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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage budgets, coordinate team activities, and support research projects in a dynamic environment.
- Arbeitgeber: Join PAIR, a leading center for philosophy and AI research at FAU Erlangen-Nürnberg.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, 30 vacation days, and opportunities for professional development.
- Warum dieser Job: Be part of an international team making a real impact in AI ethics and philosophy.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training or equivalent, with strong MS Office skills and good language proficiency.
- Andere Informationen: Home office options available after onboarding; potential for permanent employment.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Ihr Arbeitsplatz Der Lehrstuhl für Informationstechnik mit dem Schwerpunkt Kommunikationselektronik an der Technischen Fakultät der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) ist im Gebäude des Fraunhofer-Instituts für Integrierte Schaltungen IIS in Erlangen-Tennenlohe untergebracht. Zum Standort gehören drei Professuren mit den Schwerpunkten Kommunikationselektronik, Lokalisierung und System on Chip-Design. Das zukünftige Arbeitsumfeld umfasst wissenschaftliche sowie wissenschaftsunterstützende Mitarbeitende und Studierende verschiedener Ingenieurstudiengänge, die sich überwiegend mit technisch orientierten Fragestellungen in den Bereichen Hardware und Software beschäftigen.Ihre Aufgaben
- Englischsprachige Korrespondenz und Textverfassung:
- Eigenständige Erstellung und Bearbeitung von englischsprachigen Texten, E-Mails, Manuskripten, Briefen und weiteren Dokumenten
- Sicherstellung einer professionellen und präzisen Kommunikation in englischer Sprache
- Allgemeine Teamassistenzaufgaben:
- Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Koordination und Planung von internen Terminen, Meetings und Veranstaltungen
- Lehrstuhlorganisation und Reisemanagement:
- Verantwortung für die Organisation von Dienstreisen, einschließlich Antragstellung und Abrechnung
- Erstellung von Protokollen bei Besprechungen und Veranstaltungen
- Verwaltung von Personalangelegenheiten, insbesondere die Vorbereitung der Einstellungsverträge für Mitarbeitende und studentische Hilfskräfte, sowie die Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
- Führung von Personalakten und Verwaltung von relevanten Dokumenten
- Finanzverwaltung und Haushaltsmittel:
- Unterstützung bei der Verwaltung und Überwachung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln
- Verwaltung der Geräteinventarisierung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation
- Organisation von Studienangelegenheiten:
- Verwaltung und Organisation von Prüfungen, Abschlussarbeiten und anderen studienbezogenen Prozessen
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Prüfungen sowie der Erstellung von Abschlusszeugnissen und Bescheinigungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit spezifischer Weiterbildung im Bereich Finanzverwaltung
- Erste Erfahrung als Teamassistenz, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
- Berufserfahrung im Bereich Finanz- und Buchhaltungsverwaltung
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen MS-Office Anwendungen
- Ausgeprägtes, qualifiziertes Verständnis im Umgang mit Zahlen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie selbständiges, strukturiertes und zuverlässiges Denken und Handeln
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie Englischkenntnisse (mind. C2-Niveau)
- Starke Kommunikationsfähigkeiten und sprachliche Gewandtheit beim Verfassen von Geschäftskorrespondenz
- Belastbarkeit, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themenbereiche einzuarbeiten
- Ausgeprägte Teamfähigkeit sowie eine lösungsorientierte Denkweise
- Sehr gute Allgemeinbildung
- Affinität zu digitalen Prozessen sowie die Bereitschaft, bestehende Arbeitsabläufe zu optimieren und zu modernisieren
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bzw. Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Gemeinsame Aktivitäten im Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Aktives Gesundheitsmanagement
Stellenzusatz
Bei entsprechender Eignung ist im Anschluss eine unbefristete Weiterbeschäftigung vorgesehen.
Entgelt TV-L E 7Arbeitszeit Voll- oder Teilzeit
Teamassistenz für Verwaltung und Organisation (m/w/d) Arbeitgeber: Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Kontaktperson:
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz für Verwaltung und Organisation (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle, insbesondere im Bereich Haushalts- und Drittmittelmanagement. Zeige in deinem Gespräch, dass du die relevanten Gesetze und Richtlinien kennst, wie den Tarifvertrag der Länder und das Wissenschaftszeitvertragsgesetz.
✨Tip Nummer 2
Da die Teamsprache Englisch ist, solltest du deine Englischkenntnisse aktiv nutzen. Bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren, und bringe Beispiele für deine Erfahrungen in einem internationalen Umfeld mit.
✨Tip Nummer 3
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor, indem du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennst. Zeige, wie du erfolgreich Teammanagement und Administration in einem dynamischen Umfeld durchgeführt hast.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, Fragen zur Teamdynamik und den internen Abläufen zu stellen. Dies zeigt dein Interesse an der Zusammenarbeit im Team und gibt dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur bei PAIR.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz für Verwaltung und Organisation (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Zentrum für Philosophie und KI-Forschung PAIR. Besuche die offizielle Website der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, um mehr über deren Forschungsprojekte und die Teamstruktur zu erfahren.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich deines Lebenslaufs, eines Motivationsschreibens, Nachweisen über deine Qualifikationen und Sprachkenntnisse sowie eventuell Empfehlungsschreiben.
Motivationsschreiben verfassen: Betone in deinem Motivationsschreiben deine organisatorischen Fähigkeiten, Erfahrungen im Teammanagement und deine Kenntnisse im Bereich der Finanz- und Sachmittelverwaltung. Zeige auf, wie du zur Vision von PAIR beitragen kannst.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständige Bewerbung über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden, wie Haushaltsmanagement und Teamorganisation. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da die Teamsprache Englisch ist, solltest du deine Englischkenntnisse betonen. Bereite dich darauf vor, einige Fragen auf Englisch zu beantworten, um deine Sprachfähigkeiten unter Beweis zu stellen.
✨Zeige dein Organisationstalent
Hebe deine Fähigkeiten im Bereich Organisation und Zeitmanagement hervor. Du könntest konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit Projekte oder Aufgaben effizient organisiert hast, um den Interviewern zu zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Da Teamgeist und Zusammenarbeit wichtig sind, bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Teams zu beantworten. Teile positive Erfahrungen und Herausforderungen, die du gemeistert hast, um deine Teamfähigkeit zu demonstrieren.
