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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte die Planung und Entwicklung automatisierter Dokumentenausgaben.
- Arbeitgeber: IT.NRW treibt die digitale Transformation in Nordrhein-Westfalen voran.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und betriebliche Altersvorsorge warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft für 18 Millionen Bürgerinnen und Bürger in NRW.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder relevante Berufserfahrung in IT erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfalt wird großgeschrieben; Bewerbungen von Frauen und Menschen mit Behinderungen sind besonders willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Spezialistin / Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d)Standorte: Düsseldorf oder Hagen, Vertrag: Teilzeit/Vollzeit (unbefristet), Vergütung: Entgeltgruppe 11/12 TV-L, Bewerbungsfrist: 25.06.2025Ihre Mission: NRW digitaler machen Bei IT.NRW geht es um mehr als \“nur\“ einen Job. Es geht um einen wichtigen gesellschaftlichen Auftrag: ein ganzes Bundesland digital vorwärtsbringen. Als Spezialistin/Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d) organisieren, entwickeln und pflegen Sie die automatisierte Abwicklung der Druckdatenaufbereitung für die öffentliche Verwaltung. Bringen Sie sich jetzt ein und leisten Sie einen wichtigen Beitrag für 18 Millionen Bürgerinnen und Bürger in NRWIhr Bereich: Druck-, Kuvertier- & Scanzentrum Im Druck-, Kuvertier- & Scanzentrum bieten wir allen Behörden, Betrieben und Einrichtungen der Landesverwaltung NRW den Service an, personalisierte Druckaufträge zentral, kostengünstig und effizient abwickeln zu lassen. Dazu gehören an den beiden Produktionsbereichen in Düsseldorf und Hagen auch die Generierung und Aufbereitung von Dokumenten für die automatisierte Weiterverarbeitung. In der zentralen Scanstelle in Düsseldorf erfolgt zudem die Digitalisierung des Posteingangs und Bereitstellung der Dokumente in digitaler Form für Ministerien und Behörden des Landes. Wir unterstützen damit die digitale Transformation der Landesverwaltung im Rahmen des E-Government-Gesetzes NRW.Stiftet Sinn: Ihre AufgabenIhre Haupttätigkeit:Sie verantworten die Planung und Entwicklung von automatisierten Prozessen zur Durchführung der digitalen und physischen Dokumentenausgabe (z. B. Bescheide, Mitteilungen, Informationsschreiben etc.).Sie betreuen und pflegen die Output-Management-Systeme und deren Systemumgebungen.Sie übernehmen und konvertieren die Druckdatenströme und reichern sie mit Layouts an.Sie bereiten die Daten für die maschinelle Verarbeitung vor und stellen sie für die Dokumentenproduktion bereit.Sie führen Fehleranalysen und Störungsbehebungen an Workflowsystemen durch.Sie wirken bei der Erstellung und Weiterentwicklung von IT-Konzepten (z. B. Administrationskonzepten, Sicherheitskonzepten) und internen Prozessen mit.Ihr Aufgabenfeld umfasst zudem: Sie sind Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner für neue Verfahren, wesentliche Änderungen in den Dienstleistungen sowie für das Reklamationsmanagement.Sie stellen Abrechnungsinformationen für die Kosten-/Leistungsrechnung bereit.Sie erstellen Dokumentationen zur Qualitätssicherung.Bewegt mehr: Ihr ProfilSie bringen mit:Abgeschlossenes Fachhochschul- oder Bachelorstudium im Bereich Informationstechnik, Mathematik, Physik oder in einem Studiengang mit IT-BezugAlternativ zum Studium: Abschluss als Operative Professional oder langjährige einschlägige Berufserfahrung in der ITGrundlegende Kenntnisse in Linux und/oder WindowsIT-SystemkenntnisseErfahrung in der Batchverarbeitung mit Linux und/oder WindowsSicheres Deutsch (in Wort und Schrift)Wünschenswert sind zudem:Kenntnisse im Bereich Druckdatenaufbereitung, Datenströme und/oder elektronische AktenführungKnow-how in Prozessen des Output- und DokumentenmanagementsIhre Persönlichkeit:Teamgeist, offen im Umgang mit Veränderungen Strukturierte Arbeitsweise und gut darin, komplexe Zusammenhänge zu erfassenKompetenter und serviceorientierter Umgang mit externen und internen Kundinnen und KundenZusätzliche StelleninfosEine Übertragung der vollständigen Tätigkeit auf dem konkreten Arbeitsplatz und damit eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 11 TV-L erfolgt, wenn Sie über eine mindestens sechsmonatige, einschlägige Berufserfahrung verfügen. In allen anderen Fällen werden Sie für die Dauer des ersten halben Jahres zunächst in der Entgeltgruppe 10 TV-L eingestellt. Die Eingruppierung in die Entgeltgruppe 12 TV- L erfolgt, wenn Sie über eine mindestens dreijährige praktische Erfahrung im genannten Bereich verfügen.Ihre BenefitsGute Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten Gute Work-Life-Balance sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch hohe Flexibilität (z.B. flexible Arbeitszeiten, Option auf Teilzeitarbeit, bis zu 80 % Homeoffice)Betriebliche Altersvorsorge Betriebliches GesundheitsmanagementEin offenes ArbeitsklimaStandortabhängig: Kantine sowie kostenfreie ParkplätzeDer richtige Schritt: Ihre BewerbungBewerben Sie sich jetzt einfach online und leisten Sie mit uns gemeinsam einen wichtigen Beitrag für 18 Millionen Menschen in NRW. Jetzt bewerbenBewerbungsschluss: 25.06.2025Zu Ihrer vollständigen Bewerbung gehören folgende Unterlagen:LebenslaufRelevante ZeugnisseAnstatt eines Anschreibens beantworten Sie uns bitte folgende Fragen im Bewerbungsportal: 1. Was interessiert Sie besonders an der Tätigkeit im Dokumentenservice? 2. Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit Dokumenten, Akten oder digitalen Archivsystemen? 3. Welche Stärken bringen Sie mit, die Sie für diese Position besonders qualifizieren?Selbstverständlich achten wir auf den Datenschutz und behandeln Ihre Unterlagen vertraulich.Unser Bewerbungsprozess Bewerben Sie sich bitte ausschließlich über unser Bewerbungsportal (per E-Mail oder Post übermittelte Unterlagen können leider nicht berücksichtigt werden). Nach dem Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend prüfen wir Ihre Unterlagen und geben Ihnen nach Ablauf der Bewerbungsfrist eine Rückmeldung. Das Kennenlernen findet überwiegend per Videokonferenz statt. Das weitere Vorgehen besprechen wir dann gemeinsam.Wir leben Vielfalt Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind ausdrücklich erwünscht. Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – ungeachtet von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat IT.NRW die Charta der Vielfalt unterzeichnet: .Ihr Draht zu uns Fragen zum Aufgabengebiet beantwortenThilo Engelbracht, , Tel. 0211/9449-2348Christoph Kramer, , Tel. 0211/9449-4910Kresimir Hajnal, , Tel. 0211/9449-2347Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortetSabrina Bank, , Tel. 0211/9449-6739
Spezialistin / Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d) Arbeitgeber: Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT)
Kontaktperson:
Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Spezialistin / Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die aktuellen Trends und Technologien im Dokumentenmanagement. Zeige in deinem Gespräch, dass du mit den neuesten Entwicklungen vertraut bist und wie diese in die Arbeit bei IT.NRW integriert werden können.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen mit automatisierten Prozessen und Dokumentenausgabe zu nennen. Dies zeigt, dass du praktische Kenntnisse hast und in der Lage bist, die Anforderungen der Stelle zu erfüllen.
✨Tip Nummer 3
Nutze das Vorstellungsgespräch, um deine Teamfähigkeit und deinen serviceorientierten Umgang mit Kunden zu betonen. Diese Eigenschaften sind für die Position entscheidend und sollten klar kommuniziert werden.
✨Tip Nummer 4
Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Möglichkeiten zur Weiterbildung. Dies zeigt dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit und deiner persönlichen Entwicklung innerhalb von IT.NRW.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Spezialistin / Spezialist im Dokumentenservice (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen. Überlege, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen passen.
Beantworte die Fragen im Bewerbungsportal: Anstatt eines klassischen Anschreibens musst du spezifische Fragen im Bewerbungsportal beantworten. Nimm dir Zeit, um präzise und überzeugende Antworten zu formulieren, die deine Motivation und Eignung für die Position verdeutlichen.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf aktuell ist und relevante Erfahrungen sowie Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position im Dokumentenservice wichtig sind. Betone insbesondere deine Kenntnisse in der Dokumentenverwaltung und IT.
Dokumente sorgfältig prüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass alle geforderten Unterlagen, wie Zeugnisse und Lebenslauf, beigefügt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT) vorbereitest
✨Verstehe die Rolle im Dokumentenservice
Informiere dich gründlich über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Position. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung verstehst und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Kenntnisse in der Dokumentenverarbeitung und im Output-Management belegen. Diese Beispiele helfen dir, deine Qualifikationen anschaulich zu präsentieren.
✨Zeige Teamgeist und Anpassungsfähigkeit
Da die Stelle einen kompetenten und serviceorientierten Umgang mit internen und externen Kunden erfordert, solltest du im Interview betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du dich an Veränderungen angepasst hast.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Arbeitsweise und das Team bei IT.NRW zu erfahren. Fragen zur Unternehmenskultur zeigen dein Interesse und helfen dir, herauszufinden, ob die Stelle gut zu dir passt.
