Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator in für Prozessbegleitung und Qualit...

uni-assist e. V., die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen, ist ein von 158 deutschen Hochschulen und dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) getragener Verein zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen. Wir bearbeiten mehr als die Hälfte des gesamten internationalen Bewerbungsaufkommens an deutschen Hochschulen - pro Jahr mehr als 350.000 Bewerbungen aus rund 190 Ländern.

uni-assist prüft die formalen Voraussetzungen von ausländischen Bewerber innen für den Zugang zu deutschen Hochschulen und ist so aktiv daran beteiligt, dass ausländische Studierende Wissen und Fähigkeiten generieren, um dies später mit ihrer Expertise in die Gestaltung der Zukunft auf nationaler bzw. internationaler Ebene einzubringen.

Zur Verstärkung unserer Abteilung Hochschul- und Bewerbungsservice suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet einen Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 35 Std./Woche).

Das sind die Aufgaben:

• Eigenständige Durchführung von Ist-Analysen der bestehenden Arbeitsabläufe und Identifikation von Verbesserungspotenzialen in der Abteilung
• Weiterentwicklung von Qualitätsstandards für den Service
• Veranlassung von Prozessoptimierung im Zusammenwirken mit anderen Bereichen bzw. Abteilungen
• Vertretung der Abteilung in abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen zur Verbesserung von Servicequalität, Prozessoptimierung und Weiterentwicklung der uni-assist Software
• Identifizierung von Verbesserungspotentialen in Prozessen der Abteilung und an Schnittstellen
• Implementierung und Verantwortung neuer Prozesse unter Berücksichtigung abteilungsspezifischer Ziele
• Entwicklung von standardisierten Prozessen in den Arbeitsaufgaben zur Verbesserung der Servicequalität
• Erstellung, Verwalten und stetige Aktualisierung und Weiterentwicklung von detaillierten Prozessdokumentationen
• Entwicklung von Kennzahlen zur Messung der Verbesserungen in den Arbeitsprozessen und der Qualität
• Durchführung regelmäßiger Evaluationen und Monitoring von Prozessen
• Verantwortlichkeit für das Wissensmanagement der Abteilung
• Qualitätsprüfung der Inhalte und Arbeitsabläufe in den Wissensmedien
• Beratung der Abteilungsleitung in Bezug auf Prozessverbesserungspotential und strategischen Prozessentscheidungen
• Initiierung und Moderation von Workshops zur Prozessverbesserung
• Kontinuierliche Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements für Studieninteressierte, Studienbewerber innen und Hochschulen

Was wir erwarten:

• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) z. B. Wirtschaftswissenschaften, VWL, BWL, Prozessmanagement oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen
• Mindestens einjährige Berufserfahrung im Umgang mit gängigen Prozessmanagement-Tools sowie im Wissens- und Qualitätsmanagement
• Fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Methoden zur Optimierung, Verbesserung und ggf. Automatisierung von Verwaltungsprozessen sowie in der Festlegung von Qualitätszielen, der Entwicklung und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und der Messung und Überwachung der Qualität
• Tiefgreifende Kenntnisse der gängigen IT-Anwendungen, idealerweise mit Erfahrung im Umgang mit Datenbanken
• Souveränes Auftreten gepaart mit der Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation in deutscher und wünschenswert auch in englischer Sprache
• Eine schnelle Auffassungsgabe, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, eine strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent sowie Lösungsorientierung und ein gutes Selbst- und Zeitmanagement
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Freude an der Arbeit mit motivierten Kolleg innen, gleichwohl Du auch ebenso selbständig und eigenverantwortlich arbeitest

Was wir bieten:

• Eine unbefristete Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach TV-L (EG 11)
• Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Möglichkeit des mobilen Arbeitens an 1 bis 2 Tagen in der Woche
• Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem offenen und wertschätzenden Team
• Freiräume für kreatives Arbeiten
• Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Arbeitszeitkonto mit Zeiterfassung
• Einen zentralen und modernen Arbeitsplatz direkt am Bahnhof Südkreuz
• Vergünstigtes Jobticket auf Basis des Deutschlandtickets
• Sportangebot von EGYM Wellpass
• Bildschirmbrille

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann reiche bitte eine vollständige schriftliche Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 04.08.2025 ausschließlich über unser Bewerbungsportal ein.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung sowie sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.