbeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Assistenz für die Abteilungsleitung inkl. Priorisierung, Koordination und Strukturierung administrativer Abläufe.
Betreuung interner und externer Ansprechpartner:innen per Telefon und E-Mail.
Planung und Organisation von Terminen, Meetings, Dienstreisen, Tagungen sowie internen Veranstaltungen.
Übernahme administrativer Aufgaben (z. B. Terminierungen, Bestellungen, Reservierungen, Ablage und Postverteilung).
Erstellung und Pflege von Entscheidungsvorlagen, Protokollen, Präsentationen und Auswertung von Statistiken.
Übernahme abteilungsinterner Sonderaufgaben und punktuelle inhaltliche Mitarbeit an strategischen Themen.
Mitarbeiter:in Abteilungssekretariat (w/m/d) Arbeitgeber: HUK COBURG Versicherungsgruppe
Kontaktperson:
HUK COBURG Versicherungsgruppe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Abteilungssekretariat (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der Verwaltung oder im Sekretariat tätig sind. So kannst du wertvolle Einblicke in die Branche gewinnen und möglicherweise sogar Empfehlungen erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination von administrativen Abläufen verdeutlichen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die spezifischen Tools und Software, die in der Verwaltung verwendet werden. Wenn du Kenntnisse in Programmen wie Microsoft Office oder speziellen Projektmanagement-Tools hast, hebe diese in Gesprächen hervor.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da der Job viel Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner:innen erfordert, solltest du in der Lage sein, klar und professionell zu kommunizieren. Übe, wie du dich in verschiedenen Szenarien ausdrücken würdest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Abteilungssekretariat (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Anforderungen in den Vordergrund: Achte darauf, dass du in deinem Anschreiben und Lebenslauf die spezifischen Anforderungen der Stelle hervorhebst. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Unterstützung der Abteilungsleitung passen.
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Position viel Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner:innen erfordert, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten klar darstellen. Füge Beispiele hinzu, wie du erfolgreich in ähnlichen Situationen kommuniziert hast.
Organisationsgeschick hervorheben: Die Planung und Organisation von Terminen und Veranstaltungen ist ein zentraler Bestandteil der Rolle. Beschreibe konkrete Beispiele, wo du deine Organisationsfähigkeiten unter Beweis gestellt hast.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und präzise formuliert ist. Vermeide lange Sätze und Fachjargon, um sicherzustellen, dass deine Botschaft verständlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei HUK COBURG Versicherungsgruppe vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, wie du Fragen zu deiner Erfahrung in der Assistenz und Organisation beantworten würdest. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit zu nennen, die deine Fähigkeiten in der Priorisierung und Koordination zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner:innen erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und professionell kommunizierst. Übe, wie du dich am Telefon und per E-Mail ausdrücken würdest.
✨Demonstriere deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, über deine Methoden zur Planung und Organisation von Terminen und Meetings zu sprechen. Du könntest auch ein Beispiel für eine erfolgreiche Veranstaltung oder ein Projekt geben, das du organisiert hast.
✨Sei proaktiv und zeige Interesse
Stelle während des Interviews Fragen zur Abteilung und den spezifischen Herausforderungen, die sie haben. Dies zeigt dein Interesse an der Position und deine Bereitschaft, aktiv zur Lösung von Problemen beizutragen.
