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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Administration des Departementssekretariats und koordiniere wichtige Termine.
- Arbeitgeber: Das DJSG sorgt für Justiz, Sicherheit und Gesundheit in Graubünden.
- Mitarbeitervorteile: Genieße ein offenes Team mit wertschätzender Kultur und flexibler Arbeitsatmosphäre.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Verbesserung der Gemeinschaft bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Lehre und Erfahrung in der Administration sind erforderlich.
- Andere Informationen: Sprachkenntnisse in Italienisch oder Rätoromanisch sind von Vorteil.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 48000 - 72000 € pro Jahr.
Direktionsassistent/-in
Für die Leitung der Administration des Departementssekretariats des DJSG suchen wir per 1. März 2025 oder nach Vereinbarung eine/n Direktionsassistent/-in.
Das Departement für Justiz, Sicherheit und Gesundheit (DJSG) erfüllt vielfältige Aufgaben für die Bündner Bevölkerung und umfasst acht Dienststellen sowie das Departementssekretariat. Das Departementssekretariat ist die Stabstelle des Departements für Justiz, Sicherheit und Gesundheit.
Als Direktionsassistent/-in ermöglichst Du dem Regierungsrat und seinen Mitarbeitenden im Departementssekretariat, ihre Aufgaben zweckmässig und zielgerichtet zu erfüllen. Du sorgst unter anderen für einen reibungslosen Ablauf aller Geschäfte, Projekte und Prozesse, koordinierst Termine und bist auch in hektischen Zeiten für korrekte Abläufe und die Einhaltung von Fristen besorgt.
Aufgaben
- Selbstständige Leitung der Administration des Departementssekretariats in allen administrativen, organisatorischen und personellen Belangen
- Kontakt mit diversen internen und externen Stellen
- Agendaführung des Departementsvorstehers, Planung und Organisation von Anlässen
- Besorgung der Termin-, Auftrags- und Fristenkontrolle (inkl. Bewirtschaftung im Geschäftsverwaltungsprogramm CMI)
- Kontrolle, Korrektur und Ausfertigung von Regierungsanträgen, Departementsverfügungen, Berichten und weiterer Korrespondenz
- Selbstständige Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post
- Telefonbedienung, nach Möglichkeit selbstständige Auskunftserteilung, anderenfalls Weiterleitung der Anrufe an zuständige Stellen
- Unterstützung im Finanzenbereich (Kontierung, Rechnungswesen etc.)
- Unterstützung in der Personaladministration
- Verantwortung für die Aktualität von Handbüchern und internen Weisungen
Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Lehre, Handelsschule oder gleichwertige Ausbildung und abgeschlossene Weiterbildung eidg. Direktionsassistent/in oder ähnliche Weiterbildung von Vorteil
- Mehrjährige Berufserfahrung
- Führungserfahrung
- Erfahrung im Finanzbereich von Vorteil
- Guter Umgang mit MS-Office und IT-Affinität, CMI-Anwenderkenntnis von Vorteil
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
- Kenntnisse der italienischen und/oder romanischen Sprache von Vorteil
- Strukturierte, dienstleistungsorientierte und vorausschauende Arbeitsweise
- Teamfähig, zuverlässig, diskret, vertrauenswürdig und belastbar
- Schnelle Auffassungsgabe
- Organisations- und Kommunikationstalent
Es erwartet Dich ein gut eingespieltes Team mit einer offenen und wertschätzenden Kultur und eine lösungsorientierte Arbeitsatmosphäre.
#J-18808-Ljbffr
Direktionsassistent/-in und Teamleitung Arbeitgeber: Kantonale Verwaltung Graubünden
Kontaktperson:
Kantonale Verwaltung Graubünden HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktionsassistent/-in und Teamleitung
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der Verwaltung oder im Justizbereich tätig sind. Ein persönlicher Austausch kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Themen im Bereich Justiz, Sicherheit und Gesundheit in Graubünden. Zeige in Gesprächen, dass du die Herausforderungen und Entwicklungen verstehst, die das Departement betreffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Teamführung und Organisation vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine IT-Affinität! Wenn du Kenntnisse in CMI oder ähnlichen Programmen hast, bringe diese aktiv ins Gespräch ein. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionsassistent/-in und Teamleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Departement für Justiz, Sicherheit und Gesundheit (DJSG). Besuche die offizielle Website, um mehr über deren Aufgaben, Werte und die spezifische Rolle des Direktionsassistenten zu erfahren.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Zeugnissen, Nachweisen über Weiterbildungen und eventuell Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und auf die Stelle zugeschnitten ist.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Qualifikationen und Erfahrungen darlegst. Betone deine Fähigkeiten in der Administration, Organisation und Kommunikation sowie deine Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständige Bewerbung über unsere Website ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen korrekt und vollständig sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kantonale Verwaltung Graubünden vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Direktionsassistent/-in übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit internen und externen Stellen erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und eventuell auch in anderen Sprachen testen.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Das Unternehmen sucht nach jemandem, der teamfähig und belastbar ist. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in einem Team gearbeitet hast und wie du Konflikte oder Herausforderungen im Team erfolgreich gelöst hast.
✨Sei bereit für organisatorische Fragen
Da die Rolle eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise erfordert, solltest du dich auf Fragen vorbereiten, die deine Organisationsfähigkeiten testen. Überlege dir, wie du Projekte geplant und Fristen eingehalten hast, und sei bereit, diese Erfahrungen zu teilen.
