Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und sorge für einen reibungslosen Büroalltag.
- Arbeitgeber: HAPEKO verbindet Fachkräfte mit renommierten Unternehmen in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und moderne technische Ausstattung warten auf dich!
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Rolle in einem internationalen Umfeld mit flachen Hierarchien.
- Gewünschte Qualifikationen: Du hast Erfahrung im Office Management und sprichst fließend Deutsch und Englisch.
- Andere Informationen: Genieße ein strukturiertes Onboarding und zahlreiche Zusatzangebote wie Job-Bike und Firmenevents.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unternehmen:
HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.Unser Mandant ist ein renommiertes international agierendes Schifffahrtsunternehmen mit zentral gelegenem Sitz in Hamburg. Seit vielen Jahrzehnten erfolgreich am Markt etabliert, betreibt das Unternehmen eine moderne Flotte im internationalen Seehandel und bietet seinen Kunden einen exzellenten Service mit maßgeschneiderten Supply-Chain-Lösungen.Im Zuge einer neu geschaffenen Position suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt exklusiv eine Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung und Direktvermittlung. In dieser abwechslungsreichen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Funktion im Tagesgeschäft: Sie entlasten die Geschäftsführung organisatorisch, sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und sind eine verlässliche Schnittstelle zwischen internen Teams, Gästen und externen Partnern.Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich und möchten Ihre organisatorischen Stärken in einem vielseitigen Umfeld mit flachen Hierarchien einbringen? Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren souverän – auf Deutsch wie auf Englisch – und behalten auch bei parallelen Aufgaben stets den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der Referenznummer AMA/ 127771!
Aufgaben:
- Erste Anlaufstelle am Empfang und Telefon – mit einem freundlichen Auftreten sorgen Sie für einen professionellen Kontakt nach außen sowie für eine angenehme Betreuung von Gästen und Shareholdern
- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere durch zuverlässige Kalenderpflege, Terminorganisation und Übernahme administrativer Aufgaben
- Planung und Organisation von Geschäftsreisen und Firmenveranstaltungen
- Koordination und Betreuung von externen Dienstleistern wie Handwerkern, Reinigungs- oder Sicherheitsfirmen
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Organisation von Büromaterial sowie die Verwaltung vertragsbezogener Themen (z.B. Telefonie, Firmenwagen, Versicherungen)
- Sorgfältige Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen für interne und externe Termine
- Übernahme weiterer Verwaltungs- und Assistenzaufgaben im laufenden Tagesgeschäft
Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion und/oder im Office Management, idealerweise in einem mittelständischen Unternehmensumfeld mit internationaler Ausrichtung
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie ein sicheres Gespür für Prioritäten und effiziente Abläufe
- Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen und ausgeprägte Diskretion
- Hohes Maß an Serviceorientierung, Professionalität im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift – in Deutsch und Englisch gleichermaßen sicher
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook und Word
Vorteile:
- Eine spannende und vielseitige Position in einem international tätigen Unternehmen mit flachen Hierarchien
- 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten
- Moderne technische Ausstattung und ergonomische Arbeitsplätze in hochwertig ausgestatteten Büroräumen
- Arbeiten in einem charmanten Altbau in Toplage in direkter Alsternähe
- Ein strukturiertes Onboarding und persönliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen
- Job-Bike, Getränke und Obst, Firmenevents und weitere Zusatzangebote
#J-18808-Ljbffr
Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d) für renommiertes Schifffahrtsunternehmen Arbeitgeber: Hapeko Hanseatisches Personalkontor GmbH
Kontaktperson:
Hapeko Hanseatisches Personalkontor GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d) für renommiertes Schifffahrtsunternehmen
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Schifffahrtsbranche tätig sind. Oftmals erfährt man über persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über das Unternehmen informierst. Verstehe ihre Dienstleistungen und die Branche, um gezielte Fragen stellen zu können und dein Interesse zu zeigen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten in einem praktischen Beispiel. Überlege dir eine Situation aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in der du erfolgreich ein Projekt oder eine Aufgabe koordiniert hast, und bereite dich darauf vor, dies im Gespräch zu erläutern.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Da die Position sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, könnte es hilfreich sein, ein kurzes Gespräch auf Englisch zu führen, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsleitung / Office Managerin (m/w/d) für renommiertes Schifffahrtsunternehmen
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich gründlich über das Schifffahrtsunternehmen und seine Dienstleistungen. Besuche die Website des Unternehmens, um mehr über deren Werte, Kultur und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen im Assistenz- oder Office-Management-Bereich hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch ein und beschreibe, wie du zur Effizienz im Büroalltag beitragen kannst.
Prüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Motivationsschreiben fehlerfrei sind und professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hapeko Hanseatisches Personalkontor GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du in diesem Unternehmen arbeiten möchtest. Das zeigt, dass du dich mit der Position und dem Unternehmen auseinandergesetzt hast.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennen, die deine Fähigkeiten in der Terminorganisation und im Office Management unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
In dieser Position ist eine klare Kommunikation entscheidend. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch zu demonstrieren, vielleicht durch Rollenspiele oder das Üben von Gesprächen.
✨Informiere dich über das Unternehmen
Recherchiere das Schifffahrtsunternehmen und seine Dienstleistungen. Zeige im Interview, dass du die Branche verstehst und wie du zur Verbesserung der internen Abläufe beitragen kannst.
