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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du analysierst Prozesse, entwickelst Qualitätsstandards und optimierst Abläufe im Team.
- Arbeitgeber: uni-assist unterstützt internationale Studierende bei Bewerbungen an deutschen Hochschulen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und eine leistungsgerechte Vergütung warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte die Zukunft der internationalen Bildung mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Ein abgeschlossenes Studium und Erfahrung im Prozessmanagement sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir schätzen Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen von allen Hintergründen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 60000 € pro Jahr.
uni-assist e. V., die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen, ist ein von 158 deutschen Hochschulen und dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) getragener Verein zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen. Wir bearbeiten mehr als die Hälfte des gesamten internationalen Bewerbungsaufkommens an deutschen Hochschulen - pro Jahr mehr als 350.000 Bewerbungen aus rund 190 Ländern. uni-assist prüft die formalen Voraussetzungen von ausländischen Bewerber innen für den Zugang zu deutschen Hochschulen und ist so aktiv daran beteiligt, dass ausländische Studierende Wissen und Fähigkeiten generieren, um dies später mit ihrer Expertise in die Gestaltung der Zukunft auf nationaler bzw. internationaler Ebene einzubringen.
Zur Verstärkung unserer Abteilung Hochschul- und Bewerbungsservice suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet einen Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 35 Std./Woche).
Das sind die Aufgaben:
- Eigenständige Durchführung von Ist-Analysen der bestehenden Arbeitsabläufe und Identifikation von Verbesserungspotenzialen in der Abteilung
- Weiterentwicklung von Qualitätsstandards für den Service
- Veranlassung von Prozessoptimierung im Zusammenwirken mit anderen Bereichen bzw. Abteilungen
- Vertretung der Abteilung in abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen zur Verbesserung von Servicequalität, Prozessoptimierung und Weiterentwicklung der uni-assist Software
- Identifizierung von Verbesserungspotentialen in Prozessen der Abteilung und an Schnittstellen
- Implementierung und Verantwortung neuer Prozesse unter Berücksichtigung abteilungsspezifischer Ziele
- Entwicklung von standardisierten Prozessen in den Arbeitsaufgaben zur Verbesserung der Servicequalität
- Erstellung, Verwalten und stetige Aktualisierung und Weiterentwicklung von detaillierten Prozessdokumentationen
- Entwicklung von Kennzahlen zur Messung der Verbesserungen in den Arbeitsprozessen und der Qualität
- Durchführung regelmäßiger Evaluationen und Monitoring von Prozessen
- Verantwortlichkeit für das Wissensmanagement der Abteilung
- Qualitätsprüfung der Inhalte und Arbeitsabläufe in den Wissensmedien
- Beratung der Abteilungsleitung in Bezug auf Prozessverbesserungspotential und strategischen Prozessentscheidungen
- Initiierung und Moderation von Workshops zur Prozessverbesserung
- Kontinuierliche Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements für Studieninteressierte, Studienbewerber innen und Hochschulen
Was wir erwarten:
- Ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) z. B. Wirtschaftswissenschaften, VWL, BWL, Prozessmanagement oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen
- Mindestens einjährige Berufserfahrung im Umgang mit gängigen Prozessmanagement-Tools sowie im Wissens- und Qualitätsmanagement
- Fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Methoden zur Optimierung, Verbesserung und ggf. Automatisierung von Verwaltungsprozessen sowie in der Festlegung von Qualitätszielen, der Entwicklung und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und der Messung und Überwachung der Qualität
- Tiefgreifende Kenntnisse der gängigen IT-Anwendungen, idealerweise mit Erfahrung im Umgang mit Datenbanken
- Souveränes Auftreten gepaart mit der Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation in deutscher und wünschenswert auch in englischer Sprache
- Eine schnelle Auffassungsgabe, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, eine strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent sowie Lösungsorientierung und ein gutes Selbst- und Zeitmanagement
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
- Freude an der Arbeit mit motivierten Kolleg innen, gleichwohl Du auch ebenso selbständig und eigenverantwortlich arbeitest
Was wir bieten:
- Eine unbefristete Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten
- Eine leistungsgerechte Vergütung nach TV-L (EG 11)
- Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Möglichkeit des mobilen Arbeitens an 1 bis 2 Tagen in der Woche
- Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem offenen und wertschätzenden Team
- Freiräume für kreatives Arbeiten
- Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung
- Arbeitszeitkonto mit Zeiterfassung
- Einen zentralen und modernen Arbeitsplatz direkt am Bahnhof Südkreuz
- Vergünstigtes Jobticket auf Basis des Deutschlandtickets
- Sportangebot von EGYM Wellpass
- Bildschirmbrille
Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann reiche bitte eine vollständige schriftliche Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 04.08.2025 ausschließlich über unser Bewerbungsportal ein. Mehr Informationen über uns und unsere Arbeit erhalten Sie auf uni-assist.de.
Für Rückfragen steht Frau Carmen Kratochwil zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung sowie sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement Arbeitgeber: uni-assist e.V.
Kontaktperson:
uni-assist e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die Abläufe und Herausforderungen im Prozessmanagement. Zeige in deinem Gespräch, dass du die spezifischen Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, innovative Lösungen zu entwickeln.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von uni-assist. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle geben, was dir helfen kann, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen im Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung zu teilen. Überlege dir, wie du deine Erfolge messbar gemacht hast und welche Methoden du angewendet hast, um Verbesserungen zu erzielen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten, indem du während des Interviews klar und strukturiert sprichst. Da die Position auch die Vertretung in abteilungsübergreifenden Gruppen umfasst, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation unter Beweis stellst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Erwartungen des Unternehmens passen.
Individuelles Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie du zur Verbesserung der Servicequalität und Prozessoptimierung beitragen kannst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Berufserfahrungen im Prozessmanagement und Qualitätsmanagement sowie deine Kenntnisse in IT-Anwendungen.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Dokumente (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) vollständig und in einem einheitlichen Format einreichst. Achte darauf, dass alles gut strukturiert und übersichtlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei uni-assist e.V. vorbereitest
✨Verstehe die Rolle und das Unternehmen
Informiere dich gründlich über uni-assist e. V. und die spezifischen Aufgaben der Position. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung der Prozessbegleitung und des Qualitätsmanagements verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Prozessmanagement und in der Qualitätsoptimierung demonstrieren. Diese Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen anschaulich zu präsentieren.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Präsentiere deine Soft Skills
Betone deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Problemlösungsfähigkeiten. Diese Eigenschaften sind besonders wichtig für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und die Moderation von Workshops.
