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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize and manage the director's office, handle correspondence, and coordinate meetings.
- Arbeitgeber: Join the Max-Planck-Gesellschaft, a leader in fundamental research with a vibrant international team.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, training opportunities, and comprehensive social benefits.
- Warum dieser Job: Be part of an exciting interdisciplinary role in a supportive and diverse environment.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a completed training as a foreign language secretary and excellent German and English skills.
- Andere Informationen: Applications from people with disabilities are encouraged; a daycare center is available nearby.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
ORGANISATION & VERWALTUNG HEIDELBERG
Struktur- und Zellbiologie
Stellenangebot vom 29. Oktober 2024
Wir sind eines von 84 Instituten und Forschungsstellen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. Unser Schwerpunkt liegt in der Grundlagenforschung. Gegenwärtig sind unsere rund 270 Mitarbeiter*innen in vier Abteilungen und zwei Max-Planck-Forschungsgruppen aufgeteilt. Darüber hinaus ist das Institut Teil der Health + Life Science Alliance Heidelberg Mannheim – ein Zusammenschluss der führenden lebenswissenschaftlichen Forschungseinrichtungen der Region.
Unser Institut sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Fremdsprachensekretär*in in Vollzeit oder Teilzeit ab 20 Stunden pro Woche.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats des*der Geschäftsführenden Direktors*in (Terminkoordination und -überwachung, Kommunikation intern/extern)
- Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Briefe) in Deutsch und Englisch
- Fremdsprachliche Aufgaben (z. B. Erstellen und Editieren von Dokumenten sowie Übersetzungen)
- Planung, Koordination und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
- Empfang und Betreuung von in- und ausländischen Wissenschaftler*innen und internationalen Gästen
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
Ihre Qualifikationen
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder eine gleichwertige Ausbildung
- Berufserfahrung als Assistent*in oder Fremdsprachensekretär*in in einer Forschungseinrichtung wünschenswert
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sehr gute Kennisse der MS-Office-Anwendungen
- Teamfähigkeit, Flexibilität, interpersonelle Kommunikationsfähigkeit sowie Problemlösefähigkeit
Unser Angebot
- einen zunächst auf zwei Jahre befristeten Arbeitsvertrag mit der Möglichkeit der Entfristung
- eine interessante und abwechslungsreiche interdisziplinäre Tätigkeit mit Eigenverantwortung
- ein hoch motiviertes Team in einem internationalen Umfeld
- umfangreiche Trainings- bzw. Weiterbildungsmöglichkeiten
- flexibles Zeitmanagement für einen familienfreundlichen Arbeitsalltag
- eine tarifgerechte Eingruppierung sowie sämtliche Sozialleistungen nach den Regelungen des Tarifvertrages des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund)
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Eine Kindertagesstätte in Institutsnähe ist vorhanden.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann lassen Sie uns Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bitte bis zum 15.01.2025 über unser Bewerberportal zukommen.
Für weitere Informationen oder bei Fragen kontaktieren Sie bitte Frau Sabrina Giacalone aus dem Sachgebiet Personal unter
#J-18808-Ljbffr
Fremdsprachensekretär*in Arbeitgeber: MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
Kontaktperson:
MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Anforderungen und den Arbeitsalltag geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deiner Erfahrung in der Organisation und Verwaltung. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Terminplanung und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Max-Planck-Gesellschaft und ihre Forschungsprojekte. Zeige im Gespräch dein Interesse an der Grundlagenforschung und wie du zur Mission des Instituts beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen. Du könntest gebeten werden, eine kurze Übersetzung oder ein Dokument in Englisch zu erstellen, um deine Fähigkeiten direkt zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über das Institut: Beginne mit einer gründlichen Recherche über die Max-Planck-Gesellschaft und das spezifische Institut für Struktur- und Zellbiologie. Verstehe deren Forschungsbereiche und Werte, um deine Motivation im Anschreiben klar darzustellen.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine relevanten Erfahrungen als Fremdsprachensekretär*in hervorhebst. Betone deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sowie deine Fähigkeiten in der Organisation und Verwaltung.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Qualifikationen und Erfahrungen enthält. Hebe deine Ausbildung und Berufserfahrung in ähnlichen Positionen hervor und betone deine Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen.
Vollständige Unterlagen einreichen: Achte darauf, dass du alle geforderten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) vollständig und fristgerecht über das Bewerberportal einreichst. Überprüfe alles auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Fremdsprachensekretärs, insbesondere in der Forschung. Sei bereit, Beispiele für deine Erfahrungen in der Organisation von Terminen und der Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch zu geben.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Du könntest auch gebeten werden, ein kurzes Dokument zu übersetzen oder zu erstellen, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Teamarbeit ist wichtig in einem interdisziplinären Umfeld. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du mit verschiedenen Persönlichkeiten umgehst.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Das Institut bietet umfangreiche Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten an. Zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Entwicklung, indem du Fragen zu diesen Möglichkeiten stellst.
