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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage course administration and customer contact while handling general secretarial tasks.
- Arbeitgeber: Join the innovative team at the Diocesan Training Institute in Linz.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy social benefits, flexible working hours, and a supportive work environment.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team where every day brings new challenges and opportunities for growth.
- Gewünschte Qualifikationen: Minimum two years of experience in office management and good IT skills required.
- Andere Informationen: Position starts on February 1, 2025, with a part-time commitment of 18.75 hours per week.
Fachsekretär:in für das Institut Diözesane Fortbildung
Harrachstraße 7, 4020 Linz
Bewerbungsfrist: 15. Jänner 2025
Verstärken Sie unser Team ab 1. Februar 2025
Teilzeit: 18,75 WoStd. / 50 %
Dienstort: Linz
Ihre Aufgaben
- Kursadministration und Kundenkontakt
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (z.B. E-Mail, Telefon, Post, Kalender verwalten, etc.)
- Rechnungen bearbeiten, erstellen und vorkontieren
- Dienstverträge für Referent:innen vorbereiten
- Homepage up-to-date halten
- Aussendungen digital durchführen
- Unterstützen der Referent:innen (Kopien, Aussendung, Listen erstellen,…)
Ihre Kompetenzen
- Mindestens zweijährige Erfahrung in Büroverwaltung und -organisation (Voraussetzung für Einstufung in G4, ansonsten vorerst Einstufung in G3)
- Gute EDV-Kenntnisse (Word, Excel, …) und Bereitschaft zum Erwerb von Kenntnissen in der Datenbank engage
- Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten und serviceorientierter Umgang mit Menschen
- Selbstständiges Arbeiten und Flexibilität
- Mehrjährige Tätigkeit in bzw. gute Kenntnisse der Diözese Linz wünschenswert
Unser Angebot
- Mitarbeit in einem engagierten und innovativen Team
- Abwechslungsreiche und kommunikative Tätigkeit – bei uns ist immer was los!
- Zahlreiche Sozialleistungen lt. KV der Diözese Linz (Öffiticket-, Fahrtkosten-, Familien-, Mittagessenzuschuss)
- Gute öffentliche Erreichbarkeit bzw. Parkmöglichkeiten vor Ort
- Bei Neuanstellungen wird das Dienstverhältnis standardmäßig zunächst auf 12 Monate befristet. Im Zuge von strukturellen Veränderungen kann es zu Anpassungen der Aufgaben kommen.
Ihr Gehalt
min. € 2.732,00 brutto mtl. (G4) bei 100 % Anstellung
Es kommt der Kollektivvertrag der Diözese Linz zur Anwendung. Ein höheres Gehalt steht beim Nachweis von anrechenbaren Vordienstzeiten zu.
Ihre Rückfragen richten Sie an:
Christa RAMSMAIER
0732 771205 4014
Bewerbungen bitte online oder per E-Mail an
Katholische Kirche in Oberösterreich
Diözese Linz
Fachbereich Kommunikation
Herrenstraße 19
Postfach 251
4021 Linz
#J-18808-Ljbffr
Fachsekretär:in für das Institut Diözesane Fortbildung Arbeitgeber: Katholische Kirche in Oberösterreich / Diözese Linz
Kontaktperson:
Katholische Kirche in Oberösterreich / Diözese Linz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fachsekretär:in für das Institut Diözesane Fortbildung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Wenn du Kontakte in der Diözese Linz oder im Bereich der Erwachsenenbildung hast, sprich mit ihnen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Veranstaltungen des Instituts für Diözesane Fortbildung. Zeige in deinem Gespräch, dass du dich mit den Themen auseinandergesetzt hast und Interesse an der Arbeit des Instituts hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Sekretariatsposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen serviceorientierten Umgang mit Menschen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung. Da gute EDV-Kenntnisse gefordert sind, könntest du dich bereits vor dem Gespräch mit der Datenbank engage vertraut machen oder Online-Kurse zu relevanten Programmen belegen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fachsekretär:in für das Institut Diözesane Fortbildung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, wie Lebenslauf, Motivationsschreiben und Nachweise über deine Berufserfahrung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Erfahrungen in der Büroverwaltung und -organisation hervorhebst. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deinen serviceorientierten Umgang mit Menschen, da dies für die Position wichtig ist.
E-Mail-Bewerbung: Wenn du dich per E-Mail bewirbst, achte darauf, dass die Betreffzeile klar und präzise ist. Füge alle Dokumente als PDF-Dateien bei und stelle sicher, dass die E-Mail höflich und professionell formuliert ist.
Frist beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis zur angegebenen Frist (15. Jänner 2025) einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Katholische Kirche in Oberösterreich / Diözese Linz vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie Kursadministration und Kundenkontakt. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine EDV-Kenntnisse
Da gute EDV-Kenntnisse gefordert sind, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Fähigkeiten in Word, Excel und eventuell auch in Datenbanken zu demonstrieren. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Stelle einen serviceorientierten Umgang mit Menschen erfordert, ist es wichtig, deine mündlichen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten zu betonen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kunden oder Kollegen kommuniziert hast.
✨Flexibilität und Selbstständigkeit hervorheben
Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und flexibel zu sein, ist entscheidend für diese Position. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit eigenverantwortlich gearbeitet hast und wie du dich an wechselnde Anforderungen angepasst hast.
