Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage team office tasks and support project management activities.
- Arbeitgeber: Join a leading international company in the defense vehicle sector.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, and health benefits.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team in a collaborative and international environment.
- Gewünschte Qualifikationen: 5+ years in administrative roles, fluent in German and English, strong organizational skills.
- Andere Informationen: Opportunities for internal training and personal development await you.
Aufgaben
Profil
Wir bieten Unser Auftraggeber ist ein international tätiges, traditionsreiches Unternehmen des amerikanischen General Dynamics Konzerns und gehört zum Geschäftsfeld der European Land Systems (ELS). Das Unternehmen beschäftigt sich mit der Entwicklung, der Produktion sowie dem nationalen und internationalen Verkauf von Spezialfahrzeugen im wehrtechnischen Bereich. Am Standort Wien bietet GDELS-Steyr mit mehr als 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die vollständige Kompetenz als Rad- und Kettenfahrzeughersteller mit besonderem Schwerpunkt auf der Systemintegration.
Aufgrund von wachsenden Aufgaben wird ab sofort für die Österreich-Niederlassung in Wien-Simmering folgende Position gesucht: Sen. Team Assistenz + Projektmanagement Assistenz (w/m/d) Internationales Unternehmen
Standort Wien / Vollzeit In dieser Funktion bist Du für die selbstständige organisatorische und administrative Betreuung unserer Kolleg:innen sowie der Führungskräfte in Form eines Team Office-Managements verantwortlich. Es erwartet Dich ein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem kollegialen, angenehmen Betriebsklima mit internationalem Arbeitsumfeld.
Was sind Deine typischen Aufgaben? Allgemein:
- Eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Schnittstellen sowie Verantwortung über die Daten- und Dokumentenpflege für diverse Bereiche
- Als Gleitzeitbeauftragte:r Pflege und Monitoring der Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiter:innen (Urlaube, Abwesenheiten, Nachträge und Korrekturen)
- Planung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Events, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Planung und Organisation von Dienstreisen und Begleitung des Prozesses vom Antrag bis zur Übergabe an die Personalverrechnung
- Fristen- und Dokumentenverwaltung für Rechtsangelegenheiten wie NDAs und Vertretungsregelungen
- Bei Bedarf Unterstützung der Executive Assistenz
Program Management:
- Vorbereitung und Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektstatusberichten, Präsentationen, Terminplänen, etc.
- Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo-Listen
- Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation
- Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings sowie Protokollierung der Meetings
- Ablage, Verwaltung und Archivierung von Projektdokumenten
- Erstellung und Wartung von standardisierten Projekttemplates
- Überblick über Abwesenheiten der Projektmitarbeiter:innen
- Ansprechpartner für das Projektteam für administrative Fragen aller Art
Was bringst Du mit?
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder allgemeine Berufsausbildung (HAK, HBLA, AHS, kfm. Lehre)
- Kurse für Veranstaltungsplanung und Zeitmanagement sowie Basiskenntnisse im Arbeitsrecht sind darüber hinaus vorteilhaft
- Einwandfreies Deutsch und Englisch in Wort und Schrift sind für Dich eine Selbstverständlichkeit
- Du bringst mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. in administrativen/organisatorischen Tätigkeiten mit
- Du hast einen ECDL bzw. ausgeprägte Kenntnisse in MS Office, SAP HR Grundkenntnisse von Vorteil
- Du besitzt eine sehr selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit
- Persönlich zeichnest Du Dich durch ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, Teamfähigkeit sowie Diskretion aus
Unser Angebot an Dich:
- Wir bieten gleitende Arbeitszeit bei 40 Wochenstunden/5-Tage Woche, (38,5 Wochenstunden zuzgl. jährlich festgelegter kollektiver Einarbeitungsregelung für Fenstertage und den Jahreswechsel), Möglichkeit zu tageweisem Homeoffice, Jobticket, Parkmöglichkeit, Mittagstisch mit Essenszuschuss, Obst, gemeinsame Sport-Aktivitäten und Feste sowie Gesundheitsvorsorge und Betriebsarzt
- Für die ausgeschriebene Position beträgt das Monatsgehalt lt. Kollektivvertrag für Angestellte der Fahrzeugindustrie (Beschäftigungsgruppe F) mind. EUR 3.728,36 brutto auf Basis Vollzeit mit der Bereitschaft einer Überzahlung entsprechend Deiner Qualifikationen und Berufserfahrung
- Es erwarten Dich interne Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
Wenn Du an dieser herausfordernden Position Interesse hast, dann freuen wir uns über Deine aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 105.734 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.
Besuche uns auf – hier findest Du täglich neue Jobangebote.
ISG Personalmanagement GmbH
A-1030 Wien, Dannebergplatz 19
Horst Neumayer, T: 1
@:
JBG81_AT
Sen. Team Assistenz + Projektmanagement Assistenz (w/m/d) Arbeitgeber: ISG Personalmanagement GmbH
Kontaktperson:
ISG Personalmanagement GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sen. Team Assistenz + Projektmanagement Assistenz (w/m/d)
✨Tip Number 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche tätig sind. Oftmals erfährt man über offene Stellen durch persönliche Kontakte, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Number 2
Informiere dich über das Unternehmen und seine Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an den Produkten und der Unternehmenskultur hast. Das hebt dich von anderen Bewerbern ab.
✨Tip Number 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner bisherigen Berufserfahrung vor. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit in der Vergangenheit unter Beweis gestellt hast.
✨Tip Number 4
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. In einem internationalen Umfeld ist es wichtig, sich schnell auf neue Situationen einstellen zu können. Teile Beispiele, wo du dies bereits erfolgreich gemacht hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sen. Team Assistenz + Projektmanagement Assistenz (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über GDELS-Steyr und den General Dynamics Konzern. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Unternehmenswerte, die Kultur und die aktuellen Projekte zu erfahren.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Assistenzbereich und deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Gehe auf deine relevanten Erfahrungen und deine Motivation ein, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von einer anderen Person Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf die sprachliche Richtigkeit in Deutsch und Englisch, da dies für die Position wichtig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ISG Personalmanagement GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Korrespondenz in Deutsch und Englisch erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und eventuell auch eine kurze Vorstellung auf Englisch zu halten.
✨Demonstriere deine Organisationsfähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Verwaltung von Projekten zeigen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Meetings geplant oder Dokumente verwaltet hast, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Teamfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt dieser Rolle. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Strategien du anwendest, um Konflikte zu lösen oder die Zusammenarbeit zu fördern.
