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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support financial management and administrative tasks at the IREUS Institute.
- Arbeitgeber: The University of Stuttgart is a leading technical university with 25,000 students.
- Mitarbeitervorteile: Full-time position with flexible working options and opportunities for professional growth.
- Warum dieser Job: Join a dynamic team focused on spatial planning and environmental research with real-world impact.
- Gewünschte Qualifikationen: Commercial training or administrative qualification required; project management experience preferred.
- Andere Informationen: Women are encouraged to apply; part-time options available.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Job Description
INSTITUT FÜR RAUMORDNUNG UND ENTWICKLUNGSPLANUNG (IREUS) | ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT | TV-L 9a | VOLLZEIT | UNBEFRISTET
Die Universität Stuttgart ist eine führende technisch orientierte Universität mit ca. 25.000
Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten. Innerhalb der Universität Stuttgart ist die
Zentrale Verwaltung mit seinen derzeit 8 Dezernaten und verschiedenen Stabsstellen
Anbieterin umfassender Services und Dienstleistungen für alle Einrichtungen der
Universität.
Am Institut für Raumordnung und Entwicklungsplanung (IREUS)1 der Universität Stuttgart ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Verwaltungsangestellten (m/w/d, unbefristet, TV-L 9a) zu besetzen.
Das IREUS ist ein interdisziplinär ausgerichtetes Institut im Bereich der Raum-, Umwelt- und Risikoforschung (Leitung: Prof. Dr.-Ing. habil. Jörn Birkmann). Am IREUS werden ausgewählte Fragen der räumlichen Planung, des Klima- und Umweltwandels, der Verwundbarkeit von Menschen und Raumnutzungen sowie Fragen der Raumentwicklung in nationalen und internationalen Projekten untersucht und mit Partnern aus Wissenschaft und Praxis bearbeitet. Das Institut umfasst aktuell 16 Teammitglieder, davon einen Professor und einen apl. Professor.
Die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber soll Managementprozesse des Instituts und gleichzeitig auch technische Aufgaben unterstützen. Hierzu zählen u. a. die administrative Unterstützung im Bereich der Drittmittelvorhaben und Verwaltungsaufgaben. Auch die Kommunikation mit anderen Verwaltungseinheiten innerhalb der Universität Stuttgart ist ein wichtiger Teil des Aufgabenprofils der Stelle.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des finanziellen Managements des Instituts, insbesondere im Bereich der finanziellen Abwicklung von Drittmittelprojekten und des Rechnungswesens
- Kontrolle der Budgets und Abgleich mit dem universitären SAP System
- Beschaffung und Inventarisierung von Hard- und Software
- Koordination und Aktualisierung des Web-Auftritts des Instituts
- Sicherung und Archivierung von abgeschlossenen Forschungsvorhaben
- Beschaffung von Büromaterial
- Aufgaben in der Institutsbibliothek
- Vertretungsaufgaben im Sekretariat
Sie haben eine kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation.
Darüber hinaus werden folgende Kenntnisse/Erfahrungen erwartet:
- Vertiefte Kenntnisse im Bereich des Managements von Haushalten oder Projekten
- Erfahrungen im Bereich der Beschaffung und der Verwaltung im Bereich von Projekten
- Grundkenntnisse von SAP S/4HANA sind von Vorteil
- Erfahrungen im Bereich wissenschaftlicher Einrichtungen oder der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil
- Kommunikations- und Teamfähigkeit
Sehr gute Deutschkenntnisse und die sichere Anwendung des Office-Pakets werden ebenfalls erwartet. Englischkenntnisse sind erwünscht.
Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Diese ist grundsätzlich aber auch teilbar, sofern zwingende dienstliche Belange nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.
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Verwaltungsangestellter (m/w/d) am Institut für Raumordnung und Entwicklungsplanung Arbeitgeber: Universität Stuttgart
Kontaktperson:
Universität Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsangestellter (m/w/d) am Institut für Raumordnung und Entwicklungsplanung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Projekte und Forschungsfragen, die am IREUS behandelt werden. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an den Themen der Raumordnung und Entwicklungsplanung hast.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Kontakte innerhalb der Universität Stuttgart oder zu anderen wissenschaftlichen Einrichtungen zu knüpfen. Empfehlungen oder Einblicke von aktuellen Mitarbeitern können dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kenntnisse im Bereich SAP S/4HANA zu demonstrieren. Wenn du bereits Erfahrung mit ähnlichen Systemen hast, sei bereit, darüber zu sprechen und wie du diese Kenntnisse in die neue Rolle einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke in Gesprächen. Da die Stelle viel Interaktion mit anderen Verwaltungseinheiten erfordert, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit unter Beweis stellst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsangestellter (m/w/d) am Institut für Raumordnung und Entwicklungsplanung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über das Institut: Beginne mit einer gründlichen Recherche über das Institut für Raumordnung und Entwicklungsplanung (IREUS). Verstehe die Ziele, Projekte und die Struktur des Instituts, um deine Motivation in der Bewerbung klar darzustellen.
Bereite deine Unterlagen vor: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich deines Lebenslaufs, Zeugnissen, Nachweisen über Sprachkenntnisse und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Erfahrungen im Bereich Verwaltung und Projektmanagement hervorhebst. Gehe auf spezifische Anforderungen der Stelle ein und erkläre, wie deine Fähigkeiten und Kenntnisse zum Institut passen.
Überprüfe deine Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und dass alle Informationen klar und präzise formuliert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Stuttgart vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinen Erfahrungen im Bereich des finanziellen Managements und der Projektverwaltung. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit zu nennen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse über SAP S/4HANA auffrischen
Falls du Grundkenntnisse in SAP S/4HANA hast, stelle sicher, dass du diese während des Interviews erwähnst. Wenn du noch keine Erfahrung hast, informiere dich über das System und zeige dein Interesse, es zu lernen.
✨Teamfähigkeit betonen
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungseinheiten erfordert, solltest du Beispiele für deine Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeiten parat haben. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast.
✨Fragen zur Institution vorbereiten
Informiere dich über das Institut für Raumordnung und Entwicklungsplanung (IREUS) und seine Projekte. Bereite einige Fragen vor, die dein Interesse an der Institution und deren Arbeit zeigen. Dies zeigt, dass du dich aktiv mit der Stelle auseinandergesetzt hast.
