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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage correspondence, coordinate schedules, and assist in preparing meetings for the Berlin Senate.
- Arbeitgeber: Join the largest employer in Berlin, supporting a vibrant metropolis with 3.7 million residents.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible work options, professional development opportunities, and a supportive work environment.
- Warum dieser Job: Make a real impact on Berlin's governance while developing your skills in a diverse team.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a relevant administrative qualification or degree in public administration or related fields.
- Andere Informationen: Applications from diverse backgrounds are encouraged, and flexible working hours are available.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 130.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,7 Millionen Menschen funktioniert.
Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.
Um den Regierenden Bürgermeister von Berlin bei der Planung und Steuerung der Berliner Landespolitik zu unterstützen, arbeiten die rd. 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Senatskanzlei in vielfältigen Aufgabenbereichen.
Stellenangebot
Der Regierende Bürgermeister von Berlin – Senatskanzlei sucht für den Dienstort Rotes Rathaus eine/einen
Sekretärin / Sekretär im Leitungsbereich der Senatskanzlei (im Büro Bv) (m/w/d)
Kennziffer: 54/24
Entgeltgruppe: E 9 b
Besetzbar: sofort
Befristung: unbefristet
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
(eine vollzeitnahe Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich)
Ihr Arbeitsgebiet umfasst:
- Bearbeitung der Postein- und -ausgänge (digital und analog)
- Pflege und Koordination der Telefonkontakte
- Koordination und Planung der Termine, Führen des Terminkalenders der/des Fachvorgesetzten
- Anforderung und Durchsicht von Terminunterlagen
- Überwachung der Terminunterlagen und Wiedervorlagen
- Erledigung der täglichen Korrespondenz einschl. des elektronischen Schriftverkehrs
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung / Aufstellung für die Abrechnung)
- Gästebetreuung
- Mitarbeit bei der inhaltlichen Vorbereitung von Gremiensitzungen (Zusammentragen von Informationen nach Gremien-/Ausschusssitzungen, sowie Berichterstellung, Datenbankrecherche zu verschiedenen Themen)
- Anleitung von Auszubildenden
Hinweis: Erwartet wird die Bereitschaft, die eigene Arbeitszeit flexibel einzusetzen, auch außerhalb des vorgegebenen Rahmens.
Sie bringen mit:
- Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
- abgeschlossener Verwaltungslehrgang I
- oder abgeschlossenes einschlägiges (Fach)Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig) in einem Studiengang mit überwiegend verwaltungswissenschaftlichen, politikwissenschaftlichen, rechtswissenschaftlichen oder wirtschaftswissenschaftlichen Inhalten
- oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang II
Das detaillierte Anforderungsprofil kann über den Button ,,weitere Informationen“ abgerufen werden. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil zu speichern, da es nach dem Ende der Bewerbungsfrist auf dem Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.
Wir bieten Ihnen:
- eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche der Stadt Berlin mitgestalten können
- die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen und so Karrierechancen für sich eröffnen
- die Möglichkeit, Beruf und Familie zu vereinbaren, indem Sie flexibel in Teilzeit und auch mobil arbeiten können
- vielfältige Gesundheitsangebote, bei denen Sie an verschiedenen sportlichen Aktivitäten und am Chor teilnehmen können sowie die Nutzung einer kostenfreien externen Sozialberatung
- ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns für Chancengerechtigkeit einsetzen
Ansprechperson für Ihre Fragen: Frau Schwithal, +49 30 9026 2134
Erforderliche Bewerbungsunterlagen:
- Bewerbungsanschreiben
- tabellarischer Lebenslauf
- Nachweise der Studien- bzw. Berufsabschlüsse (bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten)
- aktuelle dienstliche Beurteilungen/Arbeitszeugnisse
- die Übersendung eines Passfotos ist nicht erforderlich
- Angehörige des öffentlichen Dienstes: Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht
- ggf. bei Angabe der Schwerbehinderung: Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellungsbescheid
Hinweise: Erwartet wird die Bereitschaft, die eigene Arbeitszeit flexibel einzusetzen, auch außerhalb des vorgegebenen Rahmens.
Das Aufgabengebiet beinhaltet sicherheitsempfindliche Tätigkeiten, die einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (SÜ 2) nach dem Berliner Sicherheitsüberprüfungsgesetz (BSÜG) bedarf.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.
Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Der gesamte Auswahlprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt. Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Ihre Bewerbung: Sie finden sich im Profil wieder? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 17.01.2025.
Das Bewerbungsformular finden Sie am Ende dieser Anzeige unter dem Button „Jetzt bewerben“.
Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt werden können.
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Sekretärin / Sekretär im Leitungsbereich der Senatskanzlei (im Büro Bv) Arbeitgeber: Land Berlin
Kontaktperson:
Land Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin / Sekretär im Leitungsbereich der Senatskanzlei (im Büro Bv)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die aktuellen Themen und Herausforderungen der Berliner Landespolitik. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, aktiv zur Gestaltung der Stadt beizutragen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit Personen, die bereits in der Senatskanzlei arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Flexibilität und deinem Umgang mit stressigen Situationen vor. Diese Fähigkeiten sind in einem dynamischen Umfeld wie der Senatskanzlei besonders wichtig.
✨Tip Nummer 4
Zeige in Gesprächen deine Teamfähigkeit und deine Bereitschaft, Auszubildende anzuleiten. Dies ist ein wichtiger Aspekt der ausgeschriebenen Stelle und kann dich von anderen Bewerbern abheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin / Sekretär im Leitungsbereich der Senatskanzlei (im Büro Bv)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Bewerbungsunterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen hast: ein Bewerbungsanschreiben, einen tabellarischen Lebenslauf, Nachweise deiner Studien- bzw. Berufsabschlüsse und aktuelle dienstliche Beurteilungen oder Arbeitszeugnisse.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Bewerbungsanschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Achte darauf, die Anforderungen aus der Stellenbeschreibung zu adressieren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt. Achte auf eine klare Struktur und Übersichtlichkeit.
Frist beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 17.01.2025 einzureichen. Überprüfe, ob alle Dokumente vollständig sind, da nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt werden können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Land Berlin vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie die Bearbeitung von Postein- und -ausgängen oder die Koordination von Terminen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige Flexibilität
Da in der Stellenanzeige die Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeit gefordert wird, solltest du im Interview betonen, dass du bereit bist, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten. Bereite Beispiele vor, die deine Flexibilität in früheren Positionen verdeutlichen.
✨Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten hervor
In dieser Rolle ist die Pflege und Koordination von Telefonkontakten sowie die tägliche Korrespondenz wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren und erkläre, wie du in der Vergangenheit effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der Position und dem Unternehmen, indem du Fragen vorbereitest. Du könntest nach den Herausforderungen fragen, die die Senatskanzlei derzeit sieht, oder nach den Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung, die angeboten werden.
