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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Prüfungsamt und unterstütze Studierende bei Prüfungsfragen.
- Arbeitgeber: Die FH Aachen ist eine der größten Fachhochschulen Deutschlands mit über 14.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft von Studierenden aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute EDV-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist unbefristet und bietet eine regelmäßige Arbeitszeit von 19 Stunden 55 Minuten.
Die FH Aachen gehört zu den größten und wichtigsten Fachhochschulen Deutschlands. An den beiden Standorten Aachen und Jülich studieren mehr als 14.000 Studierende in rund 80 Studiengängen vor allem in den klassischen MINT-Fächern wie Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik sowie Wirtschaftswissenschaften und Gestaltung. Durch die Lage im Dreiländereck Deutschland-Niederlande-Belgien und Kooperationen mit zahlreichen und bedeutenden ausländischen Partnerhochschulen ist Internationalität selbstverständlich.
Im Fachbereich Architektur an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen
Mitarbeiter:in im Prüfungssekretariat (w/m/d)
(Kennziffer: 01-1540)
- eigenverantwortliche Organisation des Prüfungsamts
- Prüfungs- und Lehrveranstaltungsanmeldungen
- Organisation der Prüfungen
- Terminierungen von Prüfungen
- Rücktritt von Prüfungsanmeldungen
- Bearbeitung von Prüfungsrücktritten
- Praktikumsanerkennung
- Eingabe von Noten
- Erstellen von Zeugnissen
- Bearbeitung von Einstufungsverfahren
- Beratung der Studierenden hinsichtlich Prüfungsfragen
- Pflegen der Daten im aktuellen Prüfungsverwaltungssystem inkl. Bereitstellung von Statistiken für den Bachelor- und Masterstudiengang
- Teilnahme an Prüfungsausschusssitzungen und deren Protokollierung
- Verantwortlichkeit für die Internetseiten des Prüfungsamtes
- allgemeine Büroorganisation
- Abbildung und dauerhafte Pflege und Anpassung der Prüfungsordnungen in HISPOS / HISinOne
- Bereitschaft zur Vertretung von Mitarbeiter:innen des Prüfungssekretariats eines anderen Fachbereichs (optionale gegenseitige Vertretung)
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
- EDV-Kenntnisse (MS Office) möglichst Kenntnisse der Module der HIS-Software
- möglichst Kenntnisse der Organisation und Struktur einer Hochschule und ihrer rechtlichen Grundlagen
- ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
- sicheres mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
- Freude am Umgang mit jungen Menschen
- strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen
- Arbeitsbedingungen und Vergütungen nach dem TV‑L
- eine Stelle, die mit Entgeltgruppe E 8 bewertet und unbefristet ist
- regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 19 Stunden 55 Minuten
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten)
- attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter sind erwünscht.
Mitarbeiter:in im Prüfungssekretariat (w/m/d) Arbeitgeber: Fachhochschule Aachen
Kontaktperson:
Fachhochschule Aachen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in im Prüfungssekretariat (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben im Prüfungssekretariat. Besuche die Website der FH Aachen und schaue dir die aktuellen Informationen zu den Studiengängen und Prüfungsordnungen an, um ein besseres Verständnis für die Abläufe zu bekommen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Prüfungssekretariats. Nutze Plattformen wie LinkedIn oder Xing, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise und Herausforderungen der Position zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten konkret unter Beweis stellen kannst. Denke an Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die diese Kompetenzen zeigen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit mit Studierenden. Überlege dir, wie du deine Freude am Umgang mit jungen Menschen in einem Gespräch zum Ausdruck bringen kannst, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in im Prüfungssekretariat (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über die FH Aachen: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich gründlich über die FH Aachen und den Fachbereich Architektur informieren. Verstehe die Anforderungen der Stelle und die Werte der Hochschule.
Erstelle ein maßgeschneidertes Anschreiben: Dein Anschreiben sollte spezifisch auf die Stelle im Prüfungssekretariat zugeschnitten sein. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit Studierenden sowie deine EDV-Kenntnisse.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die für die Position wichtig sind. Achte darauf, deine kaufmännische Ausbildung und Kenntnisse in MS Office klar darzustellen.
Überprüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass deine Deutschkenntnisse sowohl schriftlich als auch mündlich gut zur Geltung kommen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fachhochschule Aachen vorbereitest
✨Informiere dich über die FH Aachen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die FH Aachen und ihren Fachbereich Architektur informieren. Verstehe die Struktur der Hochschule, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen des Prüfungssekretariats.
✨Bereite Beispiele für organisatorische Fähigkeiten vor
Da die Stelle eine ausgeprägte organisatorische Kompetenz erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben, die deine Fähigkeiten in der Organisation von Prüfungen oder Veranstaltungen zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In der Rolle wirst du viel mit Studierenden kommunizieren. Bereite dich darauf vor, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen kannst, sei es durch Rollenspiele oder durch das Teilen von Erfahrungen, in denen du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast.
✨Frage nach Fortbildungsmöglichkeiten
Da die Stelle auch die Bereitschaft zur Fortbildung in hochschulspezifischen Softwaresystemen erfordert, ist es sinnvoll, im Interview nach den angebotenen Fortbildungsmöglichkeiten zu fragen. Das zeigt dein Interesse an persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung.
