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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage various administrative tasks in a dynamic university environment.
- Arbeitgeber: Join the University of Rostock, a modern and family-friendly institution by the sea.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible part-time hours and a supportive work culture.
- Warum dieser Job: Be part of a vibrant academic community while gaining valuable experience.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in office management or equivalent experience required.
- Andere Informationen: Applications from diverse backgrounds are encouraged; deadline is 17.12.2024.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
An der Universität Rostock ist vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen an der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät am Institut für Soziologie und Demographie, befristet für die Dauer des Mutterschutzes und der Elternzeit der Stelleninhaberin die folgende Stelle zu besetzen:
Sachbearbeiter/in (m/w/d)
Startdatum : zum 20.01.2025
Arbeitszeit : Teilzeit mit 30 Stunden
Entgelt : Entgeltgruppe 8 TV-L
Standort : Campus Ulmenstraße
Ausschreibungsnummer : N 134/2024
Befristung : befristet für die Dauer des Mutterschutzes und der Elternzeit der Stelleninhaberin (bis voraussichtlich 28.02.2026)
Bewerbungsfrist : 17.12.2024
DAS SIND IHRE AUFGABEN:
- Bearbeiten unterschiedlicher Angelegenheiten in den Bereichen Studiengangsbetreuung, Begleiten von Veranstaltungen, Instituts- und Lehrstuhlverwaltung
- Allgemeine Sekretariatsführung mit Korrespondenz und Betreuen von Mitarbeiter*innen, Lehrenden, Studierenden und Dritten
- Verwaltungsaufgaben (Ablage- und Aktenverwaltung, allgemeiner Schriftverkehr)
- Terminüberwachung
- Planen von Reisen sowie Reisekostenabrechnungen für Professor*innen sowie Mitarbeiter*innen
- Aktualisieren von Verteilerlisten, Versenden von Rundmails, Pflege der Institutshomepage
- Beschaffen von Literatur
- Bearbeiten von Finanzangelegenheiten (Haushalt- und Drittmittelverwaltung) sowie von Lehraufträgen und Gastvorträgen
- Mittel verwalten unter Beachtung der haushaltsrechtlichen Vorschriften
- Kontrolle der Lehrplanung des Institutes
- Kalkulation und Vorbereiten der Unterlagen für die Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften
- Erstellen der Ausschreibungs- und Einstellungsunterlagen wissenschaftlicher Mitarbeiter*innen
- Elektronische Schriftgutverwaltung im ECM-System
- Betreuen von Institutsgästen sowie extern finanzierter Juniorprofessuren
DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar, mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen, dass Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen
- Versierter Umgang mit den gängigen Office-Programmen und Internetanwendungen, insbesondere MS Office
- Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute englische Sprachkenntnisse
- Wünschenswert sind berufliche Erfahrungen im Büromanagement
- Wünschenswert wären Kenntnisse im Umgang mit LaTeX und Content-Management-Systemen
- Die Fähigkeit, im Team zu arbeiten sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben
- Zuverlässigkeit, selbstständige Arbeitsweise, Kommunikationsfähigkeit
WIR ALS ARBEITGEBER:
Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.
WIR BIETEN IHNEN:
Die tarifliche Erfahrungsstufe wird unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell festgelegt. Die Befristung des Arbeitsverhältnisses richtet sich nach § 21 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 17.12.2024. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.
Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben. Bewerbungs- und Fahrkosten können leider nicht übernommen werden.
Kontakt
Universität Rostock
18051 Rostock
Tel.: +49 381 498 – 0
Sitze des Rektorats:
Universitätsplatz 1
18055 Rostock
#J-18808-Ljbffr
Sachbearbeiter/in (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Rostock
Kontaktperson:
Universität Rostock HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter/in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits in der Universität Rostock oder im Hochschulbereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle. Schau dir die Webseite der Universität Rostock an und finde heraus, welche Projekte oder Initiativen aktuell laufen. So kannst du in einem möglichen Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Teamarbeit und Selbstständigkeit vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit an einer Hochschule. Informiere dich über die Werte und die Kultur der Universität Rostock und bringe diese Aspekte in deinem Gespräch zur Sprache, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter/in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Sachbearbeiter/in an der Universität Rostock deutlich macht. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stellenanzeige ein und erläutere, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
Lebenslauf aktualisieren: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Erfahrungen, insbesondere im Büromanagement, auflistet. Betone deine Kenntnisse in MS Office und eventuell in LaTeX oder Content-Management-Systemen.
Zeugnisse und Nachweise beifügen: Füge deinem Bewerbungsunterlagen das Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote sowie weitere relevante Nachweise bei. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig sind, um eine Berücksichtigung deiner Bewerbung zu gewährleisten.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über den Button „Online-Bewerbung“ auf der Homepage der Universität Rostock ein. Beachte, dass E-Mail-Bewerbungen nicht akzeptiert werden und unvollständige Unterlagen im Auswahlverfahren unberücksichtigt bleiben können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Rostock vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Schau dir die spezifischen Aufgaben an, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Aufgaben passen und bereite Beispiele vor, die du im Interview teilen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Korrespondenz und den Umgang mit verschiedenen Personen erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen und achte darauf, aktiv zuzuhören.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Die Stelle erfordert einen versierten Umgang mit MS Office. Bereite dich darauf vor, deine Kenntnisse in diesen Programmen zu demonstrieren oder konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
✨Fragen zur Teamarbeit vorbereiten
Teamarbeit ist ein wichtiger Aspekt dieser Position. Überlege dir, welche Erfahrungen du in der Zusammenarbeit mit anderen gemacht hast und sei bereit, darüber zu sprechen, wie du zur Teamdynamik beigetragen hast.
