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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office tasks for executives, including scheduling, travel arrangements, and internal communications.
- Arbeitgeber: Join WEFRA LIFE, a leading healthcare advertising agency with over 90 years of experience.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote options, and perks like free snacks and a job bike.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team, contribute to exciting projects, and grow your career in a supportive environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Relevant education or experience in administration, strong organizational skills, and excellent communication abilities required.
- Andere Informationen: This is a parental leave position until December 31, 2026, with opportunities for professional development.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Executive Assistant als Elternzeitvertretung bis 31.12.2026 (m/w/d)
Gesundheit ist genau Dein Ding? Unseres auch!
WEFRA LIFE sucht eine*n Executive Assistant als Elternzeitvertretung (w/m/d)
Die treibende Kraft im Gesundheitsmarkt kann man nicht alleine sein. Dafür kommt es auf jeden Einzelnen im Team an. Vielleicht auch auf Dich? Werde jetzt Teil einer der führenden Werbeagenturen im Bereich Healthcare und begleite spannende und vielseitige Projekte. Einen kleinen Einblick erhältst Du hier .
Deine Company
Wir sind inhabergeführt, seit über 90 Jahren auf dem Markt und beschäftigten derzeit rund 180 Expert*innen. Was haben wir zu bieten?
Wir machen Gesundheit – und gesunde Arbeitszeiten.
Deine Work-Life-Balance ist uns wichtig. Deshalb kannst Du Deine Arbeitszeit weitestgehend frei gestalten. Außerdem hast Du ein Zeitkonto: Und wenn mal ein „Guthaben“ angefallen ist, dann kannst Du es per Freizeitausgleich in freie Tage umwandeln. Bei uns gibt es keine mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden.
Flexibles Arbeiten in Deutschland und Europa.
Ob Office, Mobile Office oder beides zusammen: Du hast die Wahl. Natürlich ist es in den meisten unserer Jobs auch superwichtig, vor Ort im Büro zu sein und sich direkt mit den Kolleg*innen auszutauschen. Aber ansonsten gestaltest Du den Ort Deiner Arbeit. Und wenn Du das möchtest, dann kannst Du gerne auch mal temporär innerhalb der EU arbeiten.
Du gestaltest Dein Vorankommen.
Wir meinen das ganz ernst! Wir bieten Dir attraktive Entwicklungsmöglichkeiten on-the-job sowie Workshops und Coachings. Unsere WEFRA LIFE Academy unterstützt Dich vom ersten Tag an. Außerdem bieten wir für Dich tolle Chancen fürs „Weiterkommen“ – ob in der Führungs- oder der Fachkarriere.
Der Umwelt zuliebe.
Bei Interesse zahlen wir dir das Deutschlandticket oder du bekommst ein Job-Rad. Parkplätze gibt es aber auch – sogar mit Ladestationen für Dein E-Auto.
Für Verpflegung ist gesorgt.
Wasser, Kaffee, Tee und Obst sind bei uns selbstverständlich kostenlos. Außerdem warten in unserer hauseigenen Cafeteria abwechslungsreiche Mittagessen auf Dich.
Dein Team
Als Executive Board der WEFRA LIFE verantworten wir die strategische Steuerung und Führung aller Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe. Unser Team besteht aus den beiden Geschäftsführern Matthias Haack und Niklas Kurz sowie unserer/unserem Executive Assistant.
Diese Rolle als Executive Assistant (m/w/d) am Standort Neu-Isenburg bei Frankfurt möchten wir im Rahmen einerElternzeitvertretung vorerst bis 31.12.2026 besetzen.
