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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination der Geschäftsstelle und Unterstützung bei internationalen Projekten.
- Arbeitgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche, forschungsstarke Universität in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und ein internationales Team.
- Warum dieser Job: Gestalte zukunftsweisende Entwicklungen in einer modernen Universität mit und erweitere deine Fähigkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und sehr gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Befristete Stelle als Elternzeitvertretung mit Möglichkeit zur Weiterbeschäftigung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mitarbeiter:in Geschäftsstellenverwaltung
Arbeitgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena
Tätigkeitsprofil:
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Am Institut für Organische Chemie und Makromolekulare Chemie (IOMC) der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultät ist für das Center for Energy and Environmental Chemistry (CEEC Jena) und den SFB 1278 sowie die DFG Forschungsgruppe FuncHeal zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Mitarbeiter:in Geschäftsstellenverwaltung
in Vollzeit als Elternzeitvertretung (100% / 40 Wochenstunden) zuerst befristet bis zum 31.03.2025 zu besetzen. Eine Weiterbeschäftigung über Drittmittel ist vorgesehen.
Das CEEC Jena bündelt das Know-How themenrelevanter Professuren und Arbeitsgruppen der Chemisch-Geowissenschaftlichen und der Physikalisch-Astronomischen Fakultät der Friedrich-Schiller-Universität Jena sowie des Fraunhofer-Instituts für Keramische Technologien und Systeme.
Ihre Aufgaben:
- Administrative Koordination der Geschäftsstelle und Unterstützung größerer Drittmittelprojekte
- Administrative Organisation der Zentralprojekte des SFB 1278 („PolyTarget“)
- Organisation von internationalen wissenschaftlichen Tagungen, Seminaren, Vorträgen, Workshops, Presseterminen und Gremiensitzungen
- Vor- und Nachbereitung von Messeauftritten
- Konzeption eines Sponsoring Konzeptes inkl. Preisgestaltung und Erstellung von Sponsorenhandbüchern
- Erstellung von Druckelementen wie Flyern, Programmheften, Abstractheften und Postern, sowie von Newslettern in deutscher und englischer Sprache
- redaktionelle Betreuung der Internetauftritte sowie der Social Media-Kanäle
- Koordination und administrative Unterstützung, vorrangig in englischer Sprache, sowie Empfang von (inter-)nationalen Gästen
- Verwaltungstechnische Organisation und Koordination von Personalangelegenheiten
Anforderungsprofil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveräne EDV-Kenntnisse (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher)
- Grundkenntnisse in HTML zur Administration von Webseiten wünschenswert
- Nach Möglichkeit Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
- Technisches/naturwissenschaftliches Grundverständnis ist von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Organisationsgeschick
- Selbstständige Arbeitsweise, strukturiertes Denkvermögen, Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, Flexibilität und organisatorisches Talent
- Gute Teamfähigkeit
Unser Angebot
- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
- Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder in einem internationalen Team
- Die Chance in einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität zukunftsweisende Entwicklungen mitzugestalten
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 15.11.2024, verlängert bis 20.12.2024 über unser Onlineformular.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter:in Geschäftsstellenverwaltung Arbeitgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena
Kontaktperson:
Friedrich-Schiller-Universität Jena HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Geschäftsstellenverwaltung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kommilitonen oder Kollegen, die bereits an der Friedrich-Schiller-Universität Jena arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Stelle geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Veranstaltungen des CEEC Jena. Zeige in deinem Gespräch, dass du dich mit den Themen und Zielen des Instituts auseinandergesetzt hast und wie du aktiv zur Unterstützung dieser Projekte beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da die Stelle viel Kontakt mit internationalen Gästen und die Koordination von Veranstaltungen umfasst, solltest du Beispiele für deine Erfahrungen in der Organisation und Kommunikation bereit haben.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Teamfähigkeit. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu schildern, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder dich schnell an neue Herausforderungen angepasst hast. Das wird deine Eignung für die Position unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Geschäftsstellenverwaltung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur administrativen Koordination und Organisation von Projekten passen.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Betone deine kaufmännische Ausbildung, EDV-Kenntnisse und Kommunikationsfähigkeiten.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und Anschreiben klar strukturiert und gut lesbar sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Schiller-Universität Jena vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten erfordert, sei bereit, Beispiele aus deiner Vergangenheit zu teilen, in denen du erfolgreich kommuniziert hast, sei es in schriftlicher oder mündlicher Form.
✨Kenntnisse in Englisch betonen
Die Position erfordert sehr gute Englischkenntnisse. Bereite dich darauf vor, Fragen auf Englisch zu beantworten und eventuell auch ein kurzes Gespräch auf Englisch zu führen, um deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen.
✨Fragen zur Teamarbeit stellen
Teamfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt dieser Rolle. Überlege dir Fragen, die du dem Interviewer stellen kannst, um mehr über das Team und die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung zu erfahren.
