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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei Büroorganisation und Geschäftsbetrieb mit viel Eigenverantwortung.
- Arbeitgeber: Ein modernes Unternehmen in Heidelberg, das im Bereich Digitalisierung tätig ist.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein tolles Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wertschätzenden Teams mit flachen Hierarchien und spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung, fließendes Deutsch und gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeit (50-80%) möglich, Gehalt zwischen 38.000 und 45.000€ bei Vollzeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 45000 € pro Jahr.
Jobs Assistenz der Geschäftsführung und Office Management (w/m/d)
Unser Team in Heidelberg sucht Verstärkung durch Dich als Assistenz der Geschäftsführung und Office Management (w/m/d)
Hast Du Interesse daran, ein Team, das im Bereich Digitalisierung von Kunden agiert zu unterstützen und unseren Standort in Heidelberg weiter zu entwickeln? Unser Team in Heidelberg sucht Dich als Assistenz der Geschäftsführung und Office Management (w/m/d).
Inmitten der Heidelberger Altstadt bieten wir Dir ein inspirierendes Arbeitsumfeld umgeben von Kunst und großen, hellen Räumen in einem modern ausgestatteten, historischen Gebäude.
Unsere Kunden sind weltweit angesehen, anspruchsvoll und halten für uns abwechslungsreiche Herausforderungen bereit.
Wir schätzen Dich und Deine Arbeit und gehen respektvoll miteinander um. Dabei bleibt Dir stets viel Raum für Deine persönliche und fachliche Entwicklung.
Was wir uns von Dir wünschen
Freude daran, die Büroorganisation und den Geschäftsbetrieb mit großer Eigenverantwortung zu gestalten
Hohes Maß an Teamfähigkeit und Motivation sich in ein bestehendes Team zu integrieren und dieses zu unterstützen
Kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einer kaufmännischen oder organisatorischen Tätigkeit
Deutsch, fließend in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse
Spaß an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten
Hohes Maß an Eigeninitiative und motivierte Arbeitsweise
Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kunden und Besuchern
Geübter Umgang mit Office-Programmen auf Mac oder PC
Hohe Dienstleistungs- und Kundenorientierung
Organisationsgeschick
Einstieg in Teilzeit (50-80%), Homeoffice nach Absprache möglich
Deine Aufgaben
Feelgood-Management für Kunden, Gäste, Teammitglieder und neuen Mitarbeitende
Vorbereitung der Monatsabschlüsse
Belegprüfung und -ablage
Prüfung der Konten auf Zahlungseingänge
Erstellung und Verwaltung der Reisekosten- und Spesenabrechnungen
Unterstützung bei operativen Aufgaben, wie Optimierung und Strukturierung der Büro-Prozesse, Vorbereitung der monatlichen Kundenrechnungen
Unterstützung bei der Organisation von Events in unseren Räumlichkeiten
Kontaktperson für die Hausverwaltung, Vermieter, Reinigungsdienstleister usw.
Beschaffung von Büromaterial, Getränken und Snacks
Management der Korrespondenz (Posteingang überwachen, Personen über Posteingänge informieren, Rückmeldungen)
Unterstützung bei Reisen für Besucher und KollegInnen
Nicht in Dein Aufgabenfeld fallen
Akquise von neuen Kunden oder Projekten
Vertrieb unserer Dienstleistungen
Einsatz in unseren Kundenprojekten
Du arbeitest in einem Unternehmen mit hoher Wertschätzung für Deine Ideen und für das, was Du bewirken kannst
Du begegnest uns in unserer transparenten und offenen Kultur mit flachen Hierarchien, die von Dir erwartet, dass Du Deine Zukunft eigenverantwortlich gestaltest
Du wirst Teil des professionellen und wegweisenden Teams in Heidelberg
Wir haben transparente Gehaltsstrukturen. Das Gehalt orientiert sich am Kollektiv und wird Deiner Erfahrung und Deinen Fähigkeiten entsprechend angepasst. Wir gehen bei dieser Stelle von einem Gehalt zwischen 38.000 und 45.000€ (bei einer Vollzeitstelle, Teilzeit anteilig weniger) aus.
Flexible Arbeitszeiten und Teilzeit (ab 60%) können vereinbart werden
Spannende Projekte mit regionalen und internationalen Unternehmen
Wahlmöglichkeit der Hardware z.B. MacBook Pro & iPhone oder Windows Laptop & Android Smartphone
Onboarding-Veranstaltung, regelmäßige Open Space Konferenzen und vielfältige individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Betriebliche Altersvorsorge mit hohem Arbeitgeberzuschuss
Angebot zum Leasen eines Jobrads
Bezuschussung des Deutschland Tickets als Jobticket
Kaffee, Tee, Getränke und Snacks im Büro
Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten/Homeoffice
Ein toller Arbeitsplatz in guter Lage und schöner Atmosphäre
Hohes Level an Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf
Erfahre mehr über for you and your cus to mers
Bei uns am Standort triffst du auf viele spannende Menschen …
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Assistenz der Geschäftsführung und Office Management (w/m/d) Arbeitgeber: Heidelberg Instruments Nano AG
Kontaktperson:
Heidelberg Instruments Nano AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung und Office Management (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Teamfähigkeit und Motivation, indem du in deinem Netzwerk nach Personen suchst, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten. Frage sie nach ihren Erfahrungen und Tipps, um einen Eindruck von der Unternehmenskultur bei StudySmarter zu bekommen.
✨Tip Nummer 2
Nutze LinkedIn, um dich mit aktuellen Mitarbeitern von StudySmarter zu vernetzen. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Erwartungen an die Assistenz der Geschäftsführung zu erfahren und möglicherweise eine Empfehlung zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten in einem Gespräch zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du Büroprozesse optimiert oder Events organisiert hast.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über aktuelle Trends im Bereich Digitalisierung und Büroorganisation. Zeige in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Weiterentwicklung des Standorts Heidelberg beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung und Office Management (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Unternehmen und dessen Werte. Besuche die Website, um mehr über die Unternehmenskultur und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Gestalte deinen Lebenslauf und dein Anschreiben so, dass sie auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen in der Büroorganisation und deine Teamfähigkeit.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Hebe deine Eigeninitiative und deine Freude an organisatorischen Aufgaben hervor.
Prüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass deine Kontaktdaten korrekt sind und alle geforderten Informationen enthalten sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Heidelberg Instruments Nano AG vorbereitest
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen in der Büroorganisation und im Management von administrativen Aufgaben zu teilen. Überlege dir, wie du Prozesse optimiert hast oder welche Tools du verwendet hast, um die Effizienz zu steigern.
✨Teamfähigkeit betonen
Da Teamarbeit in dieser Position wichtig ist, solltest du während des Interviews betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast. Teile Geschichten, die deine Fähigkeit zeigen, dich in ein bestehendes Team zu integrieren und es zu unterstützen.
✨Eigeninitiative demonstrieren
Sei bereit, Beispiele zu nennen, bei denen du proaktiv Lösungen gefunden oder Verbesserungen in deinem Arbeitsumfeld initiiert hast. Arbeitgeber suchen nach Kandidaten, die selbstständig denken und handeln können.
✨Kundenorientierung hervorheben
Da die Rolle auch den Kontakt zu Kunden und Gästen umfasst, solltest du deine Erfahrungen im Kundenservice oder in der Dienstleistungsbranche betonen. Erkläre, wie du auf die Bedürfnisse von Kunden eingegangen bist und welche Maßnahmen du ergriffen hast, um ihre Zufriedenheit sicherzustellen.
