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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support management with admin tasks, meeting organization, and quality management.
- Arbeitgeber: Join the Universitätsklinikum Freiburg, a modern workplace with a collaborative culture.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, family-friendly policies, and attractive employee perks.
- Warum dieser Job: This role offers responsibility, growth opportunities, and a chance to impact quality standards.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a commercial education, experience in assistance and quality management, and strong communication skills.
- Andere Informationen: Applications are open until 28.02.2025; we welcome diverse candidates.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie bringen gerne verschiedene Aufgaben unter einen Hut und sind ein Organisationstalent im Büroalltag? Der Geschäftsbereich Technik sucht zur Verstärkung des Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Assistenz im Leitungssekretariat mit Schwerpunkt Qualitätsmanagementbeauftragte*r (m/w/d)
Wir bieten Ihnen:
- eine abwechslungsreiche Position mit Verantwortung und Gestaltungsfreiraum
- fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- ein modernes Arbeitsumfeld und kollegiale Unternehmenskultur
- einen sicheren Arbeitsplatz mit einer leistungsgerechten Bezahlung im Rahmen des TV-UK
- einen familienfreundlichen Arbeitsplatz und Kinderbetreuungsmöglichkeiten
- attraktive Angebote für Beschäftigte, z.B. Jobticket UKF, Bonus-Programm „corporate benefits“ sowie weitere klinikumsübliche Vergünstigungen
- Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit bei 38,5 Stunden Wochenarbeitszeit
- Betriebliche Altersvorsorge
Ihre Aufgaben:
I. Administrative Tätigkeiten im Leitungssekretariat
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsbereichs- und Abteilungsleitungen im operativen Tagesgeschäft
- Terminplanung, -koordination und -überwachung
- Erstellung von Präsentationen und Protokollen
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen
- allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie Korrespondenz
- Führen und Überwachen der Zeitkonten in SAP/HCM
- Vor- und Aufbereiten von Personalmaßnahmen
- Organisation von Bewerbungsverfahren (Ausschreibung, Ablage, Kommunikation mit Bewerber*innen)
- Verantwortung für die Einhaltung des Corporate Design in allen G5-Bereichen (Pflege des Intranet- und Internetbereiches)
- SAP-Benutzerverwaltung
- Planung und Organisation von Dienstreisen
- Verantwortung für die Einführung, Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems (z. B. DIN ISO 9001)
- Organisation und Durchführung interner und externer Zertifizierungsaudits
- Analyse und Optimierung von Prozessen zur Qualitätssicherung
- Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter bei qualitätsrelevanten Themen
- Überwachung der Umsetzung von Maßnahmen aus Auditberichten und Kundenfeedback
- Dokumentation und Pflege des QM-Handbuchs
- Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und gesetzlichen Vorgaben
Ihr Profil:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement/ -kommunikation oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Qualitätsmanagement
- einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz und QM
- sicherer Umgang mit MS Office, gängigen Videokonferenz-Anwendungen und Outlook
- Kenntnisse in SAP HCM, Typo3 und sicherer Umgang mit QM-Tools sind wünschenswert
- strukturierte und organisierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit gepaart mit Durchsetzungsvermögen, freundliches Auftreten
- ein hohes Maß an Engagement, Loyalität und zeitliche Flexibilität
Bewerbung:
Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 28.02.2025 über unser Bewerbungsportal.
Universitätsklinikum Freiburg
Geschäftsbereich Technik
Frank Kotterer
Hartmannstr. 1, 79106 Freiburg
Fragen? Dann schreiben Sie uns gerne an:
Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.
#J-18808-Ljbffr
Assistenz im Leitungssekretariat mit Schwerpunkt Qualitätsmanagementbeauftragte*r (m/w/d) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Freiburg
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Freiburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz im Leitungssekretariat mit Schwerpunkt Qualitätsmanagementbeauftragte*r (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Gesundheitswesen oder in der Verwaltung arbeiten. Sie könnten wertvolle Einblicke oder sogar Empfehlungen für die Position geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuellen Trends im Qualitätsmanagement, insbesondere über DIN ISO 9001. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit den neuesten Entwicklungen auskennst und bereit bist, diese in die Praxis umzusetzen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation von Meetings und zur Erstellung von Präsentationen vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im Team und deine Kommunikationsfähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz im Leitungssekretariat mit Schwerpunkt Qualitätsmanagementbeauftragte*r (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Profil anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Bereich Qualitätsmanagement und deine organisatorischen Fähigkeiten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Qualifikationen und Erfahrungen zur Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems beitragen können.
Dokumente überprüfen: Überprüfe alle deine Unterlagen sorgfältig auf Rechtschreibfehler und Ungenauigkeiten. Achte darauf, dass alle erforderlichen Dokumente, wie Zeugnisse und Nachweise über Weiterbildungen, vollständig sind.
Frist einhalten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 28.02.2025 über das Bewerbungsportal einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen rechtzeitig vorzubereiten und hochzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Freiburg vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, bringe Beispiele aus deiner Vergangenheit mit, die deine Fähigkeit zur Planung und Koordination von Terminen oder Projekten verdeutlichen. Das wird zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Vertrautheit mit Qualitätsmanagement
Informiere dich über die Grundlagen des Qualitätsmanagements, insbesondere über DIN ISO 9001. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du zur Einhaltung von Qualitätsstandards beitragen kannst.
✨Kommunikationsfähigkeit betonen
Da die Rolle auch viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast und bringe konkrete Beispiele mit.
