Sachbearbeitung Doctoral Affairs Office (m/w/d)

Du möchtest Promotionsprozesse mitgestalten und den Aufbau einer modernen Forschungslandschaft aktiv unterstützen?

Als Sachbearbeiter/-in im Doctoral Affairs Office bist du Teil der UTN School of Students and Young Researchers (StaRs) und gestaltest gemeinsam mit deinem Team zentrale Abläufe rund um das Promotionswesen der UTN – auf Deutsch und Englisch, serviceorientiert und zukunftsgerichtet.

Du berätst Promovierende und Betreuende, koordinierst Ausschreibungsverfahren für Promotionsstellen und sorgst für reibungslose Abläufe. Außerdem bringst du dich beim Aufbau des Doctoral Affairs Office ein – insbesondere bei der Entwicklung eines digitalen Promovierendenmanagements.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Team StaRs. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

• Beratung von Promovierenden auf Deutsch und Englisch
• Betreuung und Sachbearbeitung bei Promotionsverfahren von der Koordination und Nachhaltung der Fristen bis hin zur Ausstellung von Promotionsurkunden und – zeugnissen
• Koordination von Ausschreibungsverfahren für Promotionsstellen inkl. Überprüfung der formalen Zulassungsvoraussetzungen und Durchführung der Zulassung im Doktorandenmanagement
• Unterstützung beim Aufbau des Doctoral Affairs Office, insbesondere der Entwicklung eines digitalen Promovierendenmanagements

Dein Profil:

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufleute für Büromanagement, einen erfolgreichen Abschluss des Beschäftigtenlehrgangs I (BL I) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige mehrjährige (mind. zwei Jahre) Berufserfahrung im Bereich der Hochschulverwaltung
• Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert:

• Sehr gute bis exzellente Kenntnisse in Microsoft Excel und Word
• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und deren Anwendung in der Praxis

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Je nach Stufe ab 3319,52€ brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
• Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Teilzeit mit bis zu 20 Stunden besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere

• Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote

• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Team-Events

Mobilität

• Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder
• JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm

You want to help shape doctoral processes and actively contribute to building a modern research environment?

As an Administrative Assistant in the Doctoral Affairs Office, you will be part of the UTN School of Students and Young Researchers (StaRs) and work with your team to shape the central processes surrounding doctoral research at UTN – in both German and English, service-oriented and future-focused.

You will advise doctoral researchers and advisors, coordinate recruitment procedures for doctoral positions, and ensure smooth administrative workflows. You will also contribute to the development of the Doctoral Affairs Office – especially by helping design a digital management system for doctoral researchers.

Sounds like you?

Then apply now and become part of a unique journey in the StaRs Unit. Together we will build the university of the future – with your talent and commitment.

Your tasks:

• Advice for doctoral researchers in German and English
• Supervision and processing of doctoral procedures from the coordination and monitoring of deadlines to the issuing of doctoral certificates and diplomas
• Coordination of advertisement procedures for doctoral positions, including checking the formal admission requirements and carrying out the admission process in the doctoral management system
• Support in setting up the Doctoral Affairs Office, in particular the development of a digital management system for doctoral researchers

Your profile:

Required:

• Successfully completed three-year vocational training as an administrative assistant, office management assistant, successful completion of the Employee Training Programme I (BL I) or a comparable qualification
• Relevant professional experience of several years (at least two years) in the field of university administration
• Good to very good written and spoken German and English skills

Desirable:

• Very good to excellent knowledge of Microsoft Excel and Word
• Experience in dealing with databases and their practical application

Your benefits:

Attractive salary & security

• Permanent employment in the public sector for long-term planning security
• Attractive salary according to pay group 8 TV-L (depending on level from € 3319,52 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Social benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

• Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
• 30 days of holiday per year ( based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
• Possibility of individual working hours: The position can be filled part-time with up to 20 hours

Further development & career

• Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

• Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
• Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
• Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

• Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
• Regular team events

Mobility

• Convenient location with good public transport connections
• Free parking, e-charging stations, company bikes
• JobBike Bayern our company bike leasing programme