Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage the central email inbox and organize IT tickets efficiently.
- Arbeitgeber: Join DIGIT4U Business Solutions, a dynamic player in IT services.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a full-time position with opportunities for growth and development.
- Warum dieser Job: Be part of a collaborative team and enhance your organizational skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Fluent in German and good English; experience in office management is a plus.
- Andere Informationen: Ideal for those with a background in software or license management.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Festangestellte ANÜ, Vollzeit, Stuttgart
Wen wir suchen
Unterstützung im Back Office für den Bereich Lizenzmanagement
Ihr Aufgabengebiet
- Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
- Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem
- Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitenden und externen Dienstleistenden
- Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen.
- Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung von offenen Punkten
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Anfertigung von Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken.
- Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting.
- Übernahme von Verantwortung in der Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools.
- Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen z.B. für die nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlage von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung
- Allgemeine Projekttätigkeiten
- Allgemeine organisatorische Aufgaben
Qualifikationsanforderungen:
- Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in mindestens einem der folgenden Bereiche: Back Office, Büromanagement oder vergleichbares
- Erfahrung mit den Microsoft Programmen
Erfahrungsanforderungen von Vorteil:
- Idealerweise hat die/der Leiharbeitnehmende bereits in der öffentlichen Verwaltung gearbeitet.
- Idealerweise verfügt die/der Leiharbeitnehmende über nachfolgende Erfahrungen:
- Erfahrung in der Erstellung von Protokollen:
- Erstellung von Beschlussprotokollen oder Verlaufsprotokollen
- Erstellung von Ergebnisprotokollen für direkte Vorgesetzte oder höhere Managementebenen
- Erfahrung in der Erstellung von Berichten:
- Erstellung von Sachstandsberichten, Projektberichten oder Zusammenfassungen
- Erstellung von Vermerken oder Entscheidungsvorlagen
- Erfahrung in der nicht-digitalen Schriftgutverwaltung:
- Nicht-digitale Schriftgutverwaltung
- mehr als zwei Jahre Erfahrung in der nicht-digitalen Schriftgutverwaltung
- Erfahrung im Termin-Management:
- Termin-Management
- mehr als zwei Jahre Erfahrung im Termin-Management
- Theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Nutzung eines IT-Ticketsystems sind vorteilhaft.
- Kenntnisse und praktische Erfahrung mit dem USU IT Service Management wären ideal.
- Grundlegendes Know-how in der Bewirtschaftung eines Team Postfachs in Microsoft Outlook ist wünschenswert. Die Erfahrung muss im beigelegten CV aufgeführt sein.
- Grundlegende und fortgeschrittene Kenntnisse mit den Programmen Microsoft Outlook / Word / Excel / PowerPoint / One Note sind von Vorteil
Grundlegende Kenntnisse:
- Outlook: E-Mail-Bearbeitung, (Serien-)Terminerstellung und Termin-Umplanung, Raumplanung
- Word: Nutzung existierender Vorlagen, Schriftart, Absatz, Tabellen, Kopf- / Fußzeile
- Excel: Schriftart, Ausrichtung, Zellenformatierung, Tabellenformatvorlage
- PowerPoint: Nutzung existierender Vorlagen, Schriftart, Absatz, Textfelder
- One Note: Seiten erstellen, kopieren, verschieben, Notizbuch erstellen
Fortgeschrittene Kenntnisse:
- Outlook: Regelverwaltung, Berechtigungsverwaltung
- Word: Abschnitte, Seitenumbrüche, Inhaltsverzeichnisse, Links, Verweise
- Excel: S-Verweis, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung
- Die/Der Leiharbeitnehmende verfügt idealerweise über mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Bereich Softwaremanagement / Lizenzmanagement
- Ideal wären Schulungen mit Nachweis in Form von Zertifikaten aus den Bereichen Lizenzmanagement oder Softwaremanagement
- Erfahrung einschl. Prozess- und Aufgabenverständnis zur Leistungserbringung eines IT-Dienstleisters sind vorteilhaft
- Wünschenswert wären praktische Erfahrungen in der Datenpflege, Datenverwaltung, Reporting
- Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten oder ähnlichen Portalen sind ideal
Ihr DIGIT4U BS Ansprechpartner für diese Position:
DIGIT4U Business Solutions GmbH
Carl Zeiss Ring 9
85737 Ismaning/München
#J-18808-Ljbffr
Back Office (m/w/d) Team Lizenzmanagement Arbeitgeber: Digit4u Bs
Kontaktperson:
Digit4u Bs HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Back Office (m/w/d) Team Lizenzmanagement
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die im Lizenzmanagement oder Back Office arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen IT-Ticketsysteme, die in der Branche verwendet werden. Wenn du bereits Erfahrung mit USU IT Service Management hast, hebe das in Gesprächen hervor, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Termine verwaltet und Veranstaltungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kenntnisse in Microsoft Office Programmen, insbesondere Outlook und Excel. Bereite dich darauf vor, wie du diese Tools effektiv genutzt hast, um deine Arbeit zu optimieren und die Effizienz im Team zu steigern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Back Office (m/w/d) Team Lizenzmanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Qualifikationen und Erfahrungen, die gefordert werden. Stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben hervorhebst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen im Back Office, Büromanagement oder ähnlichen Bereichen betont. Achte darauf, deine Kenntnisse in Microsoft Programmen klar darzustellen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf deine Erfahrungen im Termin-Management und der Erstellung von Protokollen ein und zeige, wie du zur Organisation des Teams beitragen kannst.
Prüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut strukturiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Digit4u Bs vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir Gedanken über die spezifischen Aufgaben im Lizenzmanagement und wie du diese eigenverantwortlich angehen würdest. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Bearbeitung von IT-Tickets zeigen.
✨Kenntnisse in Microsoft Programmen hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint klar kommunizierst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Protokoll- und Berichtserstellung betonen
Da die Erstellung von Protokollen und Berichten eine wichtige Aufgabe ist, solltest du Beispiele für deine Erfahrungen in diesem Bereich parat haben. Zeige, dass du in der Lage bist, präzise und verständliche Dokumente zu erstellen.
✨Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation stellen
Bereite einige Fragen vor, die zeigen, dass du an der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen interessiert bist. Frage nach den Kommunikationswegen im Team und wie die Koordination zwischen den Abteilungen funktioniert.
