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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage invoices, oversee fleet operations, and coordinate office events.
- Arbeitgeber: FM is a global leader in risk management and industrial insurance.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, comprehensive onboarding, and attractive compensation with bonuses.
- Warum dieser Job: Join a diverse team in an international setting and contribute to FM's success story.
- Gewünschte Qualifikationen: Experience in administration, strong organizational skills, and proficiency in German and English required.
- Andere Informationen: 30 vacation days, health benefits, and opportunities for continuous training.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
FM ist eines der weltweit größten Unternehmen für Risikomanagement und industrielle Sachversicherungen. Mit 76 Niederlassungen in über 60 Ländern versichert FM mehr als ein Drittel der FORTUNE 1000 Unternehmen sowie führende internationale Konzerne gegen Risiken ab. Dabei stützt sich FM auf eine dynamische, kulturell vielfältige Gruppe von Mitarbeitenden, die in mehr als 100 Ländern in einer Vielzahl von anspruchsvollen Funktionen tätig sind.
Du arbeitest mit Vergnügen in einem internationalen Umfeld und blühst bei der Zusammenarbeit in einem Team auf? Du bringst dich gerne organisatorisch ein, die administrative Arbeit macht dir Freude und auch der Kontakt mit Kundschaft schreckt dich nicht ab? Du möchtest deine Erfahrungen gewinnbringend einsetzen und damit Teil der Erfolgsgeschichte von FM werden?
Dann bewirb dich jetzt auf die offene Vakanz im Bereich Office Management (m/w/d) am Standort Frankfurt am Main und werde Teil unseres Teams!
Das bieten wir:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz und ein wertschätzendes Arbeitsklima.
- Umfassendes Onboarding, eine intensive Einarbeitung und kontinuierliche Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen.
- Eine attraktive Vergütung zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, ein Bonusprogramm und eine überdurchschnittliche Altersvorsorge.
- Vielfältige Angebote rund um die Themen Fitness und Gesundheit (inkl. Kostenrückerstattung und Wellbeing-Tage).
- Flexible Arbeitszeiten, Überstundenausgleich, 30 Tage Urlaub, Gruppenunfall- und Lebensversicherung sowie weitere Sozialleistungen gemäß dem Tarifvertrag für das private Versicherungsgewerbe, JobTicket, Vermögenswirksame Leistungen, Essenszuschuss, und vieles mehr …!
Aufgaben:
- Rechnungsmanagement: Überprüfung und Vorbereitung eingehender Rechnungen zur Zahlung, inklusive interner Kontierung und Zahlungsüberprüfung. Beantwortung von Anfragen unserer Finanzabteilung in Großbritannien.
- Fuhrparkmanagement: Verwaltung unseres Fuhrparks, Abwicklung von Unfällen, Verwaltung von Tankkarten, Nachverfolgung von Reparaturen und Wartungsintervallen sowie Koordination von Fahrzeugrückgaben und Ersatzfahrzeugen.
- Empfang und Postdienste: Betreuung des Empfangs, der Telefonzentrale und der Postdienste.
- Mobiltelefonverwaltung: Effiziente Verwaltung von Mobiltelefonen, Durchführung von Kostenanalysen und Optimierung von Vertragsoptionen.
- Büroorganisation: Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Schlüsseln, Zugangskarten und -berechtigungen sowie Einkauf, Austausch und Organisation der Reparatur von Büroausstattung und Büromöbeln.
- Veranstaltungskoordination: Vorbereitung und Organisation von Konferenzräumen, Empfang von Gästen sowie Catering-Arrangements.
- Sonstige administrative Unterstützung: Aktualisierung von Unterlagen, Erstellung von Ad-hoc-Berichten, Nachverfolgung von Geschäftsreisen sowie Aufgaben im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.
Anforderungen:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in einem administrativen Umfeld, idealerweise in einem internationalen Unternehmen und mit einem Hintergrund in Finanzen/Buchhaltung oder Hotelgewerbe. Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss runden dein Profil ab.
- Du bist praxisorientiert, selbstmotiviert und arbeitest gerne im Team.
- Du besitzt starke organisatorische Fähigkeiten und kannst Aufgaben effektiv planen und priorisieren.
- Du achtest auf Details und besitzt hervorragende Fähigkeiten im Problemlösen.
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für den nationalen und internationalen Kontext.
- Wenn dein Profil durch deine Computerkenntnisse, insbesondere in Bezug auf das MS Office-Paket (d.h. Word, Excel, etc.) abgerundet wird, dann bist du bei uns genau richtig!
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Administrative Assistant (m/f/d) Arbeitgeber: Fmglobalcareers
Kontaktperson:
Fmglobalcareers HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Assistant (m/f/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Branche arbeiten. Oftmals erfährt man über offene Stellen durch persönliche Kontakte, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über FM und deren Unternehmenskultur. Zeige in Gesprächen, dass du die Werte und Ziele des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst. Das macht einen positiven Eindruck!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deinen organisatorischen Fähigkeiten vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Stärken in diesem Bereich unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Englischkenntnisse zu demonstrieren. Da das Unternehmen international tätig ist, kann es sein, dass du während des Auswahlprozesses auch auf Englisch kommunizieren musst. Übe gegebenenfalls vorher!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Assistant (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über FM und deren Dienstleistungen im Bereich Risikomanagement und industrielle Sachversicherungen. Verstehe die Unternehmenskultur und die Werte, um diese in deiner Bewerbung zu reflektieren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine relevanten Erfahrungen im administrativen Bereich hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in einem internationalen Umfeld.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position als Administrative Assistant interessierst. Gehe auf deine Erfahrungen in der Büroorganisation und im Rechnungsmanagement ein.
Prüfung der Sprachkenntnisse: Stelle sicher, dass du deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift in deiner Bewerbung klar darstellst. Dies ist besonders wichtig für die Kommunikation im internationalen Kontext.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fmglobalcareers vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben vertraut, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du Rechnungsmanagement, Fuhrparkverwaltung oder Büroorganisation erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit im Team erfordert, sei bereit, Beispiele zu nennen, die deine Teamarbeit und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld verdeutlichen. Betone, wie du Konflikte gelöst oder zur Teamentwicklung beigetragen hast.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Stelle sicher, dass du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten parat hast. Erkläre, wie du Aufgaben priorisierst, um Fristen einzuhalten, und wie du bei der Planung von Veranstaltungen oder der Verwaltung von Büromaterialien vorgehst.
✨Bereite Fragen vor
Zeige dein Interesse an der Position und dem Unternehmen, indem du durchdachte Fragen vorbereitest. Frage nach der Unternehmenskultur, den Möglichkeiten zur Weiterbildung oder den Herausforderungen, die das Team derzeit bewältigt.
