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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support various departments with administrative tasks, event organization, and communication.
- Arbeitgeber: Join the DIHK, representing German business interests globally from Berlin.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and 30 vacation days.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team impacting international economic policy while developing your skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training or relevant experience in office management required.
- Andere Informationen: Applications welcome from all backgrounds; we value diversity and inclusion.
Assistenz – Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement
homeoffice: bis zu 60%
preferred-entry-date: Nächstmöglich
Die Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK) übernimmt als Dachorganisation der 79 deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) die Interessenvertretung der deutschen Wirtschaft gegenüber den Entscheidern der Bundespolitik und den europäischen Institutionen. Zugleich koordiniert sie das weltweite Netz der bilateralen deutschen Auslandshandelskammern (AHKs) mit 150 Standorten in 93 Ländern.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir in der DIHK am Standort Berlin im Bereich Internationale Wirtschaftspolitik und Außenwirtschaftsrecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz – Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement in Teil- oder Vollzeit.
Welche Aufgaben kommen auf Sie zu?
- Als Assistenz übernehmen Sie ein umfangreiches Aufgabenspektrum und unterstützen mehrere Referate des Bereichs organisatorisch und administrativ.
- Sie koordinieren Termine mit in- und ausländischen Gästen, organisieren Veranstaltungen, Workshops und Sitzungen und übernehmen die Vor- und Nachbereitung.
- Zu Ihren Aufgaben gehört das Einholen und Vergleichen von Angeboten, das Prüfen von Rechnungen gemäß den Richtlinien der DIHK sowie das interne Reisemanagement.
- Das Team Zoll- und Außenwirtschaftsrecht unterstützen Sie darüber hinaus bei der Dokumentation und Abwicklung von Nachweisen für Zollverfahren.
- Sie pflegen die Daten von Ansprechpartnern und Gremien, kommunizieren mit den Mitgliedern von Arbeitskreisen und unterstützen bei der Nutzung digitaler Tools.
- Sie recherchieren und bereiten Informationen auf und unterstützen bei der Ausarbeitung von Unterlagen und grafischen Präsentationen sowie Newslettern.
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbar) oder haben idealerweise mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement/Assistenz.
- Sie sind vertraut im Umgang mit virtuellen Veranstaltungstools und Arbeitsräumen, Sozialen Medien und stehen Neuerungen in diesem Bereich aufgeschlossen gegenüber.
- Sie haben sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch in Wort und Schrift, idealerweise bringen Sie zusätzlich gute Englischkenntnisse mit.
- Sie haben gute Anwendungskenntnisse in MS Office 365 (insb. Teams, SharePoint, Outlook, Word, PowerPoint, Excel).
- Sie haben eine sorgfältige, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise und können gut organisieren.
- Sie kommunizieren sicher und professionell in Wort und Schrift.
- Sie arbeiten sich gerne in neue Aufgabengebiete ein und haben Freude am Umgang mit Menschen.
Was bieten wir Ihnen?
- Modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Haus der Deutschen Wirtschaft im Herzen von Berlin
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung
- Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Jahresurlaub
- Zuschuss zum ÖPNV-Ticket
- Vergünstigtes Essen in unserer hausinternen Kantine
Die DIHK ist zertifiziert nach dem Audit „berufund familie.
- Mobiles Arbeiten möglich (bis zu 60%)
- Flexible Arbeitszeiten/Gleitzeit
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Fahrradstellplätze
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Essenzulagen
- Firmenevents und Teamaktivitäten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Arbeitgeberzuschuss bei Gehaltsumwandlung über die gesetzlich vorgesehenen Leistungen hinaus
Wenn Sie Teil unseres Teams werden wollen, freuen wir uns auf Ihre Onlinebewerbung unter Angabe der Gehaltsvorstellung. Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal bis einschließlich 5. Januar 2025.
Weitere Hinweise
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung. Die Auswahl wird aufgrund der Eignung getroffen. Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen berücksichtigen wir bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders.
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Assistenz - Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement Arbeitgeber: DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag e. V.
Kontaktperson:
DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag e. V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz - Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK) und ihre Rolle in der deutschen Wirtschaft. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Mission und die aktuellen Themen der DIHK verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Büromanagement konkret zu erläutern. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Veranstaltungen organisiert oder administrative Aufgaben effizient erledigt hast.
✨Tip Nummer 3
Da die Stelle auch den Umgang mit digitalen Tools erfordert, sei bereit, deine Kenntnisse in MS Office 365 und virtuellen Veranstaltungstools zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar ein kleines Beispiel aus deiner bisherigen Arbeit präsentieren.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten, indem du während des Gesprächs klar und professionell sprichst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit internationalen Gästen und Kollegen betreffen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz - Kaufmann/-frau (w/m/d) für Büromanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Ausbildung oder Berufserfahrung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Betone deine Erfahrungen im Büromanagement und deine Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Tools sowie deine Sprachkenntnisse.
Onlinebewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das Karriereportal der DIHK ein. Achte darauf, dass alle Dokumente in den geforderten Formaten hochgeladen werden und überprüfe, ob alle Informationen korrekt sind.
Gehaltsvorstellung angeben: Vergiss nicht, deine Gehaltsvorstellung in deiner Bewerbung anzugeben. Recherchiere vorher, um eine realistische Vorstellung von den branchenüblichen Gehältern zu bekommen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag e. V. vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Assistenz übernehmen wirst. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen hilfreich sein können.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten zu geben. Übe, klar und professionell zu sprechen, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Vertrautheit mit digitalen Tools
Stelle sicher, dass du mit den in der Stellenbeschreibung genannten digitalen Tools vertraut bist. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Erfahrung mit MS Office 365 und virtuellen Veranstaltungstools zu beantworten.
✨Organisationsfähigkeiten betonen
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor, indem du konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit nennst, wo du erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
