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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize and manage administrative tasks in the university's executive office.
- Arbeitgeber: Join Hochschule Kaiserslautern, a leader in applied sciences and innovative research.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and professional development opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team that supports academic growth and community engagement.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in business or administration; strong communication and organizational skills required.
- Andere Informationen: Applications from all backgrounds are encouraged; part-time options may be available.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
Zusammen mit der*dem Sekretär*in der Hochschulleitung erledigen Sie vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat der Hochschulleitung:
- Erste Ansprechperson für im Sekretariat ankommende Anfragen und Besucher*innen
- Bearbeitung des gesamten Posteingangs
- Sitzungsvor- und -nachbereitung für verschiedenste Gremien inkl. Vorbereitung des Sitzungsraumes, Erstellung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen sowie Protokollführung
- Terminkoordination, -vereinbarung und -vorbereitung
- Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs
- Mitwirkung bei der Organisation von hochschulweiten Veranstaltungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder als Verwaltungsfachangestellte*r
- Hohe Kommunikations- und Organisationskompetenz
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache
- Englischkenntnisse zum Führen einfacher Gespräche
- Ausgeprägte Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten sowie Teamkompetenz
- Erfahrungen im Bereich Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Programmen, insb. Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Bereitschaft zu Dienstreisen mit dem privaten PKW, insbesondere zu den Hochschulstandorten
Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen aller Altersgruppen und unabhängig von der geschlechtlichen Identität, einer Behinderung, dem ethnischen Hintergrund, der Religion, Weltanschauung sowie sexuellen Orientierung oder Identität.
Unser Angebot
Die Stelle ist ab sofort am Studienort Kaiserslautern der Hochschule Kaiserslautern in Vollzeit unbefristet zu besetzen.
An unserer Hochschule für angewandte Wissenschaften und Gestaltung mit einem ausgeprägten Profil in der angewandten Forschung und Entwicklung sowie der akademischen Weiterbildung erwarten Sie ein innovatives Arbeitsumfeld und vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen der Personalentwicklung. Die Hochschule Kaiserslautern unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch eine Regelung für mobiles Arbeiten und eine flexible Arbeitszeitgestaltung.
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung ist nach Entgeltgruppe E6 TV-L vorgesehen, soweit die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine tarifvertraglich geregelte betriebliche Altersvorsorge.
Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbes. Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Arbeitszeit) entsprochen werden kann.
Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes strebt die Hochschule Kaiserslautern eine weitere Erhöhung des Frauenanteils, insbesondere in der Wissenschaft, an.
Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen).
Ihre Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen, die Sie uns bis 23.01.2025 über unser Online-Bewerbungsportal zukommen lassen können.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter*in im Sekretariat der Hochschulleitung (m/w/div) Arbeitgeber: Hochschule Kaiserslautern / Kaiserslautern University of Applied Sciences
Kontaktperson:
Hochschule Kaiserslautern / Kaiserslautern University of Applied Sciences HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in im Sekretariat der Hochschulleitung (m/w/div)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Hochschule Kaiserslautern und ihre aktuellen Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Institution und ihren Zielen hast.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten konkret zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich mit Anfragen umgegangen bist oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Teamarbeit und den internen Abläufen im Sekretariat zu stellen. Das zeigt dein Interesse an einer guten Zusammenarbeit und gibt dir wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise des Teams.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, über deine Erfahrungen mit MS-Office-Programmen zu sprechen. Du könntest auch einige spezifische Funktionen oder Tools erwähnen, die du häufig nutzt, um deine Effizienz zu steigern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in im Sekretariat der Hochschulleitung (m/w/div)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Ausbildung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine Kommunikations- und Organisationskompetenz sowie deine Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das Online-Bewerbungsportal der Hochschule Kaiserslautern ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig und korrekt hochgeladen sind, bevor du die Bewerbung absendest.
Frist beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis zum 23.01.2025 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Hochschule Kaiserslautern / Kaiserslautern University of Applied Sciences vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Erfahrungen im Bereich der Organisation und Kommunikation. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle hohe Kommunikationskompetenz erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Achte darauf, auch aktiv zuzuhören und auf die Fragen des Interviewers einzugehen.
✨Präsentiere deine MS-Office-Kenntnisse
Da sehr gute Kenntnisse in MS-Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, gefordert sind, bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit diesen Programmen zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar Beispiele nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv eingesetzt hast.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Die Fähigkeit zur Teamarbeit ist wichtig für diese Position. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast. Teile spezifische Situationen, in denen du zur Teamdynamik beigetragen hast.
