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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the building authority with processing and managing construction applications.
- Arbeitgeber: Join the city of Hanau, a vibrant community with a dedicated building supervision team.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, mobile work options, and attractive public service benefits.
- Warum dieser Job: Be part of shaping Hanau's future while gaining valuable administrative experience in a supportive environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in public administration or comparable field; strong MS Office skills required.
- Andere Informationen: Full-time or part-time position available; special consideration for applicants with disabilities.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 32000 - 45000 € pro Jahr.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt:
Assistenz für das Bauaufsichtsamt (m/w/d)
Bis Entgeltgruppe 7 TVöD l Voll- oder Teilzeit l unbefristet l Referenznummer: 2024113
IHR ARBEITSUMFELD
Die Stadt Hanau verfügt mit ca. 100.000 Einwohnenden als Sonderstatusstadt über eine eigene Bauaufsicht. Dem Fachbereich mit insgesamt ca. 60 Mitarbeitenden sind neben dem Bauaufsichtsamt mit Unterer Denkmalschutzbehörde auch das Stadtplanungsamt, das Umweltamt mit Unterer Naturschutzbehörde sowie das Amt für Grundstücke und Geoinformation angegliedert.
IHRE AUFGABEN
- Sie unterstützen die Abteilung „Bauberatung und Genehmigung“ bei der Annahme, Eingangsbearbeitung und Erfassung von Bauanträgen.
- Sie erledigen Buchungsvorgänge mit dem NSK-System (Kreditoren- und Debitorenbuchungen, Anlagenbuchhaltung, interne Leistungsverrechnung, Stundungen, Mahn- und Vollstreckungssperren, etc.).
- Sie erteilen interne Auskünfte über Buchungsvorgänge und Zahlungseingänge
- Sie übernehmen den Schriftverkehr, insbesondere im Zusammenhang mit den Buchungsvorgängen (Bürgerschaft, Vollstreckungsstelle).
- Sie kümmern sich um Akteneinsichten, indem Sie Termine vereinbaren, die Akten besorgen, Aufträge zur Digitalisierung an das Reprocenter erteilen und Rechnungen erstellen.
- Sie pflegen den Altaktenbestand im Archiv.
- Außerdem sind Sie für die Bestellung von Büromaterial, Literatur, Möbeln etc. zuständig.
- Allgemeine Assistenzaufgaben werden ebenfalls von Ihnen bearbeitet.
IHR PROFIL
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
- Gute Kenntnisse in der Anwendung des NSK-Systems (NewSystem), des Rechnungsworkflows und Haushaltsrechts sind wünschenswert
- Interesse an digitaler Büroorganisation und Aktenführung
- Freundlicher und serviceorientierter Umgang mit Anrufenden und Besuchenden
- Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
- Flexibilität, Belastbarkeit sowie eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
UNSER ANGEBOT
- Eine Vergütung bis EG 7 TVöD-VKA, die Eingruppierung ist abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung
- Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, z.B. eine Jahressonderzahlung, eine leistungsorientierte Bezahlung und eine betriebliche Altersversorgung
- Flexible Arbeitszeiten mit der Option zum mobilen Arbeiten für eine gute
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Vielseitige Fort- und Weiterbildungsangebote
- Ein Premium Job-Ticket für das gesamte RMV-Gebiet
- 4x pro Monat kostenfreier Eintritt in die Hanauer Schwimmbäder
- Fahrrad-Leasing
SIE MÖCHTEN DIE ZUKUNFT IN HANAU MITGESTALTEN?
Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Referenznummer 2024113 bis 10.11.2024 online über unser Karriereportal.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die auch in Teilzeit besetzt werden kann. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung Ihre persönlichen Vorstellungen zur Arbeitszeit an.
Bewerbende mit Schwerbehinderung werden besonders berücksichtigt.
Ihre Fragen zur Stelle beantworten Ihnen der Leiter des Bauaufsichtsamtes Herr Preiß (06181-295 924) oder die stellvertretende Leiterin Frau Wyman (06181-295 574).
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Magistrat der Stadt Hanau
Am Markt 14-18
63450 Hanau
#J-18808-Ljbffr
Assistenz für das Bauaufsichtsamt (m/w/d) Arbeitgeber: Stadt Hanau
Kontaktperson:
Stadt Hanau HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz für das Bauaufsichtsamt (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben im Bauaufsichtsamt. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe und Herausforderungen verstehst und bereit bist, dich aktiv einzubringen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Stadt Hanau, um mehr über die Arbeitskultur und die Erwartungen an die Assistenzposition zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur digitalen Büroorganisation und Aktenführung vor. Zeige, dass du mit modernen Tools und Systemen vertraut bist und wie du diese effektiv einsetzen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Flexibilität und Belastbarkeit zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen ruhig und organisiert bleibst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz für das Bauaufsichtsamt (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Ausbildung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine Kenntnisse im NSK-System und deine Fähigkeiten in der Büroorganisation.
Referenznummer angeben: Vergiss nicht, die Referenznummer 2024113 in deiner Bewerbung anzugeben. Dies hilft dem Unternehmen, deine Bewerbung schnell zuzuordnen.
Bewerbung online einreichen: Reiche deine vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 10.11.2024 über das Karriereportal der Stadt Hanau ein. Achte darauf, dass alle Dokumente korrekt hochgeladen sind und überprüfe deine Angaben vor dem Absenden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Hanau vorbereitest
✨Kenntnisse über das NSK-System
Stelle sicher, dass du dich im Vorfeld mit dem NSK-System vertraut machst. Zeige während des Interviews, dass du die Buchungsvorgänge und den Rechnungsworkflow verstehst und bereit bist, diese Kenntnisse in der Praxis anzuwenden.
✨Serviceorientierte Kommunikation
Da der Umgang mit Anrufenden und Besuchenden wichtig ist, übe eine freundliche und serviceorientierte Kommunikation. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kunden oder Bürgern kommuniziert hast.
✨Flexibilität und Belastbarkeit betonen
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Flexibilität und Belastbarkeit zu beantworten. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du unter Druck gearbeitet hast und wie du dabei erfolgreich geblieben bist.
✨Interesse an digitaler Büroorganisation
Zeige dein Interesse an digitaler Büroorganisation und Aktenführung. Sprich darüber, wie du moderne Technologien und Softwarelösungen in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast, um Prozesse zu optimieren.
