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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage schedules, organize meetings, and handle correspondence for the department.
- Arbeitgeber: Join the vibrant team of Potsdam's municipal administration, a major employer in the region.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, 30 days of vacation, and a competitive salary with additional perks.
- Warum dieser Job: Be part of a service-oriented team that impacts the community positively while developing your skills.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in an administrative role; experience and strong organizational skills are a plus.
- Andere Informationen: Diversity is valued; applications from all backgrounds are encouraged.
Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah
Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.
Der Fachbereich Personal der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) ist der interne Dienstleister für die Fachbereiche in allen Personalangelegenheiten. Strategische Personalentwicklung gehört zu den Leistungen wie auch sämtliche operative Prozesse des Personalservice und des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Er ist die Vertretung der Dienststelle in allen personalvertretungsrechtlichen Angelegenheiten und somit Partner des Personalrates.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Personal zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine
Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung
Kennziffer: 530.000.02
Ihre Aufgaben
- Terminplanung, -vorbereitung und -kontrolle
- Koordination und Organisation von Besprechungsterminen und Beratungen
- Datenschutzkonformes Behandeln, Ablegen, Archivieren und Entsorgen von Akten, Daten und Schriftgut
- Aufnehmen, Erstellen, Verteilen und Ablegen von Protokollen
- Schreibarbeiten und Korrespondenzen, zweckbezogenes Formulieren und Gestalten von Schriftstücken für unterschiedliche Zwecke
- Erstellen der Dienstreiseanträge und Reiseorganisation für die Fachbereichsleitung
- Bearbeiten und Weiterleiten des digitalen und analogen Postein- und Postausgangs Personal
- Koordinieren der Beschluss- und Mitteilungsvorlagen des Fachbereichs; Organisieren von Wiedervorlagen der Fachbereichsleitung
- Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden sowie der damit verbundenen Aufgaben
- Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen, Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation von externen Partner*innen und interne Fachbereichsinformationen
- Dienstsiegelmanagement/Authentifizierung digitaler Unterschriften, Überwachen der Unterschriftsregelung und Freigabebefugnisse
- Prüfen von Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, Überwachung des Fachbereichsbudgets
- Unterstützen der Fachbereichsleitung im Bereich Gremienangelegenheiten
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf
(bspw. Fachangestellte*r (m/w/d) für Bürokommunikation, Bürokaufmann*frau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte*r (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d)) - Einschlägige Berufserfahrung wünschenswert
- Sehr gute Medienkompetenz und Organisationsfähigkeit
- Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit
- Dienstleistungskompetenz und Belastbarkeit
- Kommunikations- und Kooperationskompetenz
- Hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen
Sie möchten als erfahrenes Organisationstalent in einer dem Gemeinwohl verpflichteten Verwaltung im Team der Fachbereichsleitung Personal tätig sein? Ihre Persönlichkeit hilft Ihnen, die verschiedenen Perspektiven unseres großen Verwaltungsapparates zu verstehen und diesen dienstleistungsorientiert zu begegnen? Gleichzeitig gelingt es Ihnen auch, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Unser Angebot
- Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.042,04 € – 3.507,92 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
- Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
- Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
- Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12.und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
- Teilzeit, Vollzeit oder Ansparung für ein Sabbatical: alle Arbeitsformen sind möglich
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 02.02.2025 online über unser Karriereportal.
Für Ihre eigene Planung möchten wir bereits mitteilen, dass die Vorstellungsgespräche in den Kalenderwochen 8 und 9 avisiert sind.
Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter:
Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.
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Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung Arbeitgeber: Landeshauptstadt Potsdam
Kontaktperson:
Landeshauptstadt Potsdam HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben der Stelle. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in den Bereichen Terminplanung, Organisation und Kommunikation zu den Erwartungen des Fachbereichs Personal passen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Potsdam, um mehr über die Unternehmenskultur und die Arbeitsweise im Fachbereich Personal zu erfahren. Dies kann dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Organisationsfähigkeit und Teamarbeit zu nennen. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder Herausforderungen gemeistert hast, um deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der Stadt Potsdam und ihrer Entwicklung. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen der Stadtverwaltung, um im Gespräch zu zeigen, dass du dich mit der Mission und den Werten der Landeshauptstadt identifizierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben personalisieren: Gestalte dein Anschreiben individuell für die Position als Sekretär/in der Fachbereichsleitung. Hebe deine Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die direkt mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Berufserfahrungen und Fähigkeiten, die für die Position wichtig sind, wie z.B. Organisationstalent und Medienkompetenz.
Fristen beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum angegebenen Stichtag (02.02.2025) über das Karriereportal einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente rechtzeitig vorzubereiten und hochzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landeshauptstadt Potsdam vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Terminplanung, Koordination von Besprechungen und das Management von Dokumenten zeigen. Dies könnte durch konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung geschehen.
✨Betone deine Kommunikationskompetenz
In dieser Rolle ist es wichtig, gut kommunizieren zu können. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu geben, wie du effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast, sei es schriftlich oder mündlich.
✨Sei bereit für Fragen zur Vertraulichkeit
Da der Umgang mit sensiblen Informationen ein wichtiger Teil der Stelle ist, sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, wie du in der Vergangenheit mit vertraulichen Daten umgegangen bist und welche Maßnahmen du ergreifst, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten.
