Stellvertretende Assistenz der Geschäftsführung & Office Manager (w/m/d)

TREYSTA Ingenieure Holding GmbH ist eine dynamisch wachsende Firmengruppe mittelständischer Ingenieurbüros, spezialisiert auf komplexe Infrastrukturprojekte. Die Gruppe besteht aktuell aus 9 Gesellschaften mit ca. 450 Mitarbeitenden an 20 Standorten in Deutschland.

Für unser Büro in Berlin suchen wir eine Stellvertretende As s istenz der Geschäftsführung & Office Manager (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung: Organisation und Koordination von Terminen, Reisen und Besprechungen.
• Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung: Übernahme der Aufgaben und Verantwortung während der Abwesenheit der direkten Assistenz der Geschäftsführung.
• Office Management: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büro, einschließlich Verwaltung der Büromaterialien, Betreuung von Gästen und Koordination externer Dienstleister.
• Korrespondenz und Kommunikation: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von interner und externer Korrespondenz (schriftlich und telefonisch) in deutscher und englischer Sprache.
• Verwaltung und Dokumentation: Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Ablagesystemen und relevanten Datenbanken.
• Event planung und -koordination: Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Team-Meetings, Workshops und anderen Firmenveranstaltungen.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• 4+ Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen / organisatorischen Position
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeiten sowie ein professionelles Auftreten
• Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und Outlook)

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Die Möglichkeit, Deine Fähigkeiten einzubringen und weiterzuentwickeln
• Ein motiviertes und freundliches Team sowie eine angenehme Arbeitsatmosphäre
• Attraktive Vergütung und Benefits

Deine Zukunft beginnt hier:

Auch wenn Du nicht alle Anforderungen zu 100 % erfüllst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bei uns zählen nicht nur Deine bisherigen Erfahrungen, sondern vor allem Dein Potenzial und Deine Leidenschaft.

Gemeinsam für Vielfalt:

Wir legen großen Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt in unserem Team. Alle Bewerber*innen sind bei uns willkommen, unabhängig von Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen. Vielfalt ist unsere Stärke!

Neugierig geworden? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

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