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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks like calls, meetings, and document handling.
- Arbeitgeber: Join the Hochschule der Sächsischen Polizei, a respected institution in public service.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a stable job with benefits like a pension plan and health management programs.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team while gaining valuable experience in public administration.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a relevant office management qualification and strong MS Office skills.
- Andere Informationen: Applications are open until January 27, 2025. Women and disabled individuals are encouraged to apply.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Mitarbeiter Bürodienst (m/w/d) in der Abteilung 4 – Ausbildung
Stelleninformationen
Hochschule der Sächsischen Polizei (FH)
Qualifikationsebene: Duale Berufsausbildung, Meister und vergleichbar
Dienstort: Schneeberg
Anstellungsverhältnis: unbefristet
Bewerbungsfrist: 27.01.2025
Bewerbungsadresse
Hochschule der Sächsischen Polizei (FH)
Referat 1 – Recht, Personal
Friedensstraße 120
02929 Rothenburg
Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung ausschließlich unser Online-Bewerberportal:
Aufgaben
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- Büromanagement (Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten und Organisation von Videokonferenzen, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Erstellung von Protokollen)
- Redigieren (redaktionelle Vorprüfung) von Brief- und Textentwürfen
- Termin- und Aufgabenmanagement unter Verwendung von MS-Outlook
- Datenmanagement (Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der E-Mail-Verteiler)
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost einschließlich Schriftgutverwaltung unter Verwendung des Dokumentenmanagementsystems VIS.Sax
Kenntnisse und Erfahrungen
Folgende Kenntnisse und Erfahrungen sind erforderlich:
- eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Bürokommunikation oder als Verwaltungsfachangestellte/r oder zur Kauffrau/zum Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement oder zur Facharbeiterin/zum Facharbeiter für Schreibtechnik oder zum/zur Rechtsanwaltsfachangestellten oder zum/zur Notarfachangestellten, vorzugsweise mit einer Ausbildung im öffentlichen Dienst oder entsprechender Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
- der sichere Umgang mit einschlägigen Softwareprogrammen des MS-Office-Paketes
- selbstständige, zielorientierte und effiziente Arbeitsweise
- Kommunikations- und Teamfähigkeit
- ein ausgeprägtes Dienstleistungsbewusstsein und kundenorientiertes Aufgabenverständnis, freundliches Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
- Führerschein Klasse B
Zusätzliche Anforderungen
Besonders bei den nachfolgend genannten Leistungs- und Befähigungsmerkmalen soll ein hoher Ausprägungsgrad vorhanden sein:
- Fachkompetenz (Fachwissen)
- Methodenkompetenz (Arbeitsstrukturierung und Arbeitsmethode)
- Selbstkompetenz (Verantwortungsbewusstsein)
Überdurchschnittliche Belastbarkeit, wie auch Verlässlichkeit, Flexibilität, Loyalität und Diskretion werden vorausgesetzt. Erfahrungen in der Verwaltung sind von Vorteil.
Vergütung
Die Vergütung erfolgt auf Grundlage einer entsprechenden tariflichen Bewertung der Tätigkeit bis zu der Entgeltgruppe 5 der Entgeltordnung zum Tarifvertrag für die Länder (TV-L ). Die Zuordnung zu einer Erfahrungsstufe richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung. Zusätzlich wird am Jahresende eine Sonderzahlung gem. § 20 TV-L gezahlt. Darüber hinaus bietet der Freistaat Sachsen eine betriebliche Altersversorgung (VBL, § 25 TV-L), die Möglichkeit zur Teilnahme an Maßnahmen des behördlichen Gesundheitsmanagements, Anspruch auf vermögenswirksame Leistungen nach Maßgabe des Vermögensbildungsgesetzes (§ 23 Abs. 1 TV-L) und das Angebot eines Jobtickets der Deutschen Bahn bzw. des jeweiligen Verkehrsverbundes im Freistaat Sachsen.
Chancengleichheit
Auf die bevorzugte Berücksichtigung von schwerbehinderten Menschen bei Vorliegen gleicher Eignung wird geachtet. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden daher ebenfalls ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Es wird um Verständnis gebeten, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen, gegebenenfalls einschließlich eines Nachweises über die Schwerbehinderung/Gleichstellung, berücksichtigt werden können.
Die Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) ist bestrebt, den Anteil der Frauen zu erhöhen und fordert daher Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben.
Soweit Sie die genannten Voraussetzungen erfüllen, haben Sie die Möglichkeit bis zum 27.01.2025 eine Bewerbung an uns zu richten. Unser Online-Portal finden Sie unter:
Bitte reichen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf und Abschluss- und Arbeitszeugnissen über unser Jobportal ein. Die Zugangsdaten zum Upload erhalten Sie nach Ihrer Registrierung.
Bitte berücksichtigen Sie, dass bei einer Bewerbung im Rahmen des Auswahlverfahrens notwendigerweise in erheblichem Umfang personenbezogene Daten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1c DSGVO i. V. m. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 11 SächsDSDG. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie mit Ihrer Bewerbung gleichzeitig Ihr Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung und Speicherung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens erteilen.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter Bürodienst (m/w/d) in der Abteilung 4 - Ausbildung Arbeitgeber: Federal State of Saxony
Kontaktperson:
Federal State of Saxony HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter Bürodienst (m/w/d) in der Abteilung 4 - Ausbildung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Hochschule der Sächsischen Polizei und ihre Werte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Mission und die Ziele der Institution verstehst und unterstützen möchtest.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen im Bereich Büromanagement vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office und deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikations- und Teamfähigkeit während des Auswahlprozesses. Sei offen und freundlich, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und deine Eignung für die Zusammenarbeit im Team zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Falls du bereits Erfahrung im öffentlichen Dienst hast, bringe diese aktiv ins Gespräch ein. Betone, wie diese Erfahrungen dir helfen, die spezifischen Anforderungen der Stelle besser zu erfüllen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter Bürodienst (m/w/d) in der Abteilung 4 - Ausbildung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über die Hochschule der Sächsischen Polizei: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich über die Hochschule und ihre Werte informieren. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, deine Motivation im Anschreiben zu formulieren.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebst. Gehe besonders auf deine Kenntnisse im Büromanagement und den Umgang mit MS-Office ein.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf klar strukturiert ist und alle relevanten Informationen enthält. Betone deine Ausbildung und beruflichen Stationen, die für die Stelle wichtig sind.
Vollständige Bewerbungsunterlagen einreichen: Achte darauf, dass du alle geforderten Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse vollständig und in der richtigen Reihenfolge einreichst. Überprüfe alles auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du es hochlädst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Federal State of Saxony vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen im Büromanagement oder wie du mit stressigen Situationen umgehst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und deine Fähigkeiten kennst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kontakt mit Menschen erfordert, ist es wichtig, während des Interviews klar und freundlich zu kommunizieren. Achte darauf, aktiv zuzuhören und auf die Fragen des Interviewers einzugehen.
✨Präsentiere deine Fachkompetenz
Hebe deine Kenntnisse in MS-Office und anderen relevanten Softwareprogrammen hervor. Bereite Beispiele vor, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um deine Aufgaben zu erledigen.
✨Demonstriere dein Dienstleistungsbewusstsein
Betone, wie wichtig dir ein kundenorientierter Ansatz ist. Teile konkrete Beispiele, in denen du erfolgreich auf die Bedürfnisse von Kunden oder Kollegen eingegangen bist, um deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
