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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine, bearbeite Korrespondenz und unterstütze die Abteilungsleitung im Gesundheitsamt.
- Arbeitgeber: Das Gesundheitsamt Stuttgart fördert Gesundheit und Chancengleichheit in der Stadt.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Homeoffice, kostenlose ÖPNV-Tickets und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams, das einen positiven Einfluss auf die Gesundheit der Gemeinschaft hat.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder Büromanagement, gute MS-Office-Kenntnisse und Deutschkenntnisse.
- Andere Informationen: Zukunftssicherer Arbeitsplatz mit der Möglichkeit zur Höhergruppierung nach fünf Jahren.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen Sie für das Gesundheitsamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist zum 01.09.2025 und unbefristet zu besetzen. Das Gesundheitsamt mit seinen 300 Beschäftigten trägt wesentlich dazu bei, die Gesundheit zu fördern, Erkrankungen in der Entstehung zu verhindern, Teilhabe zu ermöglichen sowie die Ungleichheit von Gesundheitschancen weiter abzubauen. Die Stelle ist in der Abteilung Infektionsschutz und Umwelthygiene angesiedelt. Der Dienstort ist in Bad Cannstatt.
Ein Job, der Sie begeistert: als Sekretariat der Abteilungsleitung zählen zu Ihren Aufgaben:
- die Bearbeitung der Korrespondenz
- die Überwachung der Wiedervorlagen
- die Aktenordnung und Aktenführung
- Organisation von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
- Versand von Einladungen und ggf. fachlichen Informationen
- Empfang und Betreuung von Besuchenden
- Bearbeitung von Assistenzaufgaben im Bereich Qualitätssicherung und Berichtswesen
- Führung zugehöriger Übersichten
- Koordination von Personalangelegenheiten der Abteilung, wie z. B. Dienstpläne des Bereitschaftsdiensts
- Vertretung des Sekretariats des Sachgebiets Infektionsschutz
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Ihr Profil, das zu uns passt:
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene Erste Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA, ehem. Angestelltenlehrgang I) oder eine mind. dreijährige abgeschlossene Ausbildung mit Schwerpunkt Büromanagement
- wünschenswert ist Erfahrung in einem Sekretariat sowie Kenntnisse der medizinischen Terminologie
- sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie einen sicheren Umgang mit elektronischen Medien und den üblichen MS-Office-Programmen
- gutes Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Nachweis über Masernschutz ist erforderlich (ab Jahrgang 1971)
Freuen Sie sich auf:
- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 € monatlich
- attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
- Rabatte und Angebote über Corporate Benefits
Vorbehaltlich entsprechender Bewährung besteht nach einer Tätigkeit von fünf Jahren die Möglichkeit einer Höhergruppierung in die Entgeltgruppe 7 TVöD, da die Position im Abteilungsleitungssekretariat angesiedelt ist.
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Dr. Florian Hölzl unter 0711 216-59320 gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Samira Ascher unter 0711 216-25472.
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 26.06.2025 an unser Online-Bewerbungsportal. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 53/0035/2025 an das Gesundheitsamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Schloßstr. 91, 70176 Stuttgart senden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Sekretariatskraft der Abteilungsleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Staatliche Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Mannheim
Kontaktperson:
Staatliche Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Mannheim HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariatskraft der Abteilungsleitung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Herausforderungen im Gesundheitsamt Stuttgart. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe und die Bedeutung der Abteilung Infektionsschutz und Umwelthygiene verstehst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Gesundheitsamtes. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Sekretariatskraft gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Ausdrucksvermögen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im öffentlichen Dienst und im Gesundheitswesen. Betone, wie wichtig dir die Förderung der Gesundheit und die Unterstützung der Bürger sind, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariatskraft der Abteilungsleitung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Sekretariatskraft der Abteilungsleitung wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden, wie z.B. Erfahrung im Sekretariat und Kenntnisse der medizinischen Terminologie.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deinen sicheren Umgang mit MS-Office.
Fristen beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis zum 26.06.2025 über das Online-Bewerbungsportal einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente vorzubereiten und sicherzustellen, dass alles vollständig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Staatliche Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Mannheim vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Kenntnisse der medizinischen Terminologie
Da die Stelle im Gesundheitsamt angesiedelt ist, ist es wichtig, ein Grundverständnis für medizinische Begriffe zu haben. Recherchiere einige grundlegende Begriffe und deren Bedeutung, um im Gespräch sicherer aufzutreten.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat haben. Erkläre, wie du Termine, Sitzungen oder Besprechungen effizient planst und koordinierst.
✨Zeige dein Interesse an der Arbeit im öffentlichen Dienst
Mache deutlich, warum du im Gesundheitsamt arbeiten möchtest und was dich an der Position reizt. Zeige, dass du die Werte des öffentlichen Dienstes schätzt und bereit bist, zur Verbesserung der Gesundheitsversorgung beizutragen.
