Sekretär*in (m/w/d)

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Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Berlin-Steglitz

Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams der Fachbereiche 4.2 "Material-Mikrobiom Wechselwirkungen" und 4.5 "Kunst- und Kulturgutanalyse" in der Abteilung 4 "Material und Umwelt" in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt je ein*e

Sekretär*in (m/w/d)

Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 25 Mitarbeitenden für beide Fachbereiche. Die Aufgaben umfassen:

• Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminverwaltung, Mitarbeit bei Prüfberichten und Gutachten, Verbrauchsmittelbeschaffung, Protokollführung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z. B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiterer fachlicher Anwendungen
• Organisation und Buchung von Dienstreisen aus Haushalts- und Drittmitteln
• Eigenständige Organisation des Sekretariats
• Mithilfe bei der Einweisung neuer Mitarbeitender, Auszubildender und von Gastwissenschaftlern in die internen Arbeitsabläufe und die Betreuung von in- und ausländischen Gästen und Besuchern
• Vorbereitung und Mitwirkung bei der Organisation von nationalen und internationalen Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen
• Annahme und Beantwortung oder gezielte Weiterleitung von externen schriftlichen oder telefonischen Anfragen (Firmen, Universitäten, andere Forschungseinrichtungen)
• Vertretung der anderen Fachbereichssekretariate der Abteilung

Ihre Qualifikationen:
Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellter für Bürokommunikation oder vergleichbar

• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint etc.) und Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams)
• Kenntnisse in der Vorgangsbearbeitung mit der E-Akte (Fabersoft) sind von Vorteil
• Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Zielorientierte, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit

Unsere Leistungen:

• Interdisziplinäre Forschung an der Schnittstelle zu Politik, Wirtschaft und Gesellschaft
• Arbeit in nationalen und internationalen Netzwerken mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industrieunternehmen
• Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
• Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten
• Vielfältige Möglichkeiten zur externen und internen Weiterbildung

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 04.08.2024 . Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 158/24-4.5 auch per Post an folgende Anschrift senden:

Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 – Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de

Fachliche Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne Herr Prof. Dr. Hahn unter der Telefonnummer +49 30 8104-3821 bzw. per E-Mail unter Oliver.Hahn@bam.de oder Frau Dr. Oberbeckmann unter der Telefonnummer +49 30 8104-1420 bzw. per E-Mail unter Sonja.Oberbeckmann@bam.de.

Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen.

Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.

Die BAM ist seit 2015 als familien- und lebensphasenbewusste Arbeitgeberin durch das "audit berufundfamilie" zertifiziert und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Veröffentlichungsdatum: 2017-11-22
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