Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks, organize events, and support the management team.
- Arbeitgeber: aneon solutions GmbH specializes in modern procurement software solutions.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, and a vibrant team culture.
- Warum dieser Job: Join a dynamic team where your organizational skills make a real impact.
- Gewünschte Qualifikationen: 3+ years of experience, fluent in German and English, strong MS Office skills.
- Andere Informationen: Be part of a supportive environment with regular team events and growth opportunities.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 63000 € pro Jahr.
Management Team Assistenz /Office Management (w/m/d)
Start: Jederzeit | Anstellung: Unbefristet | Standort: Wien
smart bewerben
Du bist ein Organisationstalent, hast Freude daran, vielseitige Aufgaben zu übernehmen, und bringst eine „Hands-on\“-Mentalität mit? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine offene und empathische Persönlichkeit, die unser Office Management sowie zahlreiche Projekte eigenständig und serviceorientiert gestaltet.
Über uns:
aneon solutions GmbH ist eine international tätige Unternehmensberatung, spezialisiert auf die Implementierung moderner Einkaufssoftwarelösungen. Mit unserer Expertise begleiten wir Kunden von der Anforderungsanalyse über die technische Implementierung bis hin zur vollständigen Einführung in die Organisation. Jetzt suchen wir dich, um unser Team weiter zu verstärken!
Deine Aufgaben
- Büromanagement: Ansprechpartner:in für alle Themen rund um Büro, Verpflegung, Hausverwaltung, Facility Management, Postbearbeitung und Empfang von externen Gästen (Partnermeetings, Kunden etc.)
- Eventorganisation: Planung und Durchführung von Weihnachtsfeiern, Retreats, Teamevents sowie die Initiierung und Umsetzung von neuen Projekten und Events
- Meetingkoordination: Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminorganisation (z. B. Jahresplanung, Kundentermine) und Organisation von Meetings (inkl. Catering)
- Reisebuchungen: Planung und Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen für das Team sowie Kontrolle und Freigabe der Reisekostenabrechnungen
- Dokumentenmanagement: Ablage von Belegen und Rechnungen, Pflege von Stammdaten und Reporting auf Konzernebene
- Präsentationsvorbereitung: Erstellung von Unterlagen für Teammeetings, interne Themen und Events
- Interne Projekte: Verantwortung für interne Themen wie Ablagesysteme, Personalordner oder Teamaktivitäten
- Onboarding: Vorbereitung des Arbeitsplatzes sowie Empfang und Betreuung neuer Mitarbeitender am ersten Arbeitstag
- Marketing: Unterstützung bei Messevorbereitungen, Erstellung von Goodies, LinkedIn-Content, Pflege der Homepage und Success Stories
Dein Profil
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, gerne auch als Wiedereinsteiger:in nach der Karenz
- Talent für Organisation und Kommunikation sowie eine lösungsorientierte, serviceorientierte und eigenständige Arbeitsweise
- Hands-on-Mentalität mit der Bereitschaft, aktiv anzupacken
- Offenheit, Empathie und Teamgeist
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hervorragende Kenntnisse in MS Office
Was wir bieten
- Ein marktkonformes Jahresbruttogehalt auf Vollzeitbasis ab EUR 45.000 – je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überbezahlung sowie variable Vergütung vorgesehen
- Möglichkeit, deine Stärken individuell einzubringen, ohne auf festgelegte Stellenbeschreibungen beschränkt zu sein
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, Du-Kultur und eine einzigartige Teamatmosphäre
- Höchste Flexibilität durch Vertrauensarbeitszeit, freie Sitzplatzwahl und Home-Office-Regelungen
- Ein modernes Büro in zentraler Lage der Wiener Innenstadt
- Regelmäßige Team-Events und internationale Firmenveranstaltungen
Klingt spannend?
Wir freuen uns dich kennenzulernen! Bewirb dich direkt mit einem Klick auf smart bewerben
smart bewerben
#J-18808-Ljbffr
Management Team Assistenz / Office Management (w/m/d) Arbeitgeber: aneon solutions GmbH
Kontaktperson:
aneon solutions GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Management Team Assistenz / Office Management (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Organisationstalente in einem persönlichen Gespräch. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Events oder Meetings organisiert hast. Das wird dir helfen, deine Hands-on-Mentalität zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Unternehmenskultur von aneon solutions GmbH zu erfahren. Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden, um herauszufinden, was sie an der Arbeit dort schätzen und welche Fähigkeiten besonders gefragt sind.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine fließenden Deutsch- und Englischkenntnisse unter Beweis zu stellen. Du könntest gebeten werden, in beiden Sprachen zu kommunizieren, also sei bereit, dies in einem Gespräch zu zeigen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über aktuelle Trends im Office Management und Eventorganisation. Zeige, dass du proaktiv bist und immer auf dem neuesten Stand bleibst, um innovative Ideen in das Team einzubringen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Management Team Assistenz / Office Management (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über aneon solutions GmbH. Besuche ihre Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Projekte und die spezifischen Anforderungen der Position zu erfahren.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Bewerbungsschreiben auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Organisationstalente und deine Hands-on-Mentalität.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Hebe deine Erfahrungen im Büromanagement und deine Kommunikationsfähigkeiten hervor.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung direkt über die angegebene Plattform ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du auf 'Absenden' klickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei aneon solutions GmbH vorbereitest
✨Zeige deine Organisationstalente
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben oder Projekte erfolgreich gemanagt hast und präsentiere diese Erfahrungen im Interview.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und zeige, dass du empathisch auf die Bedürfnisse anderer eingehen kannst.
✨Hands-on-Mentalität demonstrieren
Betone deine Bereitschaft, aktiv anzupacken und Lösungen zu finden. Teile Beispiele, in denen du proaktiv Probleme gelöst hast oder neue Ideen in deinem vorherigen Job umgesetzt hast.
✨Kenntnisse in MS Office hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS Office präsentierst. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme oder Funktionen zu erwähnen, die du häufig genutzt hast, um deine Effizienz im Büroalltag zu steigern.
