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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei administrativen Aufgaben und der Büroorganisation.
- Arbeitgeber: Caritasverband Breisgau-Hochschwarzwald bietet soziale Unterstützung für Menschen in Notlagen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30+1 Urlaubstage, betriebliche Altersvorsorge und viele Corporate Benefits.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und arbeite in einem motivierten Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation sind erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle (22h/Woche) mit viel Gestaltungsspielraum.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Der Caritasverband für den Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald e.V. ist ein Wohlfahrtsverband mit rund 850 hauptamtlichen und über 250 ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Wir bieten Menschen in schwierigen Lebenslagen fachgerechte Unterstützung und sind im Landkreis ein großer Anbieter von sozialen Beratungs- und Betreuungsangeboten sowie stationären Pflegeleistungen. Wir setzen uns für einen grenzachtenden Umgang und zum Schutz der uns Anvertrauten Menschen nach innen und außen ein.
Für unsere gemeindepsychiatrischen Dienste in Bad Krozingen suchen wir eine/n zuverlässige/n und engagierte/n Sekretär/in (m/w/d) in Teilzeit (22h/Woche), die/der mit Organisationstalent und Verantwortung unsere administrativen Prozesse unterstützt. Wenn Sie sich in einem abwechslungsreichen und vielseitigen Arbeitsumfeld wohlfühlen, gerne eigenverantwortlich arbeiten und dabei stets den Überblick behalten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!
- Büroorganisation und Verwaltung: Eigenständige Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Büroalltag
- Telefonzentrale und Empfang: Kompetente und zuvorkommende Betreuung von Anrufer/innen sowie Empfang und Betreuung von unseren Klient/innen
- Korrespondenz: Kommunikative Kompetenz im Umgang mit Klient/innen und Angehörigen
- Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen
- Büromaterialverwaltung: Bedarfsermittlung, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
- Unterstützung der Fachdienstleitung: Umsetzung und Nachverfolgung administrativer Aufträge für die Fachdienstleitung
- Zahlungsverkehr und Kassenführung: Verantwortliche Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie Verwaltung der Barkasse
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bspw. als Kauffrau für Büromanagement oder als Industriekauffrau (m/w/d) bzw. eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Bereich Büroorganisation und Verwaltung (gerne im sozialen Bereich)
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Software (Word, Excel, Outlook)
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
- Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Diskretion und Empathie im Umgang mit sensiblen Daten und Personengruppen
- Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld
- Ein motiviertes Team, das zusammenhält und gemeinsam Qualität lebt
- Ein attraktives Vergütungsmodell nach AVR Caritas (Entgeltgruppe 7, Anlage 2) sowie eine betriebliche Alterszusatzversorgung (KZVK)
- 30 + 1 Urlaubstage (bei VZ), Jahressonderzahlung, Corporate Benefits, Jobticket, Hansefit uvm.
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
- Mitarbeiterevents und gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
Office Managerin (m/w/d) - Sekretariat Arbeitgeber: Caritasverband für den Landkreis Breisgau- Hochschwarzwald e.V.
Kontaktperson:
Caritasverband für den Landkreis Breisgau- Hochschwarzwald e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Managerin (m/w/d) - Sekretariat
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben der Stelle. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Rolle als Office Managerin passen und bereite Beispiele vor, die du im Gespräch anführen kannst.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden des Caritasverbands. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position geben, was dir helfen kann, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da die Rolle viel Kontakt mit Klienten und Kollegen erfordert, solltest du Beispiele für deine Teamarbeit und deine Fähigkeit zur empathischen Kommunikation parat haben.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der sozialen Arbeit und den Werten des Caritasverbands. Informiere dich über deren Projekte und Initiativen, um im Gespräch zu verdeutlichen, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch die Mission des Unternehmens teilst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Managerin (m/w/d) - Sekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über den Caritasverband für den Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald e.V. und seine Werte. Verstehe die Rolle, die du als Office Managerin spielen würdest, und wie deine Fähigkeiten zur Mission des Unternehmens passen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die für die Position als Sekretär/in wichtig sind. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine Erfahrung in der Büroorganisation.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Stelle interessierst. Hebe deine Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und dein Organisationstalent hervor und erläutere, wie du zur Verbesserung der administrativen Prozesse beitragen kannst.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Caritasverband für den Landkreis Breisgau- Hochschwarzwald e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen und organisatorischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit Klienten und Kollegen erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsstärke zu demonstrieren. Übe, wie du dich klar und freundlich ausdrücken kannst, sowohl am Telefon als auch im persönlichen Gespräch.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Das Unternehmen legt Wert auf ein motiviertes Team, das zusammenarbeitet. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Teamdynamik beigetragen hast.
✨Sei bereit für Fragen zur Selbstständigkeit
In der Rolle wird ein hohes Maß an Selbstständigkeit gefordert. Sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Arbeit betreffen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit selbstständig Probleme gelöst hast.