Dein Job
- In Deinen Händen liegt das Office Management unserer Geschäftsführer, wie z. B. die Terminkoordination und Kalenderpflege oder auch die vertrauliche Eingangspost
- Du übernimmst für die Geschäftsführer die Reiseorganisation der Geschäftsführung sowie die Kreditkarten- und Bargeldabrechnung
- Du steuerst die Erstellung von Vertragsentwürfen und NDA’s, hältst unsere Vertragstemplates auf dem aktuellsten Stand und aktualisierst unsere Vertragsübersichten
- Du übernimmst die interne Leistungsverrechnung vom Kostenvoranschlag bis zur Faktura
- Du bist auch verantwortlich für die Aktualisierung und Optimierung interner Richtlinien, Prozesse und Tools (z. B. Reiserichtlinien, Corporate Social Responsibility, Compliance, Intranet, TravelPerk)
- Du arbeitest maßgeblich im Bereich Eigenwerbung/Außendarstellung mit: von der Themenplanung bis zum operativen Projektmanagement unserer Eigen-PR-Aktivitäten
- Außerdem kümmerst Du Dich um die Organisation und Durchführung von Firmen- und Kulturevents wie z. B. Sommerfest oder Weihnachtsfeier
Dein Profil
- Du verfügst über eine abgeschlossene, fachlich relevante Berufsbildung, wie z. B. ein wirtschaftswissenschaftliches Studium, eine kaufmännische Ausbildung oder eine Weiterbildung als Managementassistent*in
- Idealerweise hast Du bereits Erfahrung in einer ähnlichen Position gesammelt
- Du beherrschst PowerPoint, Word und Excel souverän und besitzt ein fundiertes betriebswirtschaftliches Grundverständnis
- Du behältst einen gewissenhaften Blick auf eine Vielzahl von Arbeitsschritten, kannst Dich selbstständig und zuverlässig koordinieren und organisierst Dich effektiv in stressigen Situationen
- Absolute Diskretion, Verschwiegenheit und Loyalität in der Zusammenarbeit mit dem gesamten Management Board sind für Dich selbstverständlich
- Du siehst Dich nicht nur in einer unterstützenden Rolle: Du möchtest eigenverantwortlich Themen vorantreiben und zum Erfolg der gesamten Agentur beitragen – Du bist kein*e Sachbearbeiter*in, sondern Impulsgeber*in und Sparringspartner*in
- In deiner Interaktion mit allen Beteiligten (sei es mit dem Management Board, Kolleg*innen oder externen Partnern) findest Du stets den richtigen Ton: freundlich und zuvorkommend, aber gleichzeitig klar, konsequent und zielführend.
- Deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch entsprechen dem C2-Niveau und in Englisch dem C1-Niveau, sowohl mündlich als auch schriftlich
Deine Bewerbung
Du bist der Überzeugung, wir passen gut zusammen? Dann brauchen wir von Dir nur noch…
- … Deinen aktuellen Lebenslauf
- … für Dich besonders relevante Zertifikate oder Bildungsabschlüsse
- … Deine letzten maximal zwei Arbeitszeugnisse
PS: Ein „klassisches“ Bewerbungsanschreiben brauchst Du übrigens nicht zu verfassen.
#J-18808-Ljbffr
Executive Assistant als Elternzeitvertretung bis 31.12.2026 (m/w/d) Arbeitgeber: Wefra
Kontaktperson:
Wefra HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant als Elternzeitvertretung bis 31.12.2026 (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Gesundheitsbranche arbeiten. Sie könnten dir wertvolle Einblicke geben oder sogar Kontakte zu WEFRA LIFE herstellen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends im Gesundheitsmarkt und die spezifischen Projekte von WEFRA LIFE. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an der Branche hast und bereit bist, aktiv zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation und Durchführung von Firmen- und Kulturevents vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, wie du klar und zielführend kommunizieren kannst, sowohl in Deutsch als auch in Englisch, um deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant als Elternzeitvertretung bis 31.12.2026 (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf auf die spezifischen Anforderungen der Position als Executive Assistant zugeschnitten ist. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die du in ähnlichen Positionen gesammelt hast.
Zertifikate und Abschlüsse: Füge alle relevanten Zertifikate oder Bildungsabschlüsse hinzu, die deine Qualifikationen unterstützen. Achte darauf, dass diese Dokumente aktuell und gut lesbar sind.
Arbeitszeugnisse auswählen: Wähle die letzten zwei Arbeitszeugnisse aus, die deine berufliche Entwicklung und Erfolge am besten widerspiegeln. Achte darauf, dass sie positiv formuliert sind und deine Stärken hervorheben.
Keine Bewerbungsschreiben nötig: Beachte, dass für diese Position kein klassisches Bewerbungsanschreiben erforderlich ist. Konzentriere dich stattdessen darauf, deine Unterlagen klar und präzise zu gestalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wefra vorbereitest
✨Bereite Dich auf die Aufgaben vor
Schau Dir die spezifischen Aufgaben an, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege Dir, wie Deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Aufgaben passen und bereite konkrete Beispiele vor, um dies während des Interviews zu verdeutlichen.
✨Zeige Deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle eine enge Zusammenarbeit mit dem Management Board erfordert, ist es wichtig, Deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die Deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation betreffen.
✨Sei proaktiv und zeige Eigenverantwortung
Die Stellenbeschreibung betont, dass Du nicht nur unterstützend tätig sein sollst, sondern auch eigenverantwortlich Themen vorantreiben möchtest. Bereite Dich darauf vor, Beispiele aus Deiner Vergangenheit zu teilen, in denen Du Initiative ergriffen hast und erfolgreich Projekte geleitet hast.
✨Vertraulichkeit und Loyalität betonen
Da absolute Diskretion und Loyalität gefordert sind, solltest Du während des Interviews betonen, wie wichtig Dir diese Werte sind. Teile Erfahrungen, in denen Du vertrauliche Informationen behandelt hast und wie Du das Vertrauen Deiner Vorgesetzten gewonnen hast.
