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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Anrufer und Besucher, organisiere Meetings und unterstütze das Team.
- Arbeitgeber: Arbeite in einem innovativen, internationalen Unternehmen mit einer positiven Arbeitsatmosphäre.
- Mitarbeitervorteile: Genieße 30 Tage Urlaub, Altersvorsorge-Zuschuss, Obstkorb und kostenlose Getränke.
- Warum dieser Job: Bringe deine Ideen ein und gestalte das Office Management aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management sind erforderlich.
- Andere Informationen: Moderne Büros am Karlsruher Hauptbahnhof mit guter Verkehrsanbindung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Empfang (min. 30h/Woche) Vollzeit unbefristet Wir bieten: Herausfordernde Aufgaben und Entfaltungsmöglichkeiten in einem innovativen und internationalen Umfeld Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und somit das Office Management weiter voran zu treiben Einen unbefristeten Arbeitsplatz in einer außerordentlich positiven Arbeitsatmosphäre Modern ausgestattete Büros mit guter Verkehrsanbindung durch die zentrale Lage am Karlsruher Hauptbahnhof 30-Tage-Urlaub, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, ein Obstkorb und kostenlose Getränke sind für uns selbstverständlich Ihre Aufgaben: erste*r Ansprechpartner*in für Anrufende und Besuchende Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, sowie deren Vertretung in Abwesenheit Unterstützung der Bereichsleitung bei Sonderaufgaben und Projekten Erledigung klassischer Assistenzaufgaben: – Planung und Buchung von Dienstreisen sowie Freigabe der Reisekostenabrechnung – Buchung von Poolfahrzeugen und Unterstützung bei der Betreuung des Fuhrparks – Terminplanung und -koordination sowie die Organisation von Besprechungen – Bearbeiten des Posteingangs und –ausgangs und Übernahme der Telefonzentrale – Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien – Überwachung der Ordnung und Sauberkeit in unseren Büros Optimierung von Abläufen und Prozessen im Sekretariat Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office Management, Sekretariat oder am Empfang strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft Hohe Kommunikationsfähigkeit gepaart mit einem freundlichen Auftreten Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse Ihr Kontakt Personalabteilung Tel.: +49 721 98520 0 Abteilung: Administration Standort Fautenbruchstraße 46 76137 Karlsruhe
Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Empfang (min. 30h/Woche) Arbeitgeber: IPG Automotive Forum
Kontaktperson:
IPG Automotive Forum HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Empfang (min. 30h/Woche)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die möglicherweise bereits in der Branche arbeiten oder Kontakte zu uns haben. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über unsere Unternehmenskultur und Werte. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit unserer Mission identifizierst und wie du aktiv zur positiven Arbeitsatmosphäre beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deinen Erfahrungen im Office Management. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfolge unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige Initiative! Wenn du Ideen hast, wie wir unsere Abläufe im Sekretariat optimieren können, teile diese während des Gesprächs mit. Das zeigt, dass du proaktiv denkst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Sekretariat und Empfang (min. 30h/Woche)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Office Manager. Erkläre, warum du dich für diese Rolle interessierst und was dich an der Arbeit in einem internationalen Umfeld reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine mehrjährige Erfahrung im Bereich Office Management oder Sekretariat. Nenne spezifische Beispiele, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Position hohe Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du in deiner Bewerbung darauf eingehen, wie du in der Vergangenheit effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast. Erwähne auch deine fließenden Deutsch- und Englischkenntnisse.
Prüfe auf Vollständigkeit und Fehler: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und achte darauf, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei IPG Automotive Forum vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen im Office Management oder wie du mit stressigen Situationen umgehst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und deine Fähigkeiten kennst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kontakt mit Gästen und Kollegen erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und freundlich zu sprechen, und zeige, dass du ein guter Zuhörer bist.
✨Zeige dein Organisationstalent
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Planung belegen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast, um deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Informiere dich über das Unternehmen
Recherchiere über die Firma und ihre Kultur. Zeige im Interview, dass du dich mit den Werten und Zielen des Unternehmens identifizieren kannst. Das zeigt dein Interesse und Engagement für die Position.
