Sachbearbeiter*innen für den Verwaltungs- und Kundenservice im Fachdienst Familien- und Jugendhilfe

Sachbearbeiter*innen für den Verwaltungs- und Kundenservice im Fachdienst Familien- und Jugendhilfe Art: Voll- und Teilzeit Bewerbungsfrist: 25.07.2025 Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Ort: Neumünster Befristung: unbefristet bzw. befristet Entgeltgruppe: 5 TVöD/VKA Stellenbeschreibung: Wir für alle – Arbeiten bei der Stadt Neumünster Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt bzw. zum 01.10.2025 für unseren Fachdienst Familien- und Jugendhilfe mehrere Sachbearbeiter*innen für den Verwaltungs- und Kundenservice Die Beschäftigung erfolgt unbefristet bzw. befristet in Vollzeit (39 Wochenstunden) bzw. in Teilzeit mit der Entgeltgruppe 5 TVöD/VKA. Der Fachdienst Familien- und Jugendhilfe bietet Beratung und Unterstützung für junge Menschen bis zur Vollendung des 21. Lebensjahres und deren Familien in Fragen der Erziehung, bei Trennung und Scheidung der Eltern, in krisenhaften Lebenssituationen sowie bei Fragen zum Kindesunterhalt und Sorgerecht an. Ihm gehören die Abteilungen der Bezirkssozialarbeit, des Pflegekinderdienstes, der kultursensiblen Jugendhilfe, der Intervention und Prävention/Jugendgerichtshilfe, Unterhalt, Amtsvormundschaften, der Wirtschaftlichen Jugendhilfe und die Jugendberufsagentur an. Ihre zukünftigen Aufgaben: Verwaltungsservice für den Fachdienst Familien- und Jugendhilfe Abwicklung von Kopieraufträgen sowie Software- und Statistikeingaben Arbeitsauflagen: Bei noch nicht bekannten Fällen Statistik eintragen, Jugendliche und Einsatzstelle anschreiben, überwachen, nach Fristablauf das Amtsgericht anschreiben Datenpflege im Fachverfahren LÄMMkom z.B. bei Änderungen von Personenstammdaten Heraussuchen und Ablegen von Akten und einzelnen Urkunden im Archiv Identifikation von zu löschenden und zu vernichtenden Vorgängen Archivierung beendeter Fallakten und Pflege des Archivbestandes Statistische Erfassung von U-Untersuchungen, bei bekannten Fällen Anschreiben für den Sachbearbeiter fertigen; bei nicht bekannten Fällen ggf. Eltern anschreiben und Durchführung überwachen Telefonannahme für die Fachdienstleitung Verwaltung des Posteinganges und des Postausganges Führung und Weiterverarbeitung von Listen, z.B. Bereitschaftsdienstliste, Straßenliste, Buchstabenvertretungsliste, Abwesenheitsliste, Organigramm Erfassung von Krank- und Gesundmeldungen sowie Pflege der Urlaubskartei für den gesamten Fachdienst Pflege der Rufbereitschaftstasche Annahme und Weitergabe von Aufträgen für Visitenkarten- und Kalenderbestellungen Bestellung des Geschäftsmaterials Vorbereitung von Besprechungen Kundenservice Entgegennahme und Verarbeitung von Informationen Erteilung allgemeiner Auskünfte Zuständigkeitsklärung für eingehende Anliegen USB-Sticks von Trägern in LÄMMkom einlesen und den Fällen zuordnen Vorbereitung und Versendung von Elternbriefen Gestaltung und Aktualisierung der Beschilderung im Fachdienst Koordinierung der Aktion \“Wunschstern\“ Annehmen und Vermitteln eingehender Telefonate Schreibtätigkeiten für den Fachdienst Familien- und Jugendhilfe Abwicklung von Schreibaufträgen über Diktiergerät Vorhaltung, Verwaltung und Weiterentwicklung von Standardschreiben Bei Polizeimeldungen: Fertigung von Anschreiben für die Polizeidienststelle Ihre Voraussetzungen: Abschluss: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich weitere Voraussetzungen: Erfahrungen im Umgang mit Kund*innen sind wünschenswert Verwaltungs- oder Sekretariatserfahrungen sind von Vorteil EDV: Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook), Session, LÄMMkom, H&H bzw. die Bereitschaft, sich die entsprechenden Kenntnisse kurzfristig anzueignen Sie sind ein Organisationstalent, verfügen über kommunikatives Geschick und behalten auch bei erhöhtem Arbeitsanfall den Überblick Wir Bieten: Kommen Sie in unsere Mitte! Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen: N utzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen E ine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt U mfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot M itarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB) Ü bernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen N eun-Zehntel-Arbeitszeitmodell für bis zu 52 freie Tage pro Jahr S icheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst T eilnahme am Fitnessprogramm E rreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket R egelmäßige Gesundheits- und Sportangebote Die Stadt Neumünster wurde als \“Top Nationaler Arbeitgeber 2025\“ von Focus ausgezeichnet. Ein Beispiel dafür ist unser 9/10tel Arbeitszeitmodell mit dem wir noch mehr Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für unsere Mitarbeitenden ermöglichen! Dafür arbeiten Sie die gleiche tägliche Arbeitszeit, reduzieren das Gehalt auf 90% und erhalten 10% Ausgleich in Form zusätzlicher freier Tage. Das sind bei einer 5-Tage-Woche 52 freie Tage im Jahr. Die freien Tage werden wie bei Urlaub mit der Führungskraft eingeplant. So sind Modelle denkbar von längeren Urlauben z.B. zu Ferienzeiten oder jede 2. Woche eine 4-Tage-Woche. Teilnehmen können alle Personen, ob Tarifangestellte oder Beamte, ob Teil- oder Vollzeit. Sprechen Sie uns gern an! Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln. Besonderheiten: Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Gewünschte Bewerbungsform: Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, die Sie uns bitte bis zum 25.07.2025 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen. Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden. Nähere Informationen: Haben Sie Fragen? Frau Koslowski, Abteilungsleitung (Tel. 04321 – 942 2507), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung. Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne in der Zeit von 08:30 Uhr – 13:00 Uhr unter der Telefonnummer 04321 942 – 2450, -2466 oder -2261.