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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Dokumente und assistiere in verschiedenen Abteilungen.
- Arbeitgeber: Regierungspräsidium Freiburg - ein sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Fortbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsangebote.
- Warum dieser Job: Gestalte die Region mit und arbeite in einem engagierten Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute MS Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfalt wird geschätzt; Frauen und Menschen mit Behinderung sind besonders eingeladen, sich zu bewerben.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Beim Regierungspräsidium Freiburg sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt in verschiedenen Abteilungenmehrere unbefristete und befristete Stellen zu besetzen als Beschäftigte / Beschäftigter(w/m/d) in Assistenz und Registratur. Dienstort:Freiburg Umfang:Voll- und Teilzeit Vergütung:Entgeltgruppe 5 TV-L Anstellungsart:mehrere befristete und unbefristete Stellen Zur Verfügung stehen Stellenanteile von mindestens 475 %.Befristete Beschäftigungen erfolgen gemäß § 14 Abs. 2 TzBfG oder insb. zur Vertretung von Mitarbeitenden. Ihre Aufgaben: im Bereich Registratur Erfassung und Registrierung des elektronischen und schriftlichen Posteingangs sowie von Sach- bzw. Personalakten; Pflege, Recherche sowie Auswertung im elektronischen Dokumenten- und Schriftgutverwaltungssystem Führung der elektronischen Akte, eigenständige Zuordnung und Registrierung des eingehenden Schriftguts nach Aktenplan Verwaltung des Aktenbestands, Wiedervorlagemanagement, Archivierung und zeitbezogene Aussonderung von Akten im Bereich Assistenz Erstellen von Anschreiben und Bescheiden nach Vorlage Anlegen und Pflegen von Listen; Zusammenstellung von Datenmaterial Verwalten und Anpassen von Vordrucken und Mustern Ausfertigung von Gebührenbescheiden und Auszahlungsanordnungen nach Anweisung sonstige Assistenztätigkeiten (z.B. Postverkehr, Diktate, Terminverwaltung und -koordination) Entgegennahme und Weitervermittlung telefonischer Anfragen, Empfang Der konkrete Aufgabenzuschnitt richtet sich jeweils nach der betreuten Organisationseinheit. Änderungen bleiben vorbehalten. Ihr Profil: erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellte/ Rechtsanwaltsfachangestellter, Justizfachangestellte / Justizfachangestellter oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement sichere Beherrschung der gängigen MS Office-Anwendungen sowie Bereitschaft und Fähigkeit, sich in weitere Programme einzuarbeiten Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, Kundenorientiertheit, Servicebereitschaft und Organisationsgeschick sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift von Vorteil sind berufliche Erfahrungen im Registratur – bzw. Assistenzbereich einer Behörde Unser Angebot: interessanter und sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst die Möglichkeit, unsere Region mitzugestalten moderne Arbeitsbedingungen und ein engagiertes Team sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ausgewogene Work-Life Balance flexible Arbeitszeitregelungen mit Homeoffice-Möglichkeit großes Fortbildungs- und Gesundheitsangebot (z.B. Hansefit (https://hansefit.de/mitarbeiter/) ) Unterstützung für den Arbeitsweg (JobTicket (https://vm.baden-wuerttemberg.de/de/politik-zukunft/nachhaltige-mobilitaet/mobilitaetsmanagement/jobticket-bw) / JobBike (https://vm.baden-wuerttemberg.de/de/politik-zukunft/nachhaltige-mobilitaet/mobilitaetsmanagement/jobbike-bw) BW) Vielfalt macht uns und unsere Behörde stark. Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Menschen – unabhängig von Alter, Herkunft oder anderen persönlichen Eigenschaften. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Menschen werden bei insgesamt gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Beschäftigung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L). Bei Vorliegen aller tariflichen und persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung in Entgeltgruppe 5 TV-L. Ihre Ansprechperson: Michelle Gulde, Sachbearbeitung Personal, Tel. 0761 / 208-1030 Jetzt bewerben! Kennziffer: e25055 Bewerbungsfrist: 30.07.2025 Bitte nutzen Sie unser Onlineverfahren (https://bewerberportal.landbw.de/rp_fr_v2/bestimmungen.php) . https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpf/ueber-uns/karriere/ https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpf/ Regierungspräsidium Freiburg Referat 12, 79083 Freiburg Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person (https://rp.baden-wuerttemberg.de/fileadmin/RP-Internet/Freiburg/Service/_DocumentLibraries/Documents/stellenausschr-dsgvo.pdf) nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und weitere Informationen erhalten Sie auf www.rp-freiburg.de (http://www.rp-freiburg.de) unter Stellenangebote (https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpf/ueber-uns/karriere/stellenangebote/) . Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
Beschäftigte / Beschäftigter (w/m/d) in Assistenz und Registratur Arbeitgeber: Regierungspräsidium Freiburg Personal
Kontaktperson:
Regierungspräsidium Freiburg Personal HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Beschäftigte / Beschäftigter (w/m/d) in Assistenz und Registratur
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Stelle. Besuche die Website des Regierungspräsidiums Freiburg, um mehr über die Abteilungen zu erfahren, in denen du arbeiten könntest. So kannst du gezielt auf deine Fähigkeiten eingehen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Regierungspräsidiums Freiburg, um Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Mitarbeiter zu erhalten. Empfehlungen können dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen zu den Themen Organisation, Teamarbeit und Kundenorientierung übst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Eignung für die Assistenz- und Registraturaufgaben unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Motivation für die Stelle, indem du dich über aktuelle Projekte und Initiativen des Regierungspräsidiums informierst. Wenn du im Gespräch zeigst, dass du dich mit der Behörde identifizierst und aktiv zur Region beitragen möchtest, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Beschäftigte / Beschäftigter (w/m/d) in Assistenz und Registratur
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Ausbildung im Verwaltungsbereich sowie deine Kenntnisse in MS Office und andere relevante Programme.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und welche spezifischen Fähigkeiten du mitbringst. Gehe auf deine Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie deine Kundenorientiertheit ein.
Online-Bewerbung einreichen: Nutze das Onlineverfahren, um deine Bewerbung einzureichen. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler, bevor du sie abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Regierungspräsidium Freiburg Personal vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben im Bereich Registratur und Assistenz. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Aufgabenbereiche passen.
✨Kenntnisse der MS Office-Anwendungen
Da sichere Kenntnisse in MS Office gefordert sind, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Fähigkeiten in diesen Programmen zu demonstrieren. Vielleicht kannst du Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, wo du diese Anwendungen erfolgreich eingesetzt hast.
✨Team- und Kommunikationsfähigkeit betonen
Bereite Beispiele vor, die deine Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeiten zeigen. In der Assistenz ist es wichtig, gut mit anderen zusammenzuarbeiten und Informationen klar zu kommunizieren.
✨Fragen zur Organisation und zum Arbeitsumfeld
Zeige dein Interesse an der Behörde, indem du Fragen zur Organisation und den Arbeitsbedingungen stellst. Das zeigt, dass du dich mit dem Arbeitgeber auseinandergesetzt hast und motiviert bist, Teil des Teams zu werden.
