Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei Organisation, Kommunikation und Verwaltung für exzellente Forschung.
- Arbeitgeber: Forschungseinrichtung, die innovative Lösungen für gesellschaftliche Herausforderungen entwickelt.
- Mitarbeitervorteile: Faire Vergütung, Homeoffice-Möglichkeiten, 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Wandel in einem inspirierenden Umfeld mit einem kollegialen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation erforderlich.
- Andere Informationen: Langfristige Perspektive nach zweijähriger Befristung und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erfor schen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!
Am Institute of Energy Materials and Devices – Photovoltaik (IMD-3) liegt unser Fokus auf der Erforschung neuartiger Materialien und innovativer Gerätearchitekturen für eine nachhaltige, ressourcenschonende Photovoltaik – mit einem besonderen Schwerpunkt auf Dünnschichttechnologien. Unsere Arbeit verbindet wissenschaftliche Neugier mit gesellschaftlicher Verantwortung!
Als Office-Manager:in unterstützen Sie uns im täglichen Institutsbetrieb – und sind dabei ein unverzichtbarer Teil einer dynamischen, interdisziplinären Umgebung. Ob Organisation, Kommunikation oder Verwaltung: Mit Ihrer strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise halten Sie im Hintergrund die Fäden zusammen und schaffen so den Raum, in dem exzellente Forschung gedeihen kann.
Sie unterstützen die Instituts- und Abteilungsleitung engagiert und vorausschauend im vielfältigen Tagesgeschäft. Mit Organisationstalent bereiten Sie Sitzungen, Dienstreisen und Veranstaltungen souverän vor – und sorgen auch im Nachgang für einen reibungslosen Ablauf. Sie koordinieren die interne und externe Kommunikation, behalten den Überblick über Termine und halten so alle Beteiligten bestens informiert. Dokumente, Datenbanken und Büromaterial verwalten Sie strukturiert und effizient. Darüber hinaus bringen Sie Ihre Sorgfalt und Ihr Organisationstalent in die Bereiche Zeitwirtschaft, Projekt- und Personalverwaltung sowie in das Bestellwesen ein.
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder in einem vergleichbaren Beruf. Ihre Erfahrung in der Büroorganisation, Projektassistenz oder Verwaltungsarbeit macht Sie zu einer wertvollen Unterstützung im Arbeitsalltag. Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch (mindestens auf B2-Niveau) und beherrschen MS Office souverän – idealerweise bringen Sie auch Kenntnisse in SAP mit. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig, bringen kommunikative Stärke mit und schätzen die Zusammenarbeit im Team.
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
- Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppen 5–8 TVöD-Bund. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahressonderzahlung, eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss sowie vermögenswirksame Leistungen.
- Perspektive: Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen.
- Work-Life-Balance: Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit bieten wir zudem die Möglichkeit, Ihre Arbeiten teilweise im Homeoffice auszuführen, wenn es mit den Vor-Ort-Terminen vereinbar ist. Zudem bieten wir 30 Tage Urlaub, freie Brückentage und zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.
- Wissen und Weiterbildung: Wir fördern die Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung und können sich auf unser großes Weiterbildungsangebot freuen.
Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr.
Administrative:r Assistent:in / Office-Manager:in (w/m/d) Arbeitgeber: Forschungszentrum Jülich GmbH
Kontaktperson:
Forschungszentrum Jülich GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative:r Assistent:in / Office-Manager:in (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Forschung oder im Verwaltungsbereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Themen des Forschungszentrums Jülich. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit den Zielen und Werten der Institution identifizierst und bereit bist, aktiv zur Forschung beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationserfahrung vor. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte organisiert oder kommuniziert hast, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die interdisziplinäre Zusammenarbeit. Betone in Gesprächen, wie wichtig dir Teamarbeit ist und wie du dazu beitragen kannst, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative:r Assistent:in / Office-Manager:in (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Administrative:r Assistent:in / Office-Manager:in relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der Büroorganisation.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung des Institutsbetriebs beitragen können. Zeige deine Begeisterung für die Themen, an denen das Forschungszentrum arbeitet.
Sprache und Formatierung: Achte darauf, dass deine Bewerbung in korrektem Deutsch verfasst ist und eine klare Struktur hat. Verwende Absätze, um die Lesbarkeit zu verbessern, und achte auf eine professionelle Formatierung deiner Dokumente.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Forschungszentrum Jülich GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Unternehmenswerte
Informiere dich über die Werte und Ziele des Forschungszentrums Jülich. Zeige im Interview, dass du die gesellschaftlichen Herausforderungen verstehst und wie deine Rolle als Office-Manager:in dazu beitragen kann.
✨Präsentation deiner organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Projektassistenz verdeutlichen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Sitzungen oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Kommunikationsstärke demonstrieren
Da die Kommunikation eine zentrale Rolle spielt, übe, wie du klar und präzise Informationen weitergibst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch testen.
✨Fragen zur Teamarbeit stellen
Zeige Interesse an der Teamdynamik und stelle Fragen, die deine Bereitschaft zur Zusammenarbeit unterstreichen. Frage nach, wie das Team zusammenarbeitet und welche Tools verwendet werden, um die Kommunikation zu fördern.