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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Amtsleitung im administrativen Tagesgeschäft und organisiere die Kommunikation.
- Arbeitgeber: Werde Teil einer dynamischen Verwaltung, die sich für die Gemeinschaft einsetzt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
- Warum dieser Job: Erlebe eine spannende Rolle mit direktem Einfluss auf die Gemeinde und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest kommunikativ sein und ein Interesse an Verwaltungsaufgaben haben.
- Andere Informationen: Die Stelle bietet die Chance, eng mit dem Bürgermeister zusammenzuarbeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unterstützung der Amtsleitung im administrativen und
organisatorischen Tagesgeschäft, insbesondere die Organisation
der internen und externen Kommunikation
Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Vorzimmer des
Bürgermeisters
Erstellen von Präsentationen, schriftliche und telefonische
Korrespondenz
Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und
Nachbereitung von Besprechungen inklusive Erarbeitung und
Bereitstellung von Besprechungs- und Sitzungsunterlagen
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ablage und
Dokumentenverwaltung sowie Beschaffung von Büromaterial
Vertretung des Vorzimmers BM
Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung (Kennzahl 40364) Arbeitgeber: Undisclosed
Kontaktperson:
Undisclosed HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung (Kennzahl 40364)
✨Tip Nummer 1
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, in denen du erfolgreich Termine koordiniert oder Besprechungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuelle Amtsleitung und deren Projekte. Wenn du während des Gesprächs spezifische Fragen oder Anmerkungen zu ihren Initiativen machst, zeigst du echtes Interesse und Engagement.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Szenarien vor, in denen du Urlaubs- oder Krankheitsvertretung übernehmen müsstest. Überlege dir, wie du in solchen Situationen schnell und effizient handeln würdest.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten! Übe, wie du sowohl schriftlich als auch telefonisch klar und professionell kommunizieren kannst, da dies ein zentraler Bestandteil der Rolle ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung (Kennzahl 40364)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Erläutere in deinem Bewerbungsschreiben, warum du dich für die Position der Assistenz der Amtsleitung interessierst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu den Anforderungen der Stelle passen.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen in der administrativen Unterstützung, Organisation von Terminen und Kommunikation. Zeige auf, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Präsentation und Korrespondenz: Da das Erstellen von Präsentationen und schriftlicher Korrespondenz Teil der Stelle ist, solltest du Beispiele deiner bisherigen Arbeiten oder Projekte anführen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen demonstrieren.
Sorgfältige Dokumentation: Achte darauf, dass alle eingereichten Dokumente gut strukturiert und fehlerfrei sind. Eine klare und präzise Darstellung deiner Qualifikationen wird positiv wahrgenommen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Undisclosed vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet auf administrative Aufgaben
Da die Unterstützung der Amtsleitung im administrativen Tagesgeschäft eine zentrale Rolle spielt, solltest du dich mit typischen Aufgaben wie der Terminkoordination und der Dokumentenverwaltung vertraut machen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zeigen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Die Organisation der internen und externen Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Stelle. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, sowohl schriftlich als auch mündlich. Du könntest auch Beispiele für erfolgreiche Korrespondenz oder Präsentationen anführen.
✨Flexibilität und Teamarbeit hervorheben
In der Rolle wirst du möglicherweise Urlaubs- und Krankheitsvertretungen übernehmen müssen. Zeige, dass du flexibel bist und gut im Team arbeiten kannst. Teile Erfahrungen, in denen du in einem dynamischen Umfeld erfolgreich warst.
✨Auf Details achten
Die Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie die Vorbereitung von Besprechungen erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit. Betone deine Fähigkeit, detailorientiert zu arbeiten, und bringe Beispiele, wo du durch deine Sorgfalt einen positiven Unterschied gemacht hast.
