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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Leitung im Personalservice mit Sitzungsorganisation, Protokollführung und Personalplanung.
- Arbeitgeber: Die Technische Universität Berlin ist eine der größten technischen Hochschulen Deutschlands im Herzen Berlins.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, persönliche Weiterentwicklung und zahlreiche Fortbildungsangebote warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Personalarbeit in einem dynamischen Umfeld und profitiere von Arbeitsplatzsicherheit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzstelle erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind herzlich willkommen; Chancengleichheit wird großgeschrieben.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Technische Universität Berlin – Zentrale Universitätsverwaltung – Abteilung II Personal und Recht / Servicebereich Personal (II T) Die Technische Universität Berlin als eine der größten Technischen Universitäten Deutschlands ist mitten im Zentrum Berlins angesiedelt, gut angebunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Als Servicebereich Personal sind wir Ansprechpartnerin für alle personellen Angelegenheiten, von der Einstellung bis zur Betreuung von Austrittsprozessen für die ca. 7000 wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Beschäftigten. Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Betriebliche Gesundheitsförderung, Diversität und Internationalität sind uns wichtig. Bei uns haben Sie Arbeitsplatzsicherheit und die Möglichkeit, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln sowie unsere Personalarbeit, insbesondere auch im derzeit laufenden Reorganisationsprozess, mitzugestalten. Neben flexiblen Arbeitszeiten bieten wir zahlreiche Fort- und Qualifizierungsmaßnahmen. Assistenz der Referatsleitung II T / Beschäftigte*r (d/m/w) – Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich; die Eingruppierung erfolgt in der angegebenen Entgeltgruppe, wenn alle persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen Aufgabenbeschreibung: Assistenz für die Leitung des Servicebereichs Personal, insbesondere: inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Protokollführung, Terminplanung, Schriftverkehr, Auskünfte zu allen Themen des Bereichs per E-Mail, Telefon, persönlich Unterstützung bei der Personalplanung Führung der hybriden Registratur des Servicebereichs Bearbeitung der Personaleinzelangelegenheiten der Beschäftigten des Servicebereichs Personal Schlüsselverwaltung, Raumverwaltung (Speedikon) Bestellungen und anschließende Rechnungsbearbeitung für den Servicebereich Personal Bewerbungsmanagement einschl. Vor- und Nachbereitung Recherche zu aktuellen Personalthemen im Rahmen von Anfragen, auch der Gremien und Interessenvertretungen Erstellung und Abgabe der Schwerbehindertenstatistik sowie Führung weiterer Statistiken Erwartete Qualifikationen: erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder als Fachangestellte*r für Bürokommunikation/Büromanagement oder abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige nachgewiesene Erfahrung auf einer Sekretariats-/Assistenzstelle an einer Hochschule oder anderen wissenschaftlichen Einrichtung oder des öffentl. Dienstes sehr gute Deutsch-und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sehr gute Kenntnisse der Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel Wünschenswert: Kenntnisse des TV-L, des PersVG und SGB IX sowie Grundkenntnisse der LHO und Kenntnisse universitärer Strukturen gute Anwenderkenntnisse einer Personalverwaltungssoftware, idealerweise SAP-HR hohe Dienstleitungsorientierung Hinweise zur Bewerbung: Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer ZUV-156/25 mit den üblichen Unterlagen (zusammengefasst in einem pdf-Dokument, max. 5 MB) per E-Mail an Frau Gempf (bewerbungen@personalabteilung.tu-berlin.de). Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung: https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/ . Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen. Technische Universität Berlin – Die Präsidentin – Zentrale Universitätsverwaltung, Abteilung II – Personal und Recht, Servicebereich Personal, Frau Gempf, Sekr. II T 01, Straße des 17. Juni 135, 10623 Berlin
Assistenz der Referatsleitung II T / Beschäftigte*r (d/m/w) - Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen Arbeitgeber: Technische Universität Berlin
Kontaktperson:
Technische Universität Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Referatsleitung II T / Beschäftigte*r (d/m/w) - Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Technische Universität Berlin und ihre Werte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Bedeutung von Diversität und Vereinbarkeit von Familie und Beruf verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Dienstleistungsorientierung unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Wenn du jemanden kennst, der an der TU Berlin arbeitet oder gearbeitet hat, frage nach Einblicken in die Unternehmenskultur und spezifische Anforderungen der Position.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in Office-Anwendungen und Personalverwaltungssoftware zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar ein kurzes Beispiel geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Referatsleitung II T / Beschäftigte*r (d/m/w) - Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Anforderungen in den Fokus: Achte darauf, dass du in deinem Anschreiben und Lebenslauf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen klar hervorhebst. Zeige, wie deine Ausbildung und bisherigen Tätigkeiten zu den Aufgaben der Assistenz der Referatsleitung passen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und was dich an der Technischen Universität Berlin reizt. Gehe auf die Aspekte ein, die dir wichtig sind, wie z.B. Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
Dokumente zusammenstellen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen in einem PDF-Dokument zusammengefasst sind. Dazu gehören dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben sowie relevante Zeugnisse und Nachweise über Sprachkenntnisse. Achte darauf, dass die Gesamtgröße 5 MB nicht überschreitet.
E-Mail-Bewerbung: Versende deine Bewerbung per E-Mail an die angegebene Adresse. Achte darauf, die Kennziffer ZUV-156/25 im Betreff zu erwähnen. Überprüfe vor dem Versand, ob alle Dokumente korrekt angehängt sind und die E-Mail professionell formuliert ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Technische Universität Berlin vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Referatsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unterstreichen.
✨Kenntnisse der relevanten Gesetze
Da Kenntnisse des TV-L, PersVG und SGB IX wünschenswert sind, solltest du dich mit diesen Themen vertraut machen. Zeige im Gespräch, dass du die Grundlagen verstehst und bereit bist, dich weiter einzuarbeiten.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Position viel Schriftverkehr und persönliche Kommunikation erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu betonen. Bereite dich darauf vor, Beispiele für erfolgreiche Kommunikation in deiner bisherigen Arbeit zu geben.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten der Technischen Universität Berlin vor. Dies zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir, herauszufinden, ob die TU Berlin gut zu dir passt.
