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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the board in daily operations and manage travel arrangements.
- Arbeitgeber: Join the DRFZ, a leading research institute focused on rheumatic diseases and immunology.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, comprehensive training, and a friendly team in a bright workspace.
- Warum dieser Job: Be part of impactful research while enhancing your organizational and communication skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Strong communication skills, relevant education or experience, and proficiency in German and English required.
- Andere Informationen: We welcome applications from diverse backgrounds and offer equal opportunities.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 56000 € pro Jahr.
Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Sachbearbeitungsaufgaben
Die Vergütung erfolgt gemäß TVöD-Bund Entgeltgruppe 9a, veröffentlicht: 10.12.2024
Bewerbungsfrist: 15.01.2025
Das Deutsche Rheuma-Forschungszentrum Berlin (DRFZ) ist mit seinem Fokus auf rheumatische Erkrankungen einzigartig in Deutschland und zählt zu den international führenden Instituten auf dem Gebiet der Immunologie, experimentellen Rheumatologie und Rheuma-Epidemiologie. Dies ist nicht zuletzt auf die einzigartige fachübergreifende Zusammenarbeit der am DRFZ forschenden Expert*innen in den Bereichen Biologie, Chemie, Physik, Medizin, Soziologie, und Statistik zurückzuführen. Sie erforschen die Ursachen, den Verlauf und die Versorgung immunologischer Erkrankungen und liefern wichtige Erkenntnisse die Patienten zu mehr Lebensqualität verhelfen.
Ab sofort suchen wir eine überzeugende Persönlichkeit als
Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Sachbearbeitungsaufgaben
Welche Aufgaben Sie erwarten:
- Sie unterstützen gemeinsam mit einer Kollegin den Vorstand im operativen Tagesgeschäft.
- Sie erfüllen eine Schlüsselfunktion und sind Ansprechpartnerin (m/w/d) des Forschungsinstituts im Namen des Vorstands – besonders für unsere Gastwissenschaftler*innen aus aller Welt.
- Sie übernehmen die selbständige Sachbearbeitung der Dienstreisen im DRFZ (dies umfasst die Prüfung der Genehmigung und die Abrechnung der Reisekosten).
- Sie bereiten selbstständig verschiedene Besprechungen vor und nach, bearbeiten Entscheidungsvorlagen und Beschlussdokumentationen, inkl. Recherche und Korrespondenz zu den entsprechenden Themen – vornehmlich im Bereich der kaufmännischen Direktorin.
- Übernahme von und Unterstützung bei Projekten des Vorstands.
- Sie koordinieren und arbeiten mit verschiedenen Akteuren bei der Erstellung von Berichten und achten auf die Einhaltung von Fristen.
- Sie unterstützen bei der Korrespondenz mit nationalen und internationalen Kooperationspartnern.
- Darüber hinaus übernehmen Sie allgemeine Assistenzaufgaben.
Was wir bieten:
- Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle, vielseitige Tätigkeit, eine umfassende Einarbeitung (besonders falls Sie Quereinsteiger sind), sowie flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten – und ein tolles Team.
- Die Vergütung erfolgt gemäß TVöD-Bund Entgeltgruppe 9a.
- Einen hellen, freundlichen Arbeitsplatz in Berlin-Mitte.
Was wir erwarten:
Als kommunikationsstarkes Organisationstalent zeichnen Sie sich durch eine dienstleistungsorientierte, verantwortungsvolle und proaktive Arbeitsweise aus. Zudem bringen Sie folgende Qualifikationen mit:
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Fremdsprachenkorrespondenz, Verwaltung oder abgeschlossenes Fachhochschulstudium und Berufserfahrung oder vergleichbare Qualifikation beispielsweise aus dem Hospitality-Bereich.
- Selbstständiges, termingenaues und eigenverantwortliches Arbeiten.
- Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten.
- Sehr gute Deutsch- und sehr gute Englisch-Kenntnisse.
- Hervorragende kommunikative und organisatorische Fähigkeiten.
- Flexibilität, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Diskretion.
- Sehr sicherer, selbständiger Umgang mit IT, insbesondere Microsoft Office.
- Bereitschaft, sich ins Reisekostenrecht und dessen Anwendung einzuarbeiten.
Das DRFZ ist ein Institut, das Chancengleichheit und Fördermaßnahmen zugunsten von Minderheiten berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, Menschen mit Behinderungen und Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen, die die Stellenanforderungen erfüllen, sind sehr willkommen.
Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen richten Sie bitte in elektronischer Form bis zum 15. Januar 2025 unter dem Kennwort „Vorstandsassistenz“ an:
Deutsches Rheuma-Forschungszentrum Berlin
Charitéplatz 1
10117 Berlin
#J-18808-Ljbffr
Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Sachbearbeitungsaufgaben Arbeitgeber: Deutsches Rheuma-Forschungszentrum (DRFZ)
Kontaktperson:
Deutsches Rheuma-Forschungszentrum (DRFZ) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Sachbearbeitungsaufgaben
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im DRFZ oder in ähnlichen Institutionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit den aktuellen Projekten und der Forschung des DRFZ beschäftigst. Zeige dein Interesse an rheumatischen Erkrankungen und wie du zur Mission des Instituts beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor! Da die Position viel Koordination erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennen, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich belegen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu deiner Flexibilität und Belastbarkeit zu beantworten. Das DRFZ sucht nach jemandem, der in einem dynamischen Umfeld gut zurechtkommt, also bereite dich darauf vor, wie du mit stressigen Situationen umgehst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Sachbearbeitungsaufgaben
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Beginne dein Motivationsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Einleitung, in der du deine Begeisterung für die Position als Vorstandsassistenz ausdrückst. Gehe darauf ein, warum du dich für das Deutsche Rheuma-Forschungszentrum interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung des Vorstands beitragen können.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist. Betone relevante Erfahrungen in der Verwaltung oder im Bereich Fremdsprachenkorrespondenz und hebe deine organisatorischen Fähigkeiten sowie deine Kommunikationsstärke hervor.
Berufserfahrung hervorheben: Wenn du bereits Erfahrung in der Sachbearbeitung oder im Assistenzbereich hast, führe diese konkret auf. Beschreibe deine Aufgaben und Erfolge, insbesondere in Bezug auf die Unterstützung von Führungskräften oder die Koordination von Projekten.
Fristen beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis zum 15. Januar 2025 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente zu erstellen und zu überprüfen, damit du sicherstellen kannst, dass alles vollständig und fehlerfrei ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Deutsches Rheuma-Forschungszentrum (DRFZ) vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Vorstandsassistenz übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine kommunikativen Fähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit internationalen Partnern betreffen.
✨IT-Kenntnisse hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Microsoft Office und anderen relevanten IT-Tools betonst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Flexibilität und Belastbarkeit zeigen
Die Position erfordert Flexibilität und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten. Sei bereit, Situationen zu beschreiben, in denen du deine Belastbarkeit unter Beweis gestellt hast, und erkläre, wie du mit stressigen Situationen umgehst.
