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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support Managing Directors with admin tasks, travel, and client meetings.
- Arbeitgeber: Join a leading international consulting firm based in Munich.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy remote work options, attractive bonuses, and 27 vacation days.
- Warum dieser Job: Gain valuable experience in a dynamic environment with growth opportunities.
- Gewünschte Qualifikationen: 5+ years of assistant experience; strong German and English skills required.
- Andere Informationen: Hybrid work model available; free snacks and drinks provided.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 60000 € pro Jahr.
Unser Mandant ist ein internationale Unternehmensberatung mit Sitz in München/Mitte und sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Executive Assistant (m/w/d) – Elternzeitvertretung mit Übernahmemöglichkeit.
Ihre Aufgaben:
- Administrative Unterstützung für zwei bis drei Managing Directors im Tagesgeschäft
- Reporting an das Office Management
- Reise- und Eventmanagement
- Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings
- Pflegen von Kontaktlisten und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten
- Zusammenstellung relevanter Materialien
- Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors
- Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
- Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung
- Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte
- Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
- Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
- Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank, in Absprache mit unserer Rechtsabteilung
Ihr Profil:
- Mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Beratungsbackground wünschenswert
- Hohes Service- und Dienstleistungslevel
- Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
- Ausgeprägte Teamfähigkeit
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse
Benefits:
- Attraktive Bonusvergütung
- Vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeiten in einem international ausgerichteten Unternehmen
- Umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
- Übernahmemöglichkeit gegeben
- 27 Urlaubstage + Silvester/ Weihnachten 1/2 UT
- Egym/Wellpass – 50% Subvention
- VWL
- ÖPNV Ticket (Parkplätze nur eingeschränkt vorhanden)
- Kostenfreie Snacks und Getränke
- Hybrides Arbeitsmodell (40h/Woche – 2 Tage remote möglich)
Unsere Kontaktdaten:
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie! Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch im Vorfeld zu einer Bewerbung.
Telefon: 089 614249114, E-Mail:
Selbstverständlich sichern wir absolute Vertraulichkeit und die Einhaltung aller Sperrvermerke zu.
#J-18808-Ljbffr
Executive Assistant (m/w/d) *IP Arbeitgeber: Job@ctive GmbH
Kontaktperson:
Job@ctive GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/w/d) *IP
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Unternehmensberatung tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die sich auf deine Erfahrungen im Assistenzbereich beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben organisiert und priorisiert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Flexibilität und Proaktivität während des Gesprächs. Teile Beispiele, wie du in stressigen Situationen ruhig geblieben bist und Lösungen gefunden hast, um die Effizienz zu steigern.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über aktuelle Trends in der Unternehmensberatung und bringe diese Themen in das Gespräch ein. Das zeigt dein Interesse an der Branche und deine Bereitschaft, dich weiterzuentwickeln.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/w/d) *IP
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die internationale Unternehmensberatung, bei der du dich bewirbst. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Werte, Kultur und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Assistenzbereich und deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Hebe deine Flexibilität, Proaktivität und Teamfähigkeit hervor.
Prüfung der Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass deine Deutsch- und Englischkenntnisse klar und professionell dargestellt werden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Job@ctive GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Executive Assistant übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten gefordert sind, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen (Deutsch und Englisch) zu kommunizieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und achte auf deine Ausdrucksweise.
✨Hebe dein Organisationstalent hervor
Bereite konkrete Beispiele vor, die dein Organisationstalent und deine Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben demonstrieren. Zeige, wie du in der Vergangenheit komplexe Projekte oder Termine erfolgreich koordiniert hast.
✨Sei proaktiv und flexibel
Unterstreiche deine Proaktivität und Flexibilität während des Interviews. Gib Beispiele, wie du in stressigen Situationen schnell reagiert hast und bereit warst, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen, um das Team zu unterstützen.
